Time-to-Hire
Time-to-Hire misst die Dauer des Auswahlverfahrens für die eingestellte Person, zum Beispiel vom Bewerbungseingang bis zur Annahme des Angebots. Für eine aussagekräftige Auswertung müssen Start, Ende und gezählte Tage feststehen.
Die Uhr folgt einer Person
Für eine Bewerbung startet die Messung beispielsweise mit dem Eingang. Bei einer aktiv angesprochenen Person kann der vereinbarte Beginn des Auswahlverfahrens der passende Startpunkt sein. Halten Sie fest, was Sie zählen: Einen Kontakt im Netzwerk schon als laufende Bewerbung zu behandeln, würde eine andere Dauer ergeben.
Die Besetzungsdauer beginnt dagegen bei der offenen Stelle. Beide Kennzahlen beantworten unterschiedliche Fragen und können nebeneinander stehen, wenn ihre Grenzen deutlich sind.
Start und Ende bestimmen das Ergebnis
Wie stark die Wahl des Endpunkts zählt, zeigt schon ein einzelner Anbieter: Ein Standardbericht von Greenhouse misst vom Bewerbungsdatum bis zum Datum, an dem das Angebot angelegt wurde, die Time-to-Hire in den Report-Dashboards dagegen bis zum Einstellungsdatum (Greenhouse Support). Prüfen Sie bei externen Vergleichen deshalb, welches Ereignis als Ende erfasst wird. Ein erstelltes Angebot, die Annahme, die Vertragsunterzeichnung und der erste Arbeitstag müssen nicht auf dasselbe Datum fallen.
Ein fiktives Beispiel mit der Angebotsannahme als Ende: Eine Person bewirbt sich am 3. September und nimmt das Angebot am 24. September an. Zwischen beiden Daten liegen 21 Kalendertage. Eine Auswertung in Arbeitstagen wäre eine andere Kennzahl und müsste entsprechend bezeichnet werden.
Time to Hire im Bewerbermanagementsystem berechnen
Ein Bewerbermanagementsystem kann die beiden Daten festhalten, die Sie brauchen: den Eingang der Bewerbung und den Wechsel in die Einstellungsphase. Legen Sie fest, welches Feld als Start und welches als Ende gilt, und rechnen Sie für alle Einstellungen eines Zeitraums mit demselben Paar. Exportiert Ihr System nur Momentaufnahmen, notieren Sie das Enddatum bei der Einstellung selbst, statt es später aus dem Gedächtnis zu ergänzen.
In Join gehört die Einstellungsphase („Hired“ im Help Center) zu den festen Phasen jeder Pipeline, und die Pipeline-Ansicht kann das Bewerbungsdatum und die Zeit in der aktuellen Phase anzeigen und danach sortieren (Join Help Center). Diese Ansichtseinstellungen speichert Join auf Ihrem Gerät; Ihr Team sieht sie nicht automatisch. Wie sich Time to Hire und Time to Fill in der Praxis ergänzen, vertieft der Beitrag Time-to-Hire vs. Time-to-Fill.
Lange Verläufe erklären
Ein außergewöhnlich langes Auswahlverfahren kann auf eine unterbrochene Suche, ein geändertes Anforderungsprofil oder Wartezeiten zurückgehen. Entfernen Sie solche Fälle nicht allein deshalb, weil sie den Durchschnitt erhöhen. Dokumentieren Sie die Ursache und wenden Sie eine vorab festgelegte Regel auf vergleichbare Fälle an.
Der Median beschreibt die mittlere Dauer der sortierten Fälle; der Mittelwert reagiert stärker auf einzelne lange Verläufe. Nennen Sie neben dem gewählten Wert auch die Zahl der Einstellungen. Bei wenigen Fällen verändert eine einzelne Besetzung das Bild deutlich.
Wartezeit und Auswahlqualität getrennt prüfen
Schauen Sie bei langen Verläufen auf die Dauer einzelner Phasen und die jeweils ausstehende Handlung. Ein vereinbarter späterer Termin ist anders zu bewerten als eine Bewerbung, für die sich niemand zuständig fühlt.
Die Kennzahl allein zeigt nicht, ob die Auswahl passend war. Ergänzen Sie sie um Ergebnisse wie die Annahmequote und Beobachtungen nach dem Einstieg. Eine notwendige Arbeitsprobe nur für einen niedrigeren Zeitwert zu streichen, wäre keine begründete Prozessverbesserung.