Die Einstellungszusage aus dem Profil senden und die Antwort sofort sehen.
Eine Einstellungszusage nennt Tätigkeit, Gehalt und Startdatum. Join schickt diese Eckdaten per E-Mail und hält die Antwort im Profil fest; der Arbeitsvertrag wird separat erstellt und unterschrieben. Darunter finden Sie, was hineingehört, und ein Muster zum Anpassen.
Ein guter Rahmen sind die Angaben, die Sie nach dem Nachweisgesetz ohnehin nachweisen müssen.
§ 2 Nachweisgesetz verlangt eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen. Name und Anschrift der Parteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, Angaben wie Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn. Eine kurze Zusage per E-Mail deckt diese Angaben in der Regel nicht ab. Diese Angaben lassen sich in den schriftlichen Arbeitsvertrag aufnehmen: Enthält er alle, entfällt der gesonderte Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG).
Für befristete Stellen gilt zusätzlich: Die Befristung braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform. Planen Sie dafür den unterschriebenen Arbeitsvertrag ein. Die Aufgaben sind also klar verteilt: Die E-Mail aus Join übermittelt die Eckdaten und hält die Antwort fest, der Arbeitsvertrag wird separat erstellt und unterschrieben.
MUSTER
Muster für eine Einstellungszusage
Die Punkte orientieren sich an den Angaben, die § 2 NachwG für den Nachweis der Vertragsbedingungen verlangt, damit Zusage und Vertrag später zusammenpassen. Ersetzen Sie die Werte in eckigen Klammern.
Absender und Empfänger:in: [Firma], [Anschrift], vertreten durch [Name, Funktion]; an [Vorname Nachname], [Anschrift].
Betreff: Einstellungszusage als [Stellenbezeichnung].
Tätigkeit: [Stellenbezeichnung], [kurze Beschreibung der Aufgaben], [Team oder Abteilung].
Beginn und Vertragsart: ab [Datum], [unbefristet oder befristet bis Datum].
Arbeitsort und Arbeitszeit: [Ort oder Hinweis auf mobiles Arbeiten], [Anzahl] Stunden pro Woche.
Vergütung: [Betrag] € brutto pro [Monat oder Jahr], [Zulagen und variable Anteile].
Probezeit und Urlaub: [Dauer der Probezeit], [Anzahl] Arbeitstage Urlaub pro Jahr.
Bedingungen: [Voraussetzungen, an die die Zusage geknüpft ist, etwa eine Arbeitserlaubnis].
Antwortfrist: „Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, ob Sie unser Angebot annehmen.“
Unterschrift: [Ort, Datum, Name und Unterschrift].
Eckdaten im Profil eintragen und per E-Mail senden.
Tragen Sie in Join direkt im Kandidat:innenprofil Gehalt, Startdatum und die wichtigsten Eckdaten der Rolle ein, also die Punkte 3, 4 und 6 des Musters. Klicken Sie auf Senden. Join stellt das Vertragsangebot als E-Mail im Design Ihres Workspace zu, mit einer klaren Schaltfläche zum Annehmen oder Ablehnen. Prüfen Sie diese Angaben vor dem Versand: Genau diese Eckdaten sieht die Kandidat:in in der E-Mail, bevor sie antwortet.
Gehalt, Startdatum und Eckdaten direkt in Join eintragen
Zustellung als E-Mail im Design Ihres Workspace, mit klaren Schaltflächen zum Annehmen oder Ablehnen
Keine PDF-Anhänge, kein Umweg über DocuSign
02
Ein Klick zum Annehmen oder Ablehnen. Antwort landet im Profil.
Die Kandidat:in sieht das Angebot im Postfach mit zwei klaren Schaltflächen. Bei Annahme rückt die Kandidat:in in der Pipeline auf „Angebot angenommen“. Bei Ablehnung auf „Angebot abgelehnt“. So oder so wird die Antwort mit Zeitstempel im Kandidat:innenprofil protokolliert, ganz ohne manuelle Aktualisierung durch das Recruiting.
Kandidat:innen antworten aus dem Postfach, ganz ohne Login
Die Pipeline-Stufe aktualisiert sich bei der Antwort automatisch
Antwort mit Zeitstempel protokolliert, ohne manuelle Aktualisierung
03
Was die Angebotsfunktion abdeckt.
In Join läuft das Angebot per E-Mail: Sie senden die Eckdaten, die Kandidat:in antwortet, die Antwort landet im Profil. Die übrigen Punkte des Musters, auch die Antwortfrist, regeln Sie in Ihrem eigenen Prozess. Vertragsvorlagen, E-Signatur, mehrstufige Genehmigungen und die Übergabe ans HRIS gehören nicht zur Funktion.
Enthalten
Eckdaten im Kandidat:innenprofil, eine E-Mail im Design Ihres Workspace mit Schaltflächen zum Annehmen oder Ablehnen und die Antwort mit Zeitstempel in der Pipeline.
Vertragstool anbinden
Über Zapier, Make oder die öffentliche API übergeben Sie Daten aus Join an das Tool, in dem Sie Verträge erstellen und unterschreiben.
Was unsere Kund:innen sagen.Recruiter:innen und Hiring Manager:innen, die Join nutzen.
„Ich habe drei Tage pro Woche damit verbracht, den Prozess überhaupt am Laufen zu halten. Für die eigentliche Arbeit, die Menschen, blieb nichts übrig.“
„Es ist alles an einem Ort, alle können darin arbeiten, und wir sehen, was läuft. Genau das haben wir gebraucht.“
Sophie Van SlambrouckInternational Recruitment Manager, AQUALEXZur Erfolgsgeschichte
„Vor Join war unser Recruiting verstreut und unklar. Heute veröffentlichen wir gewerbliche und kaufmännische Stellen aus einem Tool und behalten jede Bewerbung im Blick. Wir betreiben Recruiting so, wie man es betreiben sollte.“
Nein. Das Angebot kommt per E-Mail, und geantwortet wird über den Link in dieser Nachricht. Die Antwort landet wieder am Profil, ohne dass sich jemand irgendwo registrieren muss.
Was passiert nach einer Zu- oder Absage?
Join hält die Antwort mit Zeitstempel am Profil fest und verschiebt die Person in die Phase für ein angenommenes oder abgelehntes Angebot. Ihr Team muss den Status nicht von Hand nachziehen.
Ersetzt die Einstellungszusage aus Join den Arbeitsvertrag?
Nein. Die E-Mail aus Join übermittelt die Eckdaten des Angebots und hält die Antwort fest. Den Arbeitsvertrag und den Nachweis nach § 2 NachwG erstellen und unterschreiben Sie separat über den Prozess Ihres Unternehmens. Join erzeugt keine Vertragsvorlage und unterstützt keine elektronische Signatur.
