Die Einstellungszusage vorbereiten und die Antwort im Profil verfolgen.
Bereiten Sie Tätigkeit, Vergütung, Startdatum und Beschäftigungsbedingungen in Join vor. Kandidat:innen erhalten per E-Mail einen Link zur Angebotsseite und antworten dort. Darunter finden Sie, was in eine Einstellungszusage gehört, und ein Muster zum Anpassen.
Ein guter Rahmen sind die Angaben, die Sie nach dem Nachweisgesetz ohnehin nachweisen müssen.
§ 2 Nachweisgesetz verlangt eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen. Name und Anschrift der Parteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, Angaben wie Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn. Eine kurze Zusage per E-Mail deckt diese Angaben in der Regel nicht ab. Diese Angaben lassen sich in den schriftlichen Arbeitsvertrag aufnehmen: Enthält er alle, entfällt der gesonderte Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG).
Für befristete Stellen gilt zusätzlich: Die Befristung braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform. Planen Sie dafür den unterschriebenen Arbeitsvertrag ein. Die E-Mail aus Join enthält den Link zur Angebotsseite; Join hält die Antwort im Profil fest. Der Arbeitsvertrag wird separat erstellt und unterschrieben.
MUSTER
Muster für eine Einstellungszusage
Die Punkte orientieren sich an den Angaben, die § 2 NachwG für den Nachweis der Vertragsbedingungen verlangt, damit Zusage und Vertrag später zusammenpassen. Ersetzen Sie die Werte in eckigen Klammern.
Absender und Empfänger:in: [Firma], [Anschrift], vertreten durch [Name, Funktion]; an [Vorname Nachname], [Anschrift].
Betreff: Einstellungszusage als [Stellenbezeichnung].
Tätigkeit: [Stellenbezeichnung], [kurze Beschreibung der Aufgaben], [Team oder Abteilung].
Beginn und Vertragsart: ab [Datum], [unbefristet oder befristet bis Datum].
Arbeitsort und Arbeitszeit: [Ort oder Hinweis auf mobiles Arbeiten], [Anzahl] Stunden pro Woche.
Vergütung: [Betrag] € brutto pro [Monat oder Jahr], [Zulagen und variable Anteile].
Probezeit und Urlaub: [Dauer der Probezeit], [Anzahl] Arbeitstage Urlaub pro Jahr.
Bedingungen: [Voraussetzungen, an die die Zusage geknüpft ist, etwa eine Arbeitserlaubnis].
Antwortfrist: „Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, ob Sie unser Angebot annehmen.“
Unterschrift: [Ort, Datum, Name und Unterschrift].
Sobald die Bewerbung die Angebotsphase erreicht, bereiten Sie das Angebot im Kandidat:innenprofil vor. Join übernimmt die Stellendaten und Beschäftigungsbedingungen. Prüfen Sie Vergütung, Startdatum, Arbeitsmodell, Arbeitszeit, Urlaub und Zusatzleistungen und passen Sie die Angaben für diese Person an.
Übernommene Konditionen für das einzelne Angebot bearbeiten
Den Angebotslink mit einer E-Mail-Vorlage sofort oder später versenden
02
Kandidat:innen auf der Angebotsseite antworten lassen
Der Link in der E-Mail öffnet die Angebotsseite mit den Konditionen und den Optionen zum Annehmen oder Ablehnen. Join hält die Antwort auf der Angebotskarte und im Aktivitätsverlauf fest. Die Bewerbung bleibt in der Angebotsphase, bis Ihr Team den nächsten Schritt festlegt.
Die Konditionen über den Link in der E-Mail prüfen
Angenommene, abgelehnte und abgelaufene Angebote unterscheiden
Selbst entscheiden, wann die Bewerbung als eingestellt gilt
03
Angebote bis zur Entscheidung weiterbearbeiten
Angebotsseite, private E-Mails und Aktivitätsverlauf bleiben bei der Bewerbung.
E-Mails privat versenden
Wählen Sie eine Standardvorlage oder eine eigene Angebotsvorlage und die passende Sprache. Den Versand können Sie planen. Nur Sie und die zum Gespräch hinzugefügten Personen sehen den E-Mail-Verlauf.
Konditionen aktualisieren
Ändern Sie ein versendetes Angebot, erscheinen die neuen Konditionen beim nächsten Öffnen desselben Links. Die Änderung löst keine weitere E-Mail aus.
Erneut senden oder zurückziehen
Senden Sie ein abgelaufenes Angebot erneut, um den Link wieder zu aktivieren. Ein abgelehntes Angebot können Sie überarbeiten und erneut senden; ein Angebot lässt sich auch ohne Absage an die Person zurückziehen.
Was unsere Kund:innen sagen.Recruiter:innen und Hiring Manager:innen, die Join nutzen.
„Ich habe drei Tage pro Woche damit verbracht, den Prozess überhaupt am Laufen zu halten. Für die eigentliche Arbeit, die Menschen, blieb nichts übrig.“
„Es ist alles an einem Ort, alle können darin arbeiten, und wir sehen, was läuft. Genau das haben wir gebraucht.“
Sophie Van SlambrouckInternational Recruitment Manager, AQUALEXZur Erfolgsgeschichte
„Vor Join war unser Recruiting verstreut und unklar. Heute veröffentlichen wir gewerbliche und kaufmännische Stellen aus einem Tool und behalten jede Bewerbung im Blick. Wir betreiben Recruiting so, wie man es betreiben sollte.“
Kandidat:innen öffnen den Link in der E-Mail und prüfen die Konditionen auf der Angebotsseite. Dort nehmen sie das Angebot an oder lehnen es ab. Join bestätigt ihre Antwort anschließend per E-Mail.
Was passiert nach einer Zu- oder Absage?
Join aktualisiert die Angebotskarte und den Aktivitätsverlauf. Die Bewerbung bleibt nach der Annahme oder Ablehnung in der Angebotsphase. Ihr Team entscheidet, ob es die Person einstellt, in eine andere Phase verschiebt oder einen anderen Schritt wählt.
Ersetzt die Einstellungszusage aus Join den Arbeitsvertrag?
Nein. Die E-Mail aus Join enthält den Link zur Angebotsseite mit den Konditionen. Join hält die Antwort im Profil fest. Den Arbeitsvertrag und den Nachweis nach § 2 NachwG erstellen und unterschreiben Sie separat über den Prozess Ihres Unternehmens. Join erzeugt keine Vertragsvorlage und unterstützt keine elektronische Signatur.
Wie lange ist der Angebotslink gültig?
Der Link läuft 14 Tage nach dem Versand ab. Wenn Sie ein abgelaufenes Angebot erneut senden, gilt der Link für weitere 14 Tage. Diese technische Gültigkeit ist von Antwortfristen und Bedingungen in Ihren rechtlichen Dokumenten zu unterscheiden.
