Verstuur de aanbiedingsbrief vanuit het kandidaatdossier.
Een aanbiedingsbrief legt functie, startdatum, salaris en de belangrijkste afspraken vast. Hieronder lees je wat erin hoort en vind je een voorbeeld om aan te passen. Daarna zie je hoe de kandidaat per e-mail reageert en hoe het antwoord op het profiel en in de juiste pipelinefase belandt.
Meer dan 20.000 bedrijven wereldwijd vertrouwen op Join
WAT ERIN HOORT
Bouw de brief op uit de gegevens die je toch moet geven
Wat je schriftelijk moet doorgeven na indiensttreding, is een goed geraamte voor de aanbiedingsbrief.
Volgens de Rijksoverheid moet een werkgever binnen een week na indiensttreding een reeks gegevens schriftelijk doorgeven: de namen en woonplaatsen van beide partijen, de werkplek, de functie, de datum van indiensttreding, de duur van een tijdelijk contract, het aantal uren, het salaris met het moment van uitbetaling en een eventuele proeftijd. Binnen een maand volgen onder meer de vakantietoeslag, het aantal vakantiedagen, de opzegtermijn en de cao als die geldt.
Neem die eerste groep al in de aanbiedingsbrief op. Dan weet de kandidaat precies waar het aanbod uit bestaat, en hoef je de afspraken later niet opnieuw te formuleren. Hangt het aanbod af van een voorwaarde, zoals een tewerkstellingsvergunning, zet dat er dan bij en noem een datum waarop de kandidaat uiterlijk moet reageren. De taakverdeling met Join is eenvoudig: de e-mail uit Join bevat de kernafspraken en legt het antwoord vast, de arbeidsovereenkomst stel je apart op en laat je los daarvan ondertekenen.
VOORBEELD
Voorbeeld van een aanbiedingsbrief
De meeste onderdelen volgen de gegevens die de Rijksoverheid noemt. Join verstuurt de kernafspraken (de onderdelen 3, 4 en 6) per e-mail; de rest van de brief schrijf je zelf, buiten Join. Vervang alles tussen vierkante haken.
Afzender en geadresseerde: [bedrijfsnaam], [vestigingsplaats]; aan [voor- en achternaam], [woonplaats].
Onderwerp: aanbod voor de functie van [functienaam].
Functie: [functienaam], [korte omschrijving van het werk], [team of afdeling].
Indiensttreding en contractduur: per [datum]; [onbepaalde tijd, of bepaalde tijd tot datum].
Werkplek en uren: [adres of afspraak over thuiswerken], [aantal] uur per week.
Salaris: € [bedrag] bruto per maand, uitbetaald op [dag van de maand], plus [eventuele toeslagen].
Proeftijd en vakantie: [duur van de proeftijd, indien van toepassing], [aantal] vakantiedagen per jaar, vakantietoeslag volgens [regeling of cao].
Voorwaarden: [bijvoorbeeld een geldige tewerkstellingsvergunning], als het aanbod daarvan afhangt.
Reactietermijn: ‘Laat ons uiterlijk [datum] weten of je dit aanbod accepteert.’
De laatste recruitmentstap blijft in dezelfde tijdlijn.
Een aanbod ontstaat na gesprekken en beoordelingen. Door het vanuit hetzelfde profiel te versturen, blijven voorstel, reactie en status bij de informatie waarop het team zijn besluit baseerde.
Voorstel opstellen
Vul de functie, startdatum, vergoeding en belangrijkste voorwaarden in bij de kandidaat: de onderdelen 3, 4 en 6 uit het voorbeeld.
Reactie ontvangen
De kandidaat opent de e-mail zonder Join-account en kiest accepteren of weigeren.
HOE DE ROUTE WERKT
Eén reactie werkt profiel en pipeline tegelijk bij.
1. Schrijf
Stel het baanaanbod op vanuit het profiel van de gekozen kandidaat.
2. Verstuur
Join bezorgt een e-mail in de huisstijl van je recruitmentomgeving.
3. Laat reageren
De kandidaat accepteert of weigert via een duidelijke link in het bericht.
4. Leg vast
Reactie en tijdstip komen op het profiel; Join verplaatst de kandidaat naar de bijbehorende fase.
DE HUIDIGE GRENS
Een duidelijke voorstelroute, geen contractmodule.
Aanbodbeheer in Join is een e-mailroute voor voorstellen en reacties. Contracttemplates, elektronische ondertekening, goedkeuring in meerdere stappen en overdracht naar een HR-systeem horen niet bij deze functie. Koppel daarvoor je bestaande contracttool via Zapier, Make of de openbare API.
Wel inbegrepen
Een voorstel op het kandidaatprofiel, reactie per link en automatische verwerking in de recruitmentpipeline.
Niet inbegrepen
Contractopmaak, elektronische handtekening en een intern goedkeuringsproces met meerdere stappen.
Koppelen wanneer nodig
Gebruik een integratie om na acceptatie gegevens naar je contract- of HR-systeem te sturen.
EEN SNEL PROCES MET ÉÉN DOSSIER
Pflegia hield snelheid en opvolging bij elkaar.
Voor operationele functies rapporteert Pflegia bij een duidelijke match minder dan een week tussen het eerste gesprek en een getekend baanaanbod. Het team beheert gemiddeld honderden sollicitaties per vacature. Eén dossier per kandidaat voorkomt dat de laatste afspraken naast het snelle proces komen te liggen.
Nee. De kandidaat ontvangt het baanaanbod per e-mail en reageert via de link in dat bericht. Het antwoord komt terug op het kandidaatprofiel.
Wat gebeurt er na acceptatie of weigering?
Join registreert de reactie met het tijdstip op het profiel en verplaatst de kandidaat naar de fase voor een geaccepteerd of geweigerd aanbod. Je team hoeft de status niet handmatig bij te werken.
Vervangt het aanbod uit Join de arbeidsovereenkomst?
Nee. De e-mail uit Join bevat de kernafspraken van het aanbod en legt het antwoord vast. De arbeidsovereenkomst en de gegevens die je de werknemer schriftelijk moet verstrekken, regel je apart. De functie in Join maakt geen contracttemplate en ondersteunt geen elektronische ondertekening. Leg de definitieve arbeidsafspraken vast volgens het proces van je organisatie. Rijksoverheid beschrijft welke gegevens een werkgever schriftelijk moet verstrekken; laat juridische documenten waar nodig controleren.
Kan ik een bestaand contractsysteem blijven gebruiken?
Ja. Gebruik Join voor het voorstel en de reactie en stuur gegevens daarna via Zapier, Make of de openbare API door naar je bestaande systeem. De inrichting en juridische controle van dat contractproces blijven bij je organisatie.
Begin vandaag
Start je gratis proefperiode van 14 dagen en maak recruitment eenvoudiger.
