Bereid de aanbiedingsbrief voor en volg de reactie.
Leg functie, salaris, startdatum en arbeidsvoorwaarden vast in Join. De kandidaat krijgt per e-mail een link naar de aanbodpagina om de voorwaarden te lezen en te reageren. Hieronder vind je de inhoud van een aanbiedingsbrief en een voorbeeld om aan te passen.
Meer dan 20.000 bedrijven wereldwijd vertrouwen op Join
WAT ERIN HOORT
Bouw de brief op uit de gegevens die je toch moet geven
Wat je schriftelijk moet doorgeven na indiensttreding, is een goed geraamte voor de aanbiedingsbrief.
Volgens de Rijksoverheid moet een werkgever binnen een week na indiensttreding een reeks gegevens schriftelijk doorgeven: de namen en woonplaatsen van beide partijen, de werkplek, de functie, de datum van indiensttreding, de duur van een tijdelijk contract, het aantal uren, het salaris met het moment van uitbetaling en een eventuele proeftijd. Binnen een maand volgen onder meer de vakantietoeslag, het aantal vakantiedagen, de opzegtermijn en de cao als die geldt.
Neem die eerste groep al in de aanbiedingsbrief op. Dan weet de kandidaat precies waar het aanbod uit bestaat, en hoef je de afspraken later niet opnieuw te formuleren. Hangt het aanbod af van een voorwaarde, zoals een tewerkstellingsvergunning, zet dat er dan bij en noem een datum waarop de kandidaat uiterlijk moet reageren. De e-mail uit Join bevat een link naar de aanbodpagina. Join legt de reactie op het profiel vast; de arbeidsovereenkomst stel je apart op en laat je afzonderlijk ondertekenen.
VOORBEELD
Voorbeeld van een aanbiedingsbrief
De meeste onderdelen volgen de gegevens die de Rijksoverheid noemt. Op de aanbodpagina in Join staan functie, salaris, startdatum en arbeidsvoorwaarden. Aanvullende tekst en de arbeidsovereenkomst bereid je via je eigen proces voor. Vervang alles tussen vierkante haken.
Afzender en geadresseerde: [bedrijfsnaam], [vestigingsplaats]; aan [voor- en achternaam], [woonplaats].
Onderwerp: aanbod voor de functie van [functienaam].
Functie: [functienaam], [korte omschrijving van het werk], [team of afdeling].
Indiensttreding en contractduur: per [datum]; [onbepaalde tijd, of bepaalde tijd tot datum].
Werkplek en uren: [adres of afspraak over thuiswerken], [aantal] uur per week.
Salaris: € [bedrag] bruto per maand, uitbetaald op [dag van de maand], plus [eventuele toeslagen].
Proeftijd en vakantie: [duur van de proeftijd, indien van toepassing], [aantal] vakantiedagen per jaar, vakantietoeslag volgens [regeling of cao].
Voorwaarden: [bijvoorbeeld een geldige tewerkstellingsvergunning], als het aanbod daarvan afhangt.
Reactietermijn: ‘Laat ons uiterlijk [datum] weten of je dit aanbod accepteert.’
Zodra de sollicitatie de aanbodfase bereikt, bereid je het aanbod voor vanuit het kandidaatprofiel. Join vult de vacaturegegevens en arbeidsvoorwaarden vooraf in. Controleer salaris, startdatum, werkafspraken, uren, vakantie en extra arbeidsvoorwaarden en pas ze aan voor deze kandidaat.
Pas vooraf ingevulde voorwaarden per aanbod aan
Kies een e-mailsjabloon en verstuur de link meteen of later
02
Laat kandidaten op de aanbodpagina reageren
De link in de e-mail opent een pagina met de voorwaarden en de opties om te accepteren of te weigeren. Join legt de reactie vast op de aanbodkaart en in het activiteitenlogboek. De sollicitatie blijft in de aanbodfase tot je team de volgende stap kiest.
Voorwaarden bekijken via de link in de e-mail
Zie of het baanaanbod geaccepteerd, geweigerd of verlopen is
Zelf bepalen wanneer je de kandidaat als aangenomen markeert
03
Pas het aanbod aan tot de beslissing valt
De aanbodpagina, afgeschermde e-mails en geschiedenis blijven bij de sollicitatie.
Privé versturen of inplannen
Gebruik het standaardsjabloon of een eigen aanbodsjabloon en kies de taal. Je kunt de verzending inplannen. Alleen jij en de mensen die je aan het gesprek toevoegt, kunnen de e-mails lezen.
Nieuwe voorwaarden via dezelfde link
Werk je een verstuurd aanbod bij, dan ziet de kandidaat de nieuwe voorwaarden bij het opnieuw openen van de link. Join verstuurt daarvoor geen extra e-mail.
Opnieuw sturen of intrekken
Verstuur een verlopen aanbod opnieuw om de link te activeren. Je kunt een geweigerd aanbod aanpassen en opnieuw versturen, of een aanbod intrekken zonder de sollicitatie af te wijzen.
EEN SNEL PROCES MET ÉÉN DOSSIER
Pflegia hield snelheid en opvolging bij elkaar.
Voor operationele functies rapporteert Pflegia bij een duidelijke match minder dan een week tussen het eerste gesprek en een getekend baanaanbod. Het team beheert gemiddeld honderden sollicitaties per vacature. Eén dossier per kandidaat voorkomt dat de laatste afspraken naast het snelle proces komen te liggen.
De kandidaat opent de link in de e-mail en leest de voorwaarden op de aanbodpagina. Daar accepteert of weigert de kandidaat het aanbod. Join bevestigt de reactie daarna per e-mail.
Wat gebeurt er na acceptatie of weigering?
Join werkt de aanbodkaart en het activiteitenlogboek bij. De sollicitatie blijft na acceptatie of weigering in de aanbodfase. Je team kiest of het de kandidaat als aangenomen markeert, naar een andere fase verplaatst of een andere stap neemt.
Vervangt het aanbod uit Join de arbeidsovereenkomst?
Nee. De e-mail uit Join bevat de link naar de aanbodpagina met de voorwaarden. Join legt de reactie op het profiel vast. De arbeidsovereenkomst en de gegevens die je de werknemer schriftelijk moet verstrekken, regel je apart. De functie in Join maakt geen contracttemplate en ondersteunt geen elektronische ondertekening. Leg de definitieve arbeidsafspraken vast volgens het proces van je organisatie. Rijksoverheid beschrijft welke gegevens een werkgever schriftelijk moet verstrekken; laat juridische documenten waar nodig controleren.
Kan ik een bestaand contractsysteem blijven gebruiken?
Ja. Gebruik Join voor het baanaanbod en de reactie, en bereid de arbeidsovereenkomst voor in je bestaande systeem. Je organisatie blijft verantwoordelijk voor de inrichting en juridische controle van dat contractproces.
Wanneer verloopt de link naar het aanbod?
De link verloopt 14 dagen na het versturen. Een verlopen aanbod opnieuw versturen maakt de link nog eens 14 dagen geldig. Die technische geldigheid staat los van reactietermijnen en voorwaarden in je juridische documenten.
Begin vandaag
Start je gratis proefperiode van 14 dagen en maak recruitment eenvoudiger.
