InloggenStart gratisDashboard

RECRUITMENT EN AVG

Werven volgens de AVG, zonder cv's in losse mailboxen.

Join brengt sollicitaties, berichten, notities en besluiten samen in één recruitmentsysteem. Je bedrijf bepaalt doel, grondslag en bewaartermijn. Is die termijn voorbij, dan verwijdert het team de betreffende sollicitaties in één keer, in Join of via de API.

Start gratisGa naar JoinBekijk beveiliging
Recruitmentpipeline van Join met kandidaten per fase
Kandidaatprofiel in Join met berichten, gesprekken, notities en beoordelingen

WAT HET DOET

Eén kandidaatdossier, met toegang per vacature.

Cv's, berichten, notities en beoordelingen staan bij het kandidaatprofiel, in chronologische volgorde. Je kent rollen per vacature toe, zodat iemand die meewerkt aan de selectie voor een salesfunctie niet automatisch de sollicitaties voor engineering ziet. Artikel 5 AVG vraagt om doelbinding, minimale gegevensverwerking en passende beveiliging; een gedeeld dossier maakt die grenzen beter uitvoerbaar dan doorsturen en lokale kopieën. Lees artikel 5 AVG.

  • Het kandidaatprofiel vervangt losse bijlagen en parallelle versies
  • Rollen per vacature begrenzen wie welke sollicitaties kan bekijken

HOE HET WERKT

Vraag door op de werkwijze

Een Europese serverlocatie is één onderdeel. Controleer ook wie toegang krijgt, wat er bij een verzoek gebeurt en welke afspraken met verwerkers zijn vastgelegd.

OnderdeelWat je controleertWat Join biedt
Verantwoordelijkheid en afspraken
VerwerkersovereenkomstDe onderwerpen uit artikel 28 AVG, waaronder instructies, geheimhouding, ondersteuning en einde van de verwerkingEen openbare verwerkersovereenkomst die bij de dienst hoort
Subverwerkers en doorgiftenEen actuele lijst met doel, locatie en waarborgenDocumentatie in het Trust Center
Dagelijks werken
ToegangRollen per persoon en vacature, geen gedeeld accountBedrijfsrollen en aanvullende rollen per vacature
BewaartermijnVerwijdering die het hele dossier omvat en veel sollicitaties tegelijk aankanBulkverwijdering in Join of via de API, die je team start als je termijn afloopt
KandidaatrechtenEen praktische route voor inzage, rectificatie of wissingExport als JSON of PDF, anonimisering en verwijdering vanuit het profiel
ToestemmingDoel, tekst, datum en intrekking wanneer toestemming de gekozen grondslag isStatus en registratie bij het kandidaatprofiel
Kandidaatprofiel in Join met toestemming, export, anonimisering en verwijdering

TOESTEMMING

Maak van toestemming geen standaardvakje.

De AVG kent meerdere grondslagen voor verwerking. Bepaal daarom per doel welke grondslag past en leg die keuze vast; toestemming is niet automatisch het antwoord op elke sollicitatie. Voor een afzonderlijke doelstelling, zoals een talentpool, kan Join de toestemmingsstatus met de tekst en datum bij het kandidaatprofiel bewaren. Artikel 6 AVG beschrijft de grondslagen.

  • Privacyinformatie kan met het sollicitatieformulier worden getoond
  • Een talentpool kan een eigen doel en toestemmingsregistratie krijgen
  • Een intrekking blijft zichtbaar naast de oorspronkelijke registratie
  • Het team ziet de status zonder in mailboxen te zoeken
Rollen per vacature in Join om toegang tot sollicitaties te beperken

BEWAARTERMIJN EN RECHTEN

Kies een termijn die je kunt uitleggen.

De AVG schrijft geen algemene bewaartermijn voor alle cv's voor. Persoonsgegevens mogen niet langer identificeerbaar blijven dan nodig is voor het doel; je bedrijf moet dus kunnen onderbouwen welke termijn past. Join verwijdert niet vanzelf na afloop van die termijn: je team verwijdert de betreffende sollicitaties in bulk in Join of via de API, en een eigen script kan dat via de API periodiek doen. Voor een verzoek van een kandidaat kun je vanuit hetzelfde profiel gegevens exporteren, anonimiseren of verwijderen. Artikel 15 en 17 AVG beschrijven onder meer inzage en wissing.

  • Verwijdering moet cv's, berichten, notities, beoordelingen en bijlagen omvatten
  • Anonimisering kan procesinformatie behouden zonder de kandidaat identificeerbaar te houden

WAT JE KUNT NAKIJKEN

Documentatie hoort bij de keuze.

Een verklaring van een leverancier is geen vervanging voor je eigen beoordeling. Join publiceert deze documenten zodat teams voor privacy, beveiliging, juridische zaken en recruitment ze kunnen controleren.

Recruitmentteams over hun inrichtingErvaringen uit goedgekeurde klantverhalen

‘Alles staat op één plek, iedereen kan erin werken en we zien wat er actief is. Dat hadden we nodig.’
Sophie Van SlambrouckInternational Recruitment Manager, AQUALEXLees het klantverhaal

VRAGEN VOORAF

Kijk verder dan een AVG-label

Wat moet recruitmentsoftware voor AVG-werving kunnen?
Controleer minimaal de verwerkersovereenkomst, toegangsbeheer, bewaartermijnen, ondersteuning bij kandidaatverzoeken en documentatie over subverwerkers en doorgiften. Een algemene verklaring dat software AVG-proof is, bewijst die onderdelen niet.
Maakt een recruitmentsysteem mijn procedure automatisch AVG-conform?
Nee. Je bedrijf blijft verantwoordelijk voor doel, grondslag, verzamelde gegevens en bewaartermijn. Join helpt de gekozen werkwijze uit te voeren en verwerkt sollicitatiegegevens namens je bedrijf binnen de verwerkersovereenkomst. De Autoriteit Persoonsgegevens licht toe welke afspraken een verwerkersovereenkomst moet bevatten.
Waar staan sollicitatiegegevens bij Join?
De primaire infrastructuur van het platform draait op Google Cloud in België. Voor transactionele e-mail gebruikt Join AWS SES in Frankfurt. Voor specifieke functies kan Join andere diensten inschakelen; locaties en waarborgen staan in het Trust Center. Controleer die informatie voor je eigen verwerking en risicoafweging.
Verwijdert Join sollicitaties automatisch na de bewaartermijn?
Nee. Join heeft geen bewaartimer, en de termijn blijft een besluit van je bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke. Na afloop verwijder je de sollicitaties in bulk in Join of via de API; een eigen script kan dat via de API inplannen. Voor optionele doelen, zoals een talentpool, registreert het kandidaatprofiel de toestemmingsstatus, en een verzoek handel je af met export, anonimisering of verwijdering. Trekt iemand een sollicitatie in, dan verwijdert Join die gegevens automatisch.
Is werven via e-mail verboden?
E-mail is niet op zichzelf verboden. Het risico ontstaat wanneer cv's en feedback zich verspreiden over inboxen, downloads en mappen zonder een gedeelde manier om toegang of verwijdering te beheren. Een recruitmentsysteem brengt profiel, rechten en acties op gegevens samen, maar vervangt je privacybeleid niet.
Welke rol hebben mijn bedrijf en Join?
Je bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke wanneer het bepaalt waarom en hoe sollicitatiegegevens worden gebruikt. Join is verwerker voor de kandidaatbeheertool en handelt volgens gedocumenteerde instructies. De verwerkersovereenkomst beschrijft de verdeling van verplichtingen.

Lees de details

Begin vandaag

Start je gratis proefperiode van 14 dagen en maak recruitment eenvoudiger.

Start gratisBoek een demo
Probeer Join gratisVolledige toegang, geen creditcard nodig.
Start gratis

Neem contact op

Kies welke cookies we mogen gebruiken. Je kunt je keuze altijd aanpassen.

  • NoodzakelijkDeze cookies zijn nodig om de website te laten werken en kunnen niet worden uitgezet.
    Cookies bekijken12
    CookieDoelAanbiederBewaartermijn
    __cf_bmBeschermt tegen fraude en misbruikCloudflare—
    _cfuvidBeschermt tegen fraude en misbruikCloudflare—
    cf_use_obBeschermt tegen fraude en misbruikCloudflare1 minuut
    CookieScriptConsentSlaat je cookievoorkeuren opCookie Script—
    _dd_sBeschermt tegen fraude en misbruikDatadog15 minuten
    _GRECAPTCHABeschermt tegen fraude en misbruikGoogle—
    authHoudt je ingelogdJoin—
    li_gcSlaat je cookievoorkeuren opLinkedIn—
    __stripe_midBeschermt tegen fraude en misbruikStripe1 jaar
    __stripe_sidBeschermt tegen fraude en misbruikStripe1 dag
    __Host-state-Houdt je ingelogdWorkOS—
    __wuidHoudt je ingelogdWorkOS2 maanden
  • Cookies bekijken9
    CookieDoelAanbiederBewaartermijn
    AMP_162f11dc95Meet hoe bezoekers de website gebruikenAmplitude1 jaar
    AMP_MKTG_162f11dc95Meet hoe bezoekers de website gebruikenAmplitude1 jaar
    _gaMeet hoe bezoekers de website gebruikenGoogle1 jaar
    _ga_R6711PBXL0Meet hoe bezoekers de website gebruikenGoogle1 jaar
    _clckMeet hoe bezoekers de website gebruikenMicrosoft1 jaar
    _clskMeet hoe bezoekers de website gebruikenMicrosoft1 dag
    ajs_anonymous_idMeet hoe bezoekers de website gebruikenSegment1 jaar
    ajs_user_idMeet hoe bezoekers de website gebruikenSegment1 jaar
    statsig-stable-idMeet hoe bezoekers de website gebruikenStatsig1 jaar
  • Cookies bekijken5
    CookieDoelAanbiederBewaartermijn
    fcaidMaakt live chatten met support mogelijkFront1 jaar
    fccidMaakt live chatten met support mogelijkFront1 jaar
    fcpmucMaakt live chatten met support mogelijkFrontSessie
    fcuidMaakt live chatten met support mogelijkFront1 jaar
    localeOnthoudt je voorkeurenJoin1 jaar
  • Cookies bekijken21
    CookieDoelAanbiederBewaartermijn
    _cioidOndersteunt marketingberichtenCustomer.io1 dag
    _gcl_auToont en meet advertentiesGoogle3 maanden
    _gcl_awToont en meet advertentiesGoogle3 maanden
    gclidToont en meet advertentiesGoogleSessie
    IDEToont en meet advertentiesGoogle—
    NIDToont en meet advertentiesGoogle—
    RULToont en meet advertentiesGoogle—
    test_cookieToont en meet advertentiesGoogle—
    bcookieBeschermt tegen fraude en misbruikLinkedIn—
    li_fat_idToont en meet advertentiesLinkedIn1 maand
    lidcStuurt verzoeken naar het juiste datacenterLinkedIn—
    _fbcToont en meet advertentiesMeta3 maanden
    _fbpToont en meet advertentiesMeta3 maanden
    frToont en meet advertentiesMeta—
    _uetsidToont en meet advertentiesMicrosoft1 dag
    _uetvidToont en meet advertentiesMicrosoft1 jaar
    ANONCHKToont en meet advertentiesMicrosoft—
    MRToont en meet advertentiesMicrosoft—
    MUIDToont en meet advertentiesMicrosoft—
    SMToont en meet advertentiesMicrosoft—
    SRM_BToont en meet advertentiesMicrosoft—