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SOFTWARE DE SELECCIÓN Y RGPD

Selección conforme al RGPD, sin CV repartidos por correo.

Join reúne candidaturas, mensajes, notas y decisiones en un ATS con acceso por vacante, controles de consentimiento y plazos de conservación. Tu empresa define la política. El software la convierte en un proceso que el equipo puede cumplir cada día.

Empieza gratisRevisar seguridad
Pipeline de selección de Join con candidaturas centralizadas por etapa
Historial cronológico de candidatura con mensajes, entrevistas, notas y evaluaciones en Join

RESULTADO

Un expediente por candidato. Acceso solo para quien lo necesita.

Cada CV, correo, nota y evaluación queda en el perfil del candidato, con su historial en orden cronológico. Los permisos se asignan por vacante: una persona invitada al proceso de ventas no ve las candidaturas de ingeniería. La AEPD recuerda que la empresa custodia la documentación recibida y debe limitar el acceso a quienes tengan competencias para usarla.

  • El historial completo sustituye reenvíos, adjuntos locales y versiones paralelas
  • Los roles por vacante acotan qué candidaturas puede consultar cada persona

MECANISMO

Qué pedir a un software de selección RGPD

«Alojado en Europa» no basta. Pide pruebas sobre el contrato, el acceso y lo que ocurre cuando vence un plazo o llega una solicitud.

CriterioQué debes comprobarCómo responde Join
Responsabilidad y contrato
Acuerdo del artículo 28Funciones del responsable y del encargado, instrucciones, auditoría y fin del servicioAcuerdo de tratamiento público y vinculado al servicio
Subencargados y transferenciasLista actual, ubicación, finalidad y garantías para terceros paísesLista y documentación disponibles en el Trust Center
Operación diaria
AccesoPermisos por función y por proceso, no una cuenta compartidaRoles de empresa y roles específicos por vacante
ConservaciónUn plazo configurable que el sistema ejecute sobre el expediente completoSupresión o anonimización al vencer el plazo definido
DerechosAcceso, rectificación y supresión desde el registro del candidatoExportación en JSON y PDF, anonimización y borrado desde el perfil
ConsentimientoTexto, fecha, finalidad y retirada demostrablesEstado y registro unidos al perfil del candidato
Controles de consentimiento, exportación, anonimización y supresión en un perfil de candidato de Join

CONSENTIMIENTO

La candidatura no necesita una casilla genérica de consentimiento.

La guía laboral de la AEPD sitúa el tratamiento necesario para evaluar una candidatura en las medidas precontractuales del artículo 6.1.b. El consentimiento entra cuando aparece otra finalidad, como guardar el perfil para futuras vacantes. Join registra ese sí por separado, con el texto, la fecha y el estado visibles en el perfil.

  • La información de privacidad acompaña al formulario de candidatura
  • El banco de talentos usa una finalidad y un consentimiento propios
  • La retirada queda registrada junto al consentimiento original
  • El equipo consulta el estado sin buscar correos o formularios aparte
Asignación de acceso por vacante para limitar qué candidaturas ve cada miembro del equipo

CONSERVACIÓN Y DERECHOS

Define el plazo. Después, prueba que se cumple.

El RGPD no fija un único plazo español para todos los CV. La finalidad y el margen de reclamación determinan cuánto conservar, y tu empresa debe poder justificarlo. En Join configuras el plazo para el expediente completo. Cuando una persona ejerce sus derechos, el mismo perfil permite exportar sus datos, anonimizarlos o suprimirlos. La guía práctica está en RGPD en la selección de personal; las reglas se resumen en el glosario de RGPD.

  • El plazo alcanza CV, mensajes, notas, evaluaciones y adjuntos
  • La anonimización conserva métricas del proceso sin conservar la identidad

PRUEBA

La diligencia debida, con documentos

Ningún sello sustituye la revisión del proveedor. Estas son las pruebas que Join publica para que seguridad, legal y selección puedan comprobarlas.

PREGUNTAS DE COMPRA

Antes de elegir un ATS

¿Qué debe tener un software de selección conforme al RGPD?
Como mínimo, un acuerdo de tratamiento conforme al artículo 28, permisos por rol, plazos de conservación configurables, registro del consentimiento cuando corresponda, herramientas para atender derechos y documentación sobre alojamiento, subencargados y transferencias. Una declaración genérica de cumplimiento no demuestra ninguno de esos puntos.
¿Puede un ATS hacer que todo mi proceso cumpla el RGPD?
No. El ATS ejecuta controles, pero tu empresa sigue siendo responsable de decidir la finalidad, la base jurídica, los datos que recoge y cuánto tiempo los conserva. La propia AEPD advierte que usar una herramienta o generar documentos no supone cumplimiento automático. Join actúa como encargado cuando trata candidaturas por cuenta de tu empresa.
¿Dónde aloja Join los datos?
La infraestructura principal de la plataforma se aloja en Google Cloud Platform en Bélgica, y el correo transaccional usa AWS SES en Fráncfort. Otros proveedores pueden intervenir en funciones concretas; sus ubicaciones y garantías se publican en el Trust Center. Por eso hablamos de alojamiento principal en la UE, no de que ningún dato toque jamás un servicio de fuera del EEE.
¿Join gestiona el consentimiento y los plazos de borrado?
Sí. El perfil registra el estado del consentimiento para finalidades opcionales, como el banco de talentos. También puedes configurar el plazo de conservación y atender una solicitud mediante exportación, anonimización o supresión. La empresa sigue decidiendo qué base y qué plazo corresponden; Join aplica esa decisión en el sistema.
¿Gestionar candidaturas por correo incumple el RGPD?
El correo no es ilegal por sí mismo. El problema aparece cuando los CV se replican en bandejas, descargas y carpetas sin un control común de acceso o borrado. La AEPD atribuye a la empresa la custodia de esa documentación. Un ATS reduce las copias y deja los permisos, el historial y las acciones sobre datos en un único registro.
¿Qué relación jurídica hay entre mi empresa y Join?
Tu empresa es responsable del tratamiento porque decide por qué y cómo usa los datos. Join es encargado para la herramienta de gestión de candidatos y actúa según instrucciones documentadas. El acuerdo de tratamiento de datos forma parte del servicio y detalla las obligaciones de ambas partes.
¿Puedo probar Join antes de contratarlo?
Sí. Empieza con una prueba gratuita de 14 días del plan Advanced. Hasta 5 ofertas activas incluidas. Sin cargos hasta que decidas continuar. Después, Standard cuesta 20 € por oferta activa al mes con facturación mensual. Consulta los precios actuales antes de comprar.

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