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RECRUTEMENT ET RGPD

Un dossier par candidature, une durée qui s'applique seule.

CV, échanges, notes et décisions vivent dans un seul outil au lieu de quatre boîtes e-mail. Votre entreprise fixe la finalité, la base légale et la durée. Join fait tenir ces choix dans le temps, sans dépendre de la mémoire de qui que ce soit.

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Pipeline de recrutement Join avec les candidatures classées par étape
Historique chronologique d'une candidature avec messages, entretiens, notes et évaluations dans Join

RÉSULTAT

Un seul dossier, ouvert aux seules personnes concernées.

Le CV, les messages, les comptes rendus d'entretien et les évaluations sont attachés au même profil, dans l'ordre chronologique. Les accès se donnent poste par poste : la personne invitée sur un recrutement commercial ne voit pas les candidatures de la comptabilité. La question « qui a consulté ce dossier ? » trouve donc sa réponse dans l'outil, et non dans les souvenirs de chacun·e.

  • L'historique complet remplace les transferts, les pièces jointes et les copies locales
  • Les rôles par poste limitent les candidatures qu'une personne peut ouvrir

MÉCANISME

Les preuves à demander avant de signer

« Hébergé en Europe » ne répond pas à la question. Demandez le contrat, le détail des accès, et ce qui se passe le jour où une durée expire ou une demande arrive.

CritèreCe qu'il faut exigerLa réponse de Join
Contrat et responsabilités
Acte de sous-traitanceUn contrat article 28 : instructions, audit, sort des données en fin de serviceContrat de sous-traitance public, rattaché au service
Sous-traitants ultérieursListe à jour avec finalité, localisation et garanties hors UEListe et documentation consultables dans le Trust Center
Usage quotidien
AccèsDes droits par rôle et par recrutement, pas un compte partagéRôles entreprise et rôles attribués poste par poste
ConservationUne durée paramétrable que l'outil applique au dossier entierSuppression ou anonymisation à l'échéance que vous avez fixée
DroitsAccès, rectification et effacement depuis la fiche, sans ticket au supportExport JSON et PDF, anonymisation et effacement depuis le profil
ConsentementTexte, date, finalité et retrait doivent rester démontrablesStatut et historique conservés sur la fiche candidat·e
Attribution des accès poste par poste dans Join pour limiter les candidatures consultables

DURÉES

Deux ans : la CNIL a déjà écrit le chiffre.

Inutile d'inventer votre politique de conservation. Dans sa fiche pour les TPE et PME, la CNIL admet de garder le dossier d'une personne non retenue à condition que la durée n'excède pas deux ans en principe, comptés depuis le dernier contact, et que la personne en ait été informée. Un échange réel relance le décompte. Les durées de conservation figurent parmi les contrôles prioritaires que la CNIL a annoncés sur le recrutement pour 2026, aux côtés de l'information des candidat·e·s. Le détail figure dans le guide RGPD et recrutement, la version courte dans le glossaire.

  • La durée couvre le dossier entier : CV, messages, notes, évaluations, pièces jointes
  • L'anonymisation garde les statistiques du recrutement et retire l'identité
Statut de consentement, export, anonymisation et effacement sur une fiche candidat·e dans Join

DROITS ET DÉLAIS

Un mois pour répondre. Le compte à rebours commence à la demande.

L'article 12, paragraphe 3 du RGPD fixe le délai de réponse à un mois à compter de la réception, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Un mois passe vite quand les candidatures sont réparties entre une boîte partagée, un disque commun et un tableur. Dans Join, chaque profil affiche le statut de consentement en haut et regroupe les gestes correspondants : export du dossier en JSON et en PDF, anonymisation, effacement complet. Ce que l'outil ne fait pas, en revanche, c'est choisir à votre place.

  • Le vivier relève d'une autre finalité que la candidature en cours
  • Le retrait d'un accord est consigné à côté de l'accord initial
  • Une demande d'accès se traite depuis la fiche, pas depuis quatre outils
  • L'équipe lit le statut sur le profil au lieu de chercher un formulaire

PREUVES

Ce que vous pouvez vérifier vous-même

Aucun label ne remplace l'examen du fournisseur. Voici les documents que Join publie pour que la DSI, le juridique et le recrutement les lisent avant l'achat.

QUESTIONS AVANT L'ACHAT

Avant de choisir un outil

Quel logiciel de recrutement gère les durées de conservation et le consentement ?
Aucun ne les gère à votre place, parce que la durée et la finalité sont des décisions de votre entreprise. Ce qu'un outil doit savoir faire : appliquer la durée que vous avez fixée au dossier entier sans rappel dans un agenda, conserver le statut de consentement pour les finalités optionnelles sur la fiche, et proposer export, anonymisation et effacement sans passer par le support. Dans Join, ces actions sont réunies sur la fiche de la personne.
Combien de temps garder une candidature non retenue ?
La CNIL retient deux ans en principe à compter du dernier contact pour alimenter un vivier, à condition d'en avoir informé la personne et de lui laisser la possibilité de s'y opposer. Un entretien pour un autre poste, ou une réponse à votre message, fait repartir ce décompte. Nous conseillons d'aller plus loin et de demander un accord explicite au moment du refus : un vivier composé de personnes qui ont dit oui se travaille vraiment.
Gérer les candidatures par e-mail est-il contraire au RGPD ?
L'e-mail n'est pas interdit. Le problème vient des copies : le même CV se retrouve dans une boîte partagée, dans une pièce jointe transférée, dans le dossier de téléchargement d'un manager. Le jour où une demande d'effacement arrive, il faut retrouver tous ces endroits en un mois. Un logiciel de suivi des candidatures (ATS) ramène le dossier à un seul exemplaire et rend les accès, l'historique et la suppression vérifiables au même endroit.
Où sont hébergées les données ?
L'infrastructure principale de la plateforme tourne sur Google Cloud en Belgique, et l'envoi transactionnel passe par AWS SES à Francfort. D'autres prestataires peuvent intervenir sur des fonctions précises ; leurs localisations et garanties sont publiées dans le Trust Center. C'est pourquoi nous parlons d'hébergement principal dans l'UE, et non d'une garantie qu'aucune donnée ne touche jamais un service hors EEE.
Quel est le rôle de Join, et le nôtre ?
Votre entreprise reste responsable de traitement : c'est elle qui décide pourquoi et comment les données sont utilisées. Join est sous-traitant pour l'outil de gestion des candidatures et agit sur instructions documentées. Le contrat de sous-traitance fait partie du service et détaille les obligations des deux côtés. Concrètement, c'est vous qui répondez aux demandes d'accès et d'effacement ; l'outil doit vous en donner le moyen.
Peut-on essayer avant de s'engager ?
Oui. Démarrez avec un essai gratuit de 14 jours sur le plan Advanced. Jusqu'à 5 offres actives incluses. Aucune facturation tant que vous n'avez pas décidé de continuer. Ensuite, Standard revient à 20 € par offre active et par mois en facturation mensuelle. Les tarifs à jour sont sur la page dédiée.

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