Recruiting e GDPR
L’azienda stabilisce perché tratta i dati, su quale base e per quanto tempo. Join riunisce le informazioni della selezione e offre strumenti per applicare le decisioni del team. La conformità richiede anche procedure, responsabilità e verifiche che restano a carico dell’azienda.
Le immagini mostrano l’interfaccia inglese. Questa pagina descrive strumenti e verifiche operative; non certifica la conformità di uno specifico processo di selezione.
01 · Accessi
Il team può consultare e gestire le candidature in base ai permessi. Per un collega che deve valutare i profili può bastare il ruolo Reviewer; chi gestisce la ricerca ha bisogno di altre autorizzazioni. Controlla anche il ruolo nell’account: un System Admin conserva l’accesso completo indipendentemente dal ruolo assegnato alla singola posizione.
02 · Responsabilità operative
| Tema | Decisione dell’azienda | Strumento o verifica in Join |
|---|---|---|
| Prima della raccolta | ||
| Finalità e base giuridica | Stabilire perché servono i dati e quale base giuridica si applica | Configurare la ricerca e raccogliere soltanto informazioni pertinenti |
| Informativa e fornitori | Verificare informativa, contratto con il responsabile e fornitori coinvolti | Consultare la documentazione contrattuale e il Trust Center |
| Persone autorizzate | Definire chi deve accedere ai dati e per quali attività | Assegnare ruoli aziendali e ruoli sulla posizione |
| Durante e dopo la selezione | ||
| Richieste dei candidati | Valutare la richiesta, individuare i dati e fornire il riscontro dovuto | Consultare il profilo e le informazioni associate; gestire le operazioni disponibili |
| Conservazione | Motivare la durata e organizzare le verifiche alla scadenza | Eseguire la cancellazione quando prevista; non fare affidamento su un timer di conservazione |
03 · Conservazione
Conservare un CV per la ricerca in corso e mantenerlo per future opportunità richiedono una valutazione delle rispettive finalità. Non copiare un termine adottato in un altro paese o da un’altra azienda. Definisci la durata applicabile, documentane il motivo e organizza la verifica dei dati che non servono più.
Il Garante richiama i principi di finalità, minimizzazione e limitazione della conservazione: i dati vanno limitati a ciò che serve e conservati per il tempo giustificato dallo scopo. Per applicarli alla selezione considera anche gli obblighi e le esigenze documentali del caso concreto.
04 · Cancellazione
Dal profilo puoi eliminare definitivamente il candidato e le informazioni associate, comprese le candidature alle diverse posizioni. L’operazione non cancella i CV scaricati su un computer o inviati altrove. Mappa quelle copie e includile nella procedura aziendale, invece di considerare concluso il lavoro dopo un clic.
