Informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy (“Informativa”) illustra le modalità di trattamento e protezione dei dati personali durante l’utilizzo di questo sito web o dei servizi forniti tramite https://join.com/ (congiuntamente, i “Servizi”).

I Servizi sono gestiti da JOIN Solutions AG, Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ (la “Società”). La Società è titolare del trattamento dei dati descritto di seguito.

Salvo diversa definizione nella presente Informativa, i termini utilizzati hanno il significato attribuito dalla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) o dal regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (GDPR).

La Società ha designato in Germania un rappresentante nell’Unione europea ai sensi dell’articolo 27 GDPR. Le persone che accedono ai Servizi dall’UE possono contattare anche JOIN Solutions GmbH:

• via email: [email protected]
• per posta: JOIN Solutions GmbH, Schönhauser Allee 36, Berlin, 10435, Germania

Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati è inoltre possibile contattare in ogni momento il responsabile della protezione dei dati (DPO):

• via email: [email protected]
• per posta: LEXR Law Switzerland AG, Langstrasse 64, CH-8004 Zürich, Svizzera

Si precisa che i contenuti inviati a questo indirizzo email non sono accessibili esclusivamente al DPO. Per scambiare informazioni riservate, occorre pertanto contattare prima direttamente la Società all’indirizzo [email protected], indicando nella corrispondenza “F.A.O. data protection officer” (all’attenzione del responsabile della protezione dei dati).

1. In qualità di titolare del trattamento. La Società agisce come titolare del trattamento in relazione ai dati personali trattati nelle seguenti circostanze:

   • creazione, gestione e accesso agli account utente, sia per i candidati sia per i datori di lavoro;
   • trattamento dei dati di fatturazione e pagamento relativi ai servizi a pagamento;
   • registrazione dei dati personali trattati per una determinata candidatura al fine di semplificare le candidature successive presentate tramite i Servizi (“Funzione di memorizzazione”).

   Queste attività sono disciplinate dalla presente Informativa. La natura dei dati trattati, le finalità del trattamento e le rispettive basi giuridiche sono descritte nella sezione 2 e nelle sezioni successive.

2. In qualità di responsabile del trattamento. Quando una persona si candida a una specifica offerta di lavoro pubblicata tramite la piattaforma, la Società agisce come responsabile del trattamento per conto dell’azienda che ha pubblicato l’offerta e che, in questo caso, è titolare del trattamento (le “Aziende che assumono”, ciascuna un’“Azienda che assume”).

   L’Azienda che assume risponde del trattamento dei dati personali della persona candidata, tra cui dati di contatto, CV, diplomi e certificati. Per informazioni dettagliate sull’ulteriore trattamento dei dati personali, occorre consultare l’informativa sulla protezione dei dati dell’Azienda che assume alla quale è stata presentata la candidatura.

   In qualità di responsabile del trattamento, la Società tratta i dati personali per conto dell’Azienda che assume e conformemente al proprio accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Durante l’utilizzo dei Servizi, la Società può raccogliere o ricevere dati personali per diverse finalità connesse alla propria attività, in particolare:

• informazioni sull’utilizzo e dati analitici, ad esempio identificativi, numero di clic e dati di tracciamento;
• dati di contatto, ad esempio nome, indirizzo, numero di telefono e data di nascita;
• informazioni finanziarie, ad esempio retribuzione e reddito;
• dati di geolocalizzazione, ad esempio posizione effettiva e dati GPS;
• dati di accesso, ad esempio password, nome utente e sessione;
• dati di pagamento, ad esempio informazioni di fatturazione e dati della carta di credito;
• dati relativi alla selezione, in caso di candidatura per lavorare presso JOIN o nell’ambito della Funzione di memorizzazione, ad esempio CV e lettera di motivazione;
• dati relativi alle richieste, ad esempio dettagli e contenuto delle comunicazioni inviate;
• dati dei visitatori del sito web, ad esempio indirizzo IP, file di log e identificativo del dispositivo.

Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio. Tuttavia, i Servizi non possono essere erogati se non vengono forniti i dati richiesti strettamente necessari all’esecuzione del contratto tra l’utente e la Società.

La Società raccoglie informazioni sugli utenti quando utilizzano i Servizi, anche quando compiono determinate azioni al loro interno.

Direttamente:

• tramite il sito web e le comunicazioni elettroniche;
• durante l’utilizzo dei Servizi;
• quando vengono prestati servizi alla Società;
• quando viene intrattenuta corrispondenza elettronica con la Società utilizzando i Servizi;
• durante la navigazione, la compilazione di un modulo o l’invio di una richiesta nell’ambito dei Servizi.

Indirettamente:

• tramite fonti pubbliche;
• da registri pubblici, come i registri delle imprese, articoli di stampa e ricerche su Internet;
• quando i clienti aziendali incaricano la Società di prestare servizi professionali che comportano la condivisione di dati personali di cui sono titolari.

La base giuridica della raccolta e dell’utilizzo dei dati personali descritti nella presente Informativa dipende dai dati raccolti e dalle specifiche finalità della raccolta.

Contratto: per adempiere agli obblighi contrattuali o adottare misure connesse a un contratto con l’utente. In particolare:

• fornire assistenza ai clienti;
• creare e gestire l’account, nonché verificare le credenziali al momento dell’accesso;
• svolgere la selezione per lavorare presso JOIN, e non presso una delle Aziende che assumono;
• fornire i Servizi.

Consenso: la Società può basarsi sul consenso liberamente prestato al momento del conferimento dei dati personali. In particolare:

• analizzare, migliorare, personalizzare e monitorare l’utilizzo dei Servizi e delle comunicazioni;
• installare nel browser cookie non essenziali e altri strumenti;
• fornire agli utenti notizie, offerte speciali, newsletter e informazioni generali sui beni e servizi offerti dalla Società;
• per specifiche funzionalità dei Servizi che comportano la condivisione o un trattamento più esteso dei dati personali, come il trattamento di dati sensibili, può essere necessario un consenso esplicito, che viene acquisito prima di tale trattamento.

Legittimi interessi: la Società si basa sul legittimo interesse dopo aver valutato che il trattamento sia corretto e ragionevole e non prevalga sugli interessi o sui diritti e sulle libertà fondamentali dell’interessato. In particolare:

• installare nel browser cookie essenziali e altri strumenti tecnicamente necessari per i Servizi;
• sviluppare nuovi servizi;
• mantenere e migliorare i Servizi, nonché individuare, prevenire e affrontare minacce alla sicurezza.

Necessità di adempiere a obblighi legali: per rispettare obblighi normativi e di interesse pubblico. In particolare:

• comunicare modifiche ai Servizi e alla presente Informativa;
• rispettare le disposizioni normative e legislative applicabili;
• far valere pretese e diritti in sede legale.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e nel rispetto dei requisiti legali e normativi o degli accordi contrattuali. Per chiarezza, tale finalità sussiste almeno per tutto il periodo in cui l’utente mantiene un account presso la Società. Trascorso questo periodo, i dati personali vengono cancellati o resi completamente anonimi.

La Società si avvale di aziende terze (“Fornitori di servizi”) per agevolare il funzionamento dei Servizi, contribuire all’analisi del loro utilizzo o svolgere attività necessarie, come i pagamenti e la fornitura di servizi informatici. Questi soggetti accedono ai dati personali soltanto nella misura necessaria allo svolgimento di tali compiti.

Le categorie di Fornitori di servizi che possono accedere ai dati personali comprendono:

• piattaforme di lavoro che pubblicano annunci;
• consulenti professionali di cui si avvale la Società, come commercialisti e avvocati;
• terzi coinvolti nella gestione della pratica, come consulenti legali, banche e altri fornitori di servizi di pagamento, fornitori di servizi di identificazione della clientela e antiriciclaggio (KYC/AML), servizi postali o corrieri;
• altre società del gruppo coinvolte nella pratica;
• assicuratori;
• terzi che forniscono servizi informatici e software;
• terzi che assistono la Società nell’analisi della clientela e nel marketing.

In particolare, la Società utilizza la piattaforma di comunicazione con i clienti Front come Fornitore di servizi per gestire i messaggi nelle proprie caselle di posta e semplificare le attività interne. Front utilizza l’intelligenza artificiale per suggerire bozze di risposta che il team esamina e invia e può inviare automaticamente risposte standardizzate a determinate richieste, mediante risposte AI basate su regole. La Società non utilizza un’intelligenza artificiale completamente autonoma e non adotta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato.

La Società e/o i suoi Fornitori di servizi possono trasferire e trattare i dati personali nei seguenti paesi e territori:

• Unione europea e Spazio economico europeo;
• Stati Uniti.

La Società può avvalersi di Fornitori di servizi situati in parte in cosiddetti paesi terzi, al di fuori dell’Unione europea, dello Spazio economico europeo o della Svizzera, oppure trattare dati personali in tali paesi, il cui livello di protezione dei dati non corrisponde a quello dell’UE o della Svizzera.

In caso di trasferimento all’estero, la Società protegge i dati personali conformemente ai propri obblighi contrattuali e alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Le garanzie possono comprendere:

• il trasferimento verso paesi che, secondo il Consiglio federale, garantiscono un livello di protezione adeguato, nonché verso paesi per i quali è in vigore una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
• l’applicazione di clausole tipo di protezione dei dati, norme vincolanti d’impresa o altri obblighi contrattuali standard che assicurano un’adeguata protezione dei dati.

Se avviene un trasferimento verso un paese terzo in assenza di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate, sussiste il rischio che le autorità di quel paese, ad esempio i servizi di intelligence, possano accedere ai dati trasferiti e che l’esercizio effettivo dei diritti dell’interessato non possa essere garantito.

La Società può comunicare dati personali quando ritiene in buona fede che ciò sia necessario:

• per adempiere a un obbligo legale, ossia quando richiesto dalla legge o in risposta a richieste valide di autorità pubbliche, come un tribunale o un ente governativo;
• per tutelare la sicurezza dei Servizi e difendere i propri diritti o beni;
• per prevenire o indagare su possibili illeciti connessi alla Società.

La Società adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative ragionevoli che ritiene adeguate a proteggere i dati conservati da manipolazione, perdita o accesso non autorizzato da parte di terzi. Le misure di sicurezza vengono costantemente adattate agli sviluppi tecnologici.

La Società attribuisce attenzione anche alla protezione interna dei dati. Il personale e i Fornitori di servizi incaricati sono tenuti alla riservatezza e al rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati. L’accesso ai dati personali è inoltre consentito soltanto nella misura necessaria allo svolgimento dei rispettivi compiti o incarichi.

La sicurezza dei dati personali è importante per la Società; tuttavia, nessun metodo di trasmissione via Internet o di conservazione elettronica è sicuro al 100%. Pur impegnandosi a utilizzare mezzi commercialmente accettabili per proteggere i dati personali, la Società non può garantirne la sicurezza assoluta. Si raccomanda di utilizzare software antivirus, firewall e altri strumenti analoghi per proteggere il proprio sistema.

1. Nei confronti della Società. Quando la Società agisce come titolare del trattamento, come descritto nella sezione 1.1, l’interessato dispone dei diritti indicati di seguito. Per esercitarli, è possibile scrivere all’indirizzo sopra riportato oppure inviare un’email a [email protected]. Prima di rispondere alla richiesta, la Società può chiedere di verificare l’identità dell’interessato.

   • Diritto di accesso: l’interessato può richiedere una copia dei propri dati personali, che sarà fornita in formato elettronico.
   • Diritto di rettifica: l’interessato può chiedere la correzione dei dati conservati dalla Società qualora ritenga che contengano informazioni inesatte o incomplete che lo riguardano.
   • Diritto di revoca del consenso: se ha prestato il consenso al trattamento dei propri dati personali, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Ciò comprende la rinuncia alle comunicazioni di marketing. Dopo aver ricevuto la comunicazione della revoca, la Società non tratterà più i dati per le finalità inizialmente autorizzate, salvo che sussista un’altra base giuridica. Per non ricevere più email dalla Società, è possibile utilizzare il link di disiscrizione presente nell’email ricevuta oppure scrivere a [email protected].
   • Diritto alla cancellazione: l’interessato può chiedere la cancellazione dei propri dati personali quando non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti o quando sono stati trattati illecitamente.
   • Diritto alla limitazione del trattamento: l’interessato può chiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali qualora li ritenga inesatti, il trattamento sia illecito oppure la Società non abbia più bisogno di trattarli per la finalità iniziale, ma non possa cancellarli per un obbligo legale o perché l’interessato non desidera che vengano cancellati.
   • Diritto alla portabilità: l’interessato può chiedere che i propri dati personali siano trasmessi a un altro titolare del trattamento in un formato standard, come Excel, se si tratta di dati forniti dall’interessato e trattati sulla base del suo consenso o per adempiere agli obblighi contrattuali della Società.
   • Diritto di opposizione al trattamento: quando il trattamento si basa sul legittimo interesse della Società, l’interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare. La Società darà seguito alla richiesta, salvo che sussistano motivi giuridici cogenti per il trattamento che prevalgano sugli interessi dell’interessato o sia necessario continuare a trattare i dati per esercitare o difendere una pretesa giuridica.
   • Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo: l’interessato può rivolgersi a un’autorità di controllo della protezione dei dati se ritiene che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa. In Svizzera, l’autorità competente è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html). Nell’UE e nel SEE, questo diritto può essere esercitato, ad esempio, presso un’autorità dello Stato membro in cui l’interessato risiede, lavora o in cui si sarebbe verificata la violazione. L’elenco delle autorità competenti è disponibile all’indirizzo https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

2. Nei confronti delle Aziende che assumono. Per i dati personali che la Società tratta esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento, i diritti devono essere esercitati nei confronti dell’Azienda che assume interessata. Per ulteriori informazioni, occorre consultare la sua informativa sulla privacy.

I Servizi contengono collegamenti a siti web o app non gestiti dalla Società. Selezionando un collegamento di terzi, si viene indirizzati al sito o all’app del relativo soggetto. La Società non controlla contenuti, informative sulla privacy o prassi di siti web e servizi di terzi.

La Società è presente sui social network, tra l’altro per comunicare con clienti e potenziali clienti e fornire informazioni sui propri prodotti e Servizi. Se l’utente dispone di un account sullo stesso social network, le informazioni e i contenuti multimediali resi disponibili possono essere visibili alla Società, ad esempio quando questa consulta il profilo. Il social network può inoltre consentire alla Società di contattare l’utente. Dal momento in cui trasferisce dati personali nei propri sistemi, la Società ne risponde autonomamente. Tale trattamento avviene per adottare misure precontrattuali e adempiere a un contratto. Per la base giuridica dei trattamenti effettuati dai social network sotto la propria responsabilità, occorre consultare le rispettive informative sulla protezione dei dati. La Società è presente sui seguenti social network:

• LinkedIn: informativa sulla privacy

La Società può inviare newsletter e altre comunicazioni via email e tramite altri canali, anche avvalendosi di terzi.

In linea di principio, è richiesto il consenso espresso alla ricezione di newsletter e altre comunicazioni della Società, salvo che l’invio sia consentito per altre ragioni giuridiche. Per il consenso via email viene utilizzata la procedura di doppia conferma (“double opt-in”): viene inviata un’email con un collegamento da selezionare per confermare, al fine di impedire usi impropri da parte di terzi non autorizzati. La Società può registrare tali consensi, compresi indirizzo IP, data e ora.

Le newsletter e le altre comunicazioni possono contenere collegamenti o pixel di tracciamento che registrano l’apertura della singola comunicazione e i collegamenti selezionati, per misurarne i risultati. Questi collegamenti e pixel rilevano l’utilizzo delle newsletter e delle altre comunicazioni. La Società utilizza tali rilevazioni statistiche, comprese le misurazioni dei risultati e della diffusione, per offrire newsletter e comunicazioni efficaci, facili da utilizzare, continuative, sicure e affidabili, sulla base delle abitudini di lettura dei destinatari.

È possibile disiscriversi in qualsiasi momento dalle newsletter e dalle altre comunicazioni, opponendosi in particolare alla raccolta dei dati di utilizzo sopra descritta. A tal fine è possibile contattare direttamente la Società o utilizzare il collegamento in fondo a ciascuna newsletter ricevuta.

La Società può aggiornare periodicamente la presente Informativa. Si invita pertanto a consultarla regolarmente per verificare eventuali modifiche.

Le modifiche alla presente Informativa hanno effetto dalla pubblicazione su questa pagina.

Domande sull’Informativa o sull’esercizio dei diritti dell’interessato? È possibile contattare il team legale all’indirizzo [email protected] oppure tramite modulo di contatto.