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BEWERBERMANAGEMENT UND DSGVO

Bewerbungen an einem Ort, Fristen, die von selbst greifen.

Lebensläufe, Nachrichten, Notizen und Entscheidungen liegen in einem System statt in fünf Postfächern. Ihr Unternehmen legt Zweck, Rechtsgrundlage und Frist fest. Join setzt diese Festlegung im Alltag durch, auch wenn gerade niemand daran denkt.

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Join Recruiting-Pipeline mit Bewerbungen, sortiert nach Phase
Chronologischer Bewerbungsverlauf mit Nachrichten, Gesprächen, Notizen und Bewertungen in Join

ERGEBNIS

Eine Akte pro Person. Zugriff nur für die, die entscheiden.

Lebenslauf, E-Mail-Verlauf, Gesprächsnotizen und Bewertungen hängen am selben Profil, chronologisch sortiert. Der Zugriff wird pro Stelle vergeben: Wer zur Besetzung im Vertrieb eingeladen ist, sieht die Bewerbungen aus der Buchhaltung nicht. Damit beantwortet sich die Frage, wer welche Unterlagen gesehen hat, aus dem System statt aus der Erinnerung.

  • Der vollständige Verlauf ersetzt Weiterleitungen, lokale Downloads und Parallelversionen
  • Rollen pro Stelle begrenzen, welche Bewerbungen eine Person überhaupt öffnen kann
Zugriffsvergabe pro Stelle in Join, die den Kreis der einsehbaren Bewerbungen begrenzt

AUFBEWAHRUNG

Die sechs Monate stehen in keinem Gesetz.

Für abgesagte Bewerbungen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die verbreiteten sechs Monate ergeben sich rechnerisch aus zwei echten Fristen: § 15 Abs. 4 AGG verlangt, dass Entschädigungsansprüche binnen zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden, § 61b ArbGG gibt danach drei Monate für die Klage. Das ist eine Verteidigungsfrist, kein Recht auf Vorrat. Wer länger behalten will, braucht einen neuen Zweck und muss ihn benennen können.

  • Die Frist gilt für das gesamte Profil: Unterlagen, Nachrichten, Notizen, Bewertungen
  • Anonymisierung behält die Kennzahlen des Verfahrens und entfernt die Identität
  • Die Frist gehört in die Datenschutzhinweise, bevor die erste Bewerbung eingeht

MECHANISMUS

Was Sie vor dem Kauf belegen lassen sollten

„Server in Europa“ beantwortet die Frage nicht. Fragen Sie nach dem Vertrag, nach dem Zugriff und danach, was passiert, wenn eine Frist abläuft oder ein Antrag eingeht.

KriteriumWorauf Sie bestehen solltenWie Join das löst
Vertrag und Verantwortung
AuftragsverarbeitungEin Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Weisungsbindung, Prüfrechten und Regelung zum VertragsendeÖffentlicher Auftragsverarbeitungsvertrag, Teil des Dienstes
UnterauftragsverarbeiterAktuelle Liste mit Zweck, Standort und Garantien für DrittländerListe und Unterlagen im Trust Center einsehbar
Täglicher Betrieb
ZugriffRechte pro Rolle und pro Verfahren statt eines geteilten ZugangsUnternehmensrollen plus gesonderte Rollen je Stelle
FristenEine konfigurierbare Frist, die das System auf die vollständige Akte anwendetLöschung oder Anonymisierung beim Ablauf der gesetzten Frist
BetroffenenrechteAuskunft, Berichtigung und Löschung direkt am Datensatz, nicht per Support-TicketExport als JSON und PDF, Schwärzung und vollständige Löschung am Profil
EinwilligungWortlaut, Datum, Zweck und Widerruf müssen nachweisbar seinStatus und Nachweis hängen am Profil der Kandidat:innen
Einwilligungsstatus, Export, Schwärzung und Löschung in einem Kandidatenprofil in Join

TALENTPOOL

Der Talentpool ist ein zweiter Zweck, kein Nebeneffekt.

Die laufende Bewerbung trägt § 26 Abs. 1 BDSG zusammen mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wer sich beworben hat, hat die Prüfung selbst angefragt. Für „wir melden uns, falls später etwas passt“ gilt das nicht mehr. In Deutschland stützen die Aufsichtsbehörden den Talentpool in ihren Hinweisen regelmäßig auf die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a statt auf ein berechtigtes Interesse. Fragen Sie im Zweifel Ihre zuständige Landesbehörde. Join führt dieses Ja getrennt: mit Wortlaut, Datum und Widerruf am selben Profil, damit später niemand im Postfach nach dem Nachweis sucht. Die Praxis erklärt der Leitfaden zur DSGVO im Recruiting, die Kurzfassung steht im Glossar.

  • Die Datenschutzhinweise liegen am Bewerbungsformular, nicht in einer separaten Mail
  • Der Widerruf wird neben der ursprünglichen Einwilligung dokumentiert
  • Das Team sieht den Status im Profil, ohne in Formularen nachzuschlagen

NACHWEISE

Prüfen statt glauben

Kein Siegel ersetzt die Prüfung des Anbieters. Diese Unterlagen veröffentlicht Join, damit IT, Recht und Recruiting sie vor dem Kauf lesen können.

FRAGEN VOR DEM KAUF

Bevor Sie sich für ein System entscheiden

Welche Bewerbermanagement-Software erledigt Löschfristen und Einwilligungen automatisch?
Automatisch im Wortsinn erledigt das keine, weil die Frist und der Zweck Entscheidungen Ihres Unternehmens sind. Was ein System leisten muss: die einmal gesetzte Frist ohne Kalendernotiz auf die vollständige Akte anwenden, den Einwilligungsstatus für optionale Zwecke am Datensatz führen und Export, Schwärzung und Löschung ohne Support-Fall anbieten. Genau das ist in Join am Kandidatenprofil zusammengefasst; die Frist tragen Sie einmal ein, das System wendet sie danach an.
Wie lange dürfen wir Bewerbungsunterlagen nach einer Absage aufbewahren?
Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Die üblichen sechs Monate setzen sich aus den zwei Monaten des § 15 Abs. 4 AGG für die schriftliche Geltendmachung und den drei Monaten des § 61b ArbGG für die Klage zusammen, plus Puffer für Zugang und Zustellung. Das deckt den Zeitraum ab, in dem ein Vorwurf nach dem AGG realistisch kommt. Alles darüber hinaus braucht einen eigenen Zweck, in der Praxis fast immer den Talentpool mit Einwilligung.
Wir sammeln Bewerbungen bisher im E-Mail-Postfach. Reicht das?
E-Mail ist nicht verboten. Das Problem entsteht durch die Kopien: derselbe Lebenslauf liegt im Postfach, im Anhang einer Weiterleitung, im Download-Ordner einer Führungskraft und im geteilten Laufwerk. Trifft ein Auskunfts- oder Löschantrag ein, müssen Sie alle diese Orte finden, und die Antwortfrist läuft. Ein Bewerbermanagementsystem reduziert die Kopien auf eine Akte und macht Zugriff, Verlauf und Löschung an einer Stelle nachweisbar.
Wo liegen die Daten, und wer ist sonst beteiligt?
Die Hauptinfrastruktur der Plattform läuft auf Google Cloud in Belgien, der Transaktionsversand über AWS SES in Frankfurt. Für einzelne Funktionen können weitere Dienstleister beteiligt sein; Standorte und Garantien stehen im Trust Center. Deshalb sprechen wir von einer Hauptinfrastruktur in der EU und nicht davon, dass kein Datensatz je einen Dienst außerhalb des EWR berührt.
Welche Rolle hat Join, welche behalten wir?
Ihr Unternehmen bleibt Verantwortlicher, weil es über Zweck und Mittel entscheidet. Join ist Auftragsverarbeiter für das Bewerbermanagement und arbeitet auf dokumentierte Weisung; der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Dienst und beschreibt beide Seiten. Praktisch heißt das: Auskunfts- und Löschanträge beantworten Sie, nicht wir. Das System muss Ihnen dafür das Material in einem gängigen elektronischen Format liefern, wie es Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlangt.
Können wir das vorher ausprobieren?
Ja. Starten Sie mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase des Advanced-Tarifs. Bis zu 5 aktive Stellen inklusive. Keine Abrechnung, bis Sie sich für die Fortsetzung entscheiden. Danach kostet Standard 20 € pro aktiver Stelle und Monat bei monatlicher Abrechnung. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.

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