dsb: dal CRM commerciale a una selezione condivisa

Quando Dana Morouj è entrata in dsb Deutsche Sanierungsberatung come responsabile HR, ogni candidatura ricevuta dal sito doveva essere caricata a mano in Pipedrive. Il CRM commerciale teneva il posto di un software per la selezione; per condividere i CV si usavano email e messaggi su MS Teams. Dana seguiva tutte le ricerche aperte e ricostruiva da sola lo stato di avanzamento.

Assumere profili diversi con un CRM commerciale

dsb assiste chi possiede un’abitazione in Germania negli interventi di riqualificazione energetica, dalla progettazione alle domande di contributo. Per questo assume profili molto diversi: architettura, ingegneria edile, consulenza energetica, vendite telefoniche, gestione dei progetti e dei clienti, assistenza clienti e sviluppo di nuove attività.

Il contesto aiuta a capire l’ampiezza delle ricerche. La strategia europea Renovation Wave punta almeno a raddoppiare il tasso annuo di riqualificazione energetica degli edifici entro il 2030. In un’analisi pubblicata a luglio 2025, SSA riportava che gli annunci legati alla transizione energetica in Germania erano più che raddoppiati dal 2019, arrivando a quasi il 4% delle offerte nazionali. Per dsb, intanto, ogni nuova ricerca continuava a dipendere da attività manuali.

«Era tutto completamente inefficiente», ricorda Dana. «Rallentava enormemente il mio lavoro e a volte le candidature non venivano registrate correttamente perché semplicemente non avevo il tempo.» Non c’erano un’integrazione con il sito né un percorso configurato per seguire la selezione. Servivano anche confini più chiari su chi potesse accedere ai dati.

Inviare i profili ai responsabili delle assunzioni, raccogliere i pareri e fissare gli incontri richiedeva scambi separati. «Non avevo una visione chiara delle persone candidate e dei loro progressi. Dovevo ricordarmi tutto da sola.» Gli account di Stepstone e Indeed, gestiti singolarmente, aggiungevano altri accessi da controllare senza una vista comune sui risultati dei canali.

«Non potevo continuare a usare strumenti che non erano pensati per la selezione. Mi serviva un sistema dedicato per gestire bene le candidature, dal primo invio alla decisione finale.»

Dall’account inutilizzato alle prime campagne

Dana ha scoperto che dsb aveva già un account Join, mai attivato del tutto. Ha provato il prodotto e deciso di usarlo, con la fiducia dei fondatori e l’autonomia per procedere. «Ho visto che funzionava piuttosto bene e ho detto: usiamo Join. È semplicemente la scelta più sensata.» Le prime campagne a pagamento sono partite entro due giorni dall’avvio.

Candidature dal sito e accessi per ruolo

Con il widget degli annunci di Join sul sito aziendale, dsb ha riorganizzato la pagina Lavora con noi. Le candidature arrivavano direttamente nel sistema, senza dover caricare ogni CV in Pipedrive. Dall’introduzione di Join, dsb ne aveva gestite complessivamente 5.700 nello stesso ambiente.

Dana ha coinvolto sedici persone, assegnando gli accessi in base alle responsabilità. Chi seguiva un’assunzione vedeva solo le posizioni di cui si occupava; i fondatori avevano una visione più ampia per la reportistica. Le persone incaricate dello sviluppo di nuove attività disponevano di accessi amministrativi per analizzare i tassi di conversione e il rapporto tra colloqui e assunzioni.

Requisiti di ingresso e messaggi già pronti

Con fino a dieci posizioni aperte e da cinque a dieci assunzioni al mese, Dana ha introdotto domande di preselezione con criteri di esclusione. Le candidature che non soddisfacevano i requisiti minimi venivano escluse automaticamente prima della revisione.

I modelli di email per esiti negativi, inviti ai colloqui e aggiornamenti evitavano di riscrivere gli stessi messaggi decine di volte. «Prima dedicavo più tempo alle candidature rispetto a oggi. Ora dedico quel tempo a ciò che conta davvero.»

Canali gratuiti e campagne da valutare

Il multiposting ha sostituito la pubblicazione separata su ogni portale. dsb ha iniziato con una campagna di prova da 500 € e, dopo i primi risultati, ha proseguito con promozioni a pagamento regolari. Arrivavano candidature da Indeed, LinkedIn, XING, Stepstone e altri canali che il team prima non gestiva direttamente.

Dana distingue questo investimento dalla distribuzione organica degli annunci:

«A volte vedo una piattaforma che non conosco nemmeno, e qualcuno si è candidato da lì grazie al multiposting organico dei nostri annunci. È proprio questo il punto. Join permette di raggiungere senza promozioni a pagamento persone che altrimenti non avremmo trovato.»

Nella configurazione descritta da dsb, il multiposting organico distribuiva un annuncio su quindici piattaforme senza dover creare un account separato per ciascuna. I dati di provenienza permettevano poi a Dana e ai fondatori di valutare quali canali finanziare nelle campagne successive.

Colloqui nel calendario condiviso

Prima, Dana coordinava i colloqui inviando singole email con link al calendario. Con Join poteva prenotarli dal sistema e vedere gli appuntamenti in programma in un’unica schermata. Descrive così la differenza percepita:

«Con la pianificazione dei colloqui in Join, ciò che prima sembrava richiedere dieci clic ora sembra più vicino a uno. E, dato che i calendari si sincronizzano in tempo reale, evitiamo quasi una settimana di scambi per metterci d’accordo.»

Un anno dopo: sedici persone, meno passaggi manuali

Nell’anno successivo al passaggio a Join, dsb era cresciuta da circa cento a circa 145 dipendenti e puntava ad arrivare a duecento. Fondatori, responsabili delle assunzioni e analisti seguivano le selezioni nello stesso sistema, con livelli di accesso distinti. I pareri venivano raccolti nei profili delle persone candidate.

«Prima condividevamo i CV via email, una pratica poco efficiente e poco adatta a tutelare i dati secondo il GDPR. Ora ogni persona ha esattamente ciò che le serve, nel posto giusto.» Dana presentava Join ai responsabili delle assunzioni con una dimostrazione di dieci minuti; la maggior parte riusciva poi a iniziare subito. «È talmente intuitivo che mi ha sorpreso quanto poca formazione fosse necessaria.»

Dana stimava di risparmiare da una a due ore alla settimana sulle attività amministrative: caricamento delle candidature, condivisione dei CV, richieste di riscontro e coordinamento dei colloqui. È una stima del tempo recuperato da lei, distinta dal tempo complessivo necessario per assumere.

La distribuzione degli annunci aveva ampliato anche il bacino raggiunto. Dana riteneva che questo avesse migliorato la qualità delle candidature: «Prima le persone candidate dovevano trovarci direttamente. Ora siamo dove si trovano già.»

Per lei, l’organizzazione della selezione si rifletteva nell’esperienza di chi si candidava. Il percorso mostrava la fase di ogni candidatura, chi attendeva una risposta e dove mancava ancora il parere del responsabile. «Se una persona non riceve risposta per tre settimane, questo dice qualcosa dell’azienda. Le persone che entrano nel team sono la risorsa più importante.»

«Usare Join è davvero piacevole, e questo conta quando lo usi ogni giorno. Ogni nuova funzionalità si inserisce nel nostro modo di lavorare.»

Il passo successivo previsto da Dana era estendere l’uso delle schede di valutazione a tutte le posizioni aperte, per confrontare le candidature secondo criteri condivisi.