Holland Bikes: assunzioni in circa due settimane

Meccanica, vendita in negozio, gestione stagionale dei parchi e guide freelance: le ricerche di Holland Bikes coprono attività diverse in quattro città. L’azienda noleggia, ripara e vende biciclette a Parigi, Bordeaux, Lione e New York. Fanny Pineau, responsabile della selezione, coordina le assunzioni con i responsabili delle singole sedi.

Email separate per ogni sede e candidatura

Prima dell’arrivo di Fanny, gli annunci venivano pubblicati manualmente. Le candidature si gestivano via email o nelle caselle di messaggistica dei singoli portali. Per aggiornare un responsabile si scriveva un altro messaggio; per fissare un colloquio cominciava un nuovo scambio.

L’aumento dei ruoli da coprire aveva reso difficile seguire ogni candidatura con continuità. Alcuni solleciti venivano dimenticati e gli annunci raggiungevano solo una parte delle persone potenzialmente interessate. Mancava un sistema in cui vedere insieme le attività delle diverse sedi.

«Mi hanno raccontato come si lavorava prima di Join e so che avremmo perso molte persone valide. La scarsa visibilità e la mancanza di un sistema unico erano davvero i due fattori che ci frenavano.»

Coinvolgere più responsabili nella selezione era necessario. Per Holland Bikes, allora un’azienda da 11 a 50 dipendenti, contava anche poterlo fare senza pagare una licenza aggiuntiva per ogni persona.

Più candidature, seguite nello stesso sistema

Con Join, Fanny e i responsabili delle sedi hanno iniziato a lavorare sulla stessa vista delle candidature. Per ciascuna persona potevano vedere la fase della selezione, i messaggi e gli aggiornamenti, senza ricostruire il percorso tra email separate.

Il multiposting ha esteso la pubblicazione a più canali contemporaneamente. Holland Bikes riferisce che il primo annuncio pubblicato tramite Join ha ricevuto dieci volte il numero abituale di candidature. La centralizzazione permetteva al team di seguirle insieme.

Fanny descrive anche un cambiamento nella gestione di conferme, esiti negativi e promemoria dei colloqui: nel processo adottato dal team, non doveva più scrivere e inviare ogni email singolarmente. I modelli di messaggio e le conversazioni conservate nel sistema aiutavano a mantenere coerenti le comunicazioni. La sincronizzazione dei calendari consentiva ai responsabili di fissare gli incontri direttamente con chi si candidava.

Le candidature spontanee restavano disponibili anche tra una campagna e l’altra. Il team poteva così mantenere i contatti con persone interessanti anche quando non c’era una posizione aperta per loro.

Il tempo recuperato e i costi per utente

Fanny stima un risparmio di tre ore al giorno sulle attività amministrative. Sempre secondo la sua stima, il tempo necessario per assumere è sceso da circa due mesi a circa due settimane. Sono valutazioni della sua esperienza, insieme al dato delle candidature ricevute dal primo annuncio, non risultati promessi per ogni ricerca.

Holland Bikes ha potuto includere tutti i responsabili delle assunzioni senza costi aggiuntivi per utente. Fanny considera questo aspetto parte del valore della scelta:

«Join permette davvero di crescere, centralizzare e collaborare senza far esplodere il budget. Puoi coinvolgere tutti i responsabili senza dover pagare migliaia di euro solo per aggiungere persone della tua azienda.»

Alla domanda su quanto fosse probabile raccomandare Join, Holland Bikes ha dato 10 su 10 nel questionario Net Promoter Score. È la risposta dell’azienda alla domanda, non il punteggio NPS complessivo di Join.

«Se Join sparisse domani, dovremmo trovare subito una soluzione equivalente. Non possiamo proprio tornare a lavorare come prima», dice Fanny. Nel periodo raccontato, Join era il principale canale di assunzione del gruppo e supportava circa 25 assunzioni all’anno tra le sedi francesi e New York. Il team ne estendeva l’uso con modelli per il seguito dei colloqui e un widget per le candidature integrato nella pagina Lavora con noi.

«Alle aziende che gestiscono ancora la selezione solo via email dico: state perdendo soldi, tempo e persone di valore.»

Un’altra esperienza con un team HR ridotto è quella di Taikonauten, passata da tre giorni di attività amministrative nelle settimane di picco a mezz’ora alla settimana.