Taikonauten: da tre giorni di picco a mezz'ora alla settimana per gestire la selezione

Tre minuti per trasformare una candidatura ricevuta via email in un ticket Jira. Poi i commenti, gli aggiornamenti e le telefonate per fissare il colloquio. Nelle settimane con ricerche aperte, Nancy Tobler arrivava a dedicare quasi tre giorni al solo mantenimento del processo di selezione di Taikonauten.

Lo studio berlinese sviluppa prodotti digitali, con competenze in progettazione UX/UI, ricerca sugli utenti e sviluppo basato sull’intelligenza artificiale. Nel periodo raccontato da Nancy aveva circa trenta dipendenti. Lei seguiva da sola People and Culture e non era prevista l’assunzione di una persona dedicata alla selezione.

Email e ticket nelle settimane di picco

All’arrivo di Nancy, circa sei anni prima del racconto, Taikonauten riceveva all’incirca 160 candidature all’anno. La gestione via email era ancora possibile, ma ogni nuova candidatura richiedeva un inserimento manuale in Jira. Lo storico delle comunicazioni doveva essere ricopiato nei commenti; per sapere chi fosse già stato contattato occorreva controllare più strumenti.

I periodi più intensi ricorrevano in genere quattro volte all’anno, quando erano aperte ricerche attive. È a quelle settimane che Nancy riferisce il carico di quasi tre giorni di lavoro amministrativo:

«Passavo tre giorni alla settimana solo a tenere in piedi il processo. Non restava tempo per il lavoro vero e proprio: occuparmi delle persone.»

Anche pubblicare richiedeva tempo. Lo stesso annuncio andava inserito in ogni portale, adattandolo ai campi e ai formati richiesti. Per distribuire una posizione sui canali utilizzati dallo studio serviva circa mezza giornata, indicata da Taikonauten come quattro ore.

Per invitare cinque persone a colloquio, Nancy doveva telefonare a ciascuna, richiamare chi non rispondeva e concordare gli orari. A quel punto restavano da creare l’evento, indicare il luogo e inviare la conferma. «Finisci per rincorrere cinque persone per almeno due giorni», racconta.

Dalla prova gratuita a un sistema condiviso

Nancy ha trovato Join e deciso di provarlo, senza una lunga selezione di fornitori. Nei primi mesi, le candidature hanno iniziato a confluire in un unico ambiente, insieme allo storico delle comunicazioni. Non serviva più creare un ticket Jira per ciascuna o ricostruire le conversazioni dalla posta.

«Prima avevamo qualcosa di simile a un sistema di ticket», ricorda. «Join ha riunito tutto automaticamente e da allora è cresciuto insieme a noi.»

Pubblicare e seguire le risposte

Con il multiposting, Nancy riferisce di impiegare due minuti per pubblicare un annuncio, rispetto alle quattro ore precedenti. Tra i canali storicamente utilizzati da Taikonauten figuravano LinkedIn e Stepstone.

Lo studio dichiara di non aver usato promozioni a pagamento: le 2.479 candidature raccolte in cinque anni erano arrivate da canali organici. Il volume annuo era passato da circa 160 all’arrivo di Nancy a oltre 800 al momento del racconto. Sono due misure diverse: il totale cumulativo nei cinque anni e il volume di un singolo anno.

«Join ha contribuito a questa crescita», dice Nancy. «La visibilità è arrivata dal multiposting e, avendo tutto in un unico sistema, siamo riusciti a gestire il volume di candidature.»

Lasciare scegliere l’orario del colloquio

Gli inviti con un link di prenotazione hanno sostituito le telefonate per concordare un appuntamento. Chi riceveva l’invito poteva scegliere direttamente uno degli orari disponibili; calendario, luogo e conferma venivano gestiti nel flusso di pianificazione usato dal team.

«Invitare una persona mi costava almeno 20 minuti di coordinamento, solo per riuscire a contattarla e concordare un orario», spiega Nancy. «Ora prenota da sola ed è fatto.» Per un ruolo specialistico con cinque persone da incontrare, non dover coordinare ogni appuntamento a mano liberava tempo per la valutazione.

Coinvolgere i responsabili dei team

Nancy introduceva i responsabili al percorso di selezione, ai permessi previsti per il loro ruolo e alle convenzioni dello studio: il significato di ogni fase, dove lasciare un parere e quando coinvolgerla invece di spostare una candidatura autonomamente.

La possibilità di aggiungere e rinominare le fasi permetteva di adattare il percorso alle diverse ricerche. «Il percorso di selezione è abbastanza flessibile da poterlo adattare alle esigenze di qualsiasi ruolo», racconta. «Questo ha reso molto più semplice coinvolgere altre persone senza perdere il controllo del processo.»

«Join è lo strumento che rende trasparente la selezione, ed è proprio ciò che serve. Vederlo migliorare negli anni, per funzionalità e qualità, rende davvero piacevole lavorarci.»

Il tempo recuperato e la scelta di restare

Dopo cinque anni con Join, Nancy continuava a occuparsi da sola di People and Culture. Riferiva che le attività amministrative della selezione richiedevano ormai circa mezz’ora alla settimana, rispetto ai quasi tre giorni necessari nelle settimane di picco del processo precedente. Il lavoro era diminuito senza delegarlo a una nuova persona.

Il tempo recuperato dalla pubblicazione poteva essere dedicato alla scrittura degli annunci e all’introduzione di nuovi responsabili nel processo. Anche le ricerche più complesse, per ruoli senior in UX, ricerca sugli utenti e sviluppo, procedevano con meno attese: i responsabili potevano commentare e decidere nello stesso sistema. In un caso recente, il team era arrivato all’offerta nel giro di pochi giorni dopo aver trovato la persona adatta. Il dato non riguarda l’intera ricerca dall’apertura della posizione.

Taikonauten aveva valutato un sistema di selezione incluso in un’altra offerta software, ma non lo aveva ritenuto equivalente per qualità e prezzo. Nancy riassume così la decisione:

«Per me non c’è motivo di cambiare. Preferisco chiedere se Join si integra con qualcosa di nuovo, piuttosto che sostituirlo.»

Intendeva continuare a usare Join e approfondire l’uso del registro attività per consultare più rapidamente lo storico delle comunicazioni. Voleva anche mostrarlo ai responsabili dei team, man mano che assumevano maggiore autonomia nelle selezioni.