Siel Bleu: una referente HR per 95 team regionali

Dal 1997, Association Siel Bleu organizza in Francia programmi di attività fisica adattata (APA) per persone anziane, con disabilità o con malattie croniche. Le attività sono affidate a circa 95 team regionali. Dopo la pandemia, la domanda era cresciuta e ciascuna regione cercava nuovo personale per conto proprio, spesso affidando la selezione agli stessi insegnanti APA che conducevano le sessioni.

La selezione affidata agli insegnanti APA

Gli insegnanti APA di Siel Bleu si formano nel percorso universitario francese STAPS, dedicato alle scienze e alle tecniche delle attività fisiche e sportive. Cercare candidature, condurre colloqui e scrivere risposte negative richiedeva competenze diverse e sottraeva tempo alle attività con le persone assistite.

Manon Ohresser, che ha assunto la gestione della selezione nell’ottobre 2023, ricorda: «Richiedeva molto tempo e, in fondo, non era il loro lavoro». La dimensione dell’associazione, fra 501 e 1.000 dipendenti nel periodo raccontato, rendeva difficile ricostruire le esigenze delle singole regioni.

«I nostri responsabili territoriali dedicavano molte energie alla selezione, un lavoro per cui non avevano mai ricevuto una formazione.»

Ogni team sceglieva i portali in base alle proprie abitudini. Non c’era una vista nazionale delle posizioni ancora aperte, dei canali che portavano candidature o delle persone in attesa di risposta. Il seguito dipendeva da chi aveva preso in carico il contatto: quando aumentava il lavoro sul territorio, una conversazione poteva interrompersi.

L’associazione aveva anche un vincolo di spesa. Diversi software di gestione delle candidature valutati superavano il budget disponibile per un’organizzazione senza scopo di lucro.

Un account gestito da Manon

Siel Bleu ha valutato Join nel 2023, mentre Manon era in congedo di maternità. Al suo rientro, in ottobre, ha preso in carico l’account. Ha scelto di gestirlo personalmente, anziché distribuire gli accessi fra i responsabili regionali, la cui esperienza nella selezione era limitata.

Le regioni hanno così smesso di pubblicare autonomamente gli annunci. Manon esamina le candidature, le raggruppa per settore e invia ai team una selezione di profili in un’unica email. Il percorso condiviso nell’account ha sostituito i registri e le caselle di posta separati. Per gli inviti ai colloqui e le risposte negative usa modelli di email, senza riscrivere ogni messaggio.

Il multiposting le permette di distribuire gli annunci su Indeed, LinkedIn, France Travail e Apec, oltre che sulla pagina Lavora con noi dell’associazione. Nel processo descritto da Siel Bleu, anche la pubblicazione su France Travail avviene attraverso l’integrazione con Join.

«Poter pubblicare da un solo strumento, senza dover inserire gli annunci a mano dappertutto, fa risparmiare moltissimo tempo.»

Secondo Manon, il 98% degli annunci include una domanda di preselezione, di solito sul titolo di studio richiesto. La risposta le dà una prima indicazione sull’idoneità prima di aprire il CV. La distribuzione sui portali frequentati da chi ha studiato STAPS ha inoltre reso le candidature più pertinenti rispetto alla pubblicazione discontinua di prima.

Volumi e costi visibili nello stesso sistema

Al momento del racconto, dall’apertura dell’account nel 2023 Siel Bleu aveva pubblicato 827 annunci e registrato 3.953 candidati in Join. Prima, raccogliere quei dati avrebbe richiesto di ricostruire i registri separati dei team regionali.

Nei sei mesi precedenti, Manon aveva mantenuto fra 22 e 25 annunci attivi contemporaneamente. Il piano scelto dall’associazione prevedeva un numero massimo di annunci attivi, che le consentiva di pianificare la spesa. La sua valutazione riguarda quell’accordo:

«So di poter pubblicare 25 annunci e, finché resto sotto quella soglia, il prezzo non cambia»

Ai team regionali tornano i profili già esaminati

Manon continuava a essere l’unica persona a usare l’account. Alle regioni arrivavano i profili selezionati, mentre la pubblicazione, gli scambi di email e le risposte negative restavano nella gestione centrale. Gli insegnanti APA potevano dedicare più tempo alle sessioni per le persone assistite dall’associazione.

Alla richiesta di riassumere ciò che aveva ottenuto, Manon rispondeva:

«Tempo risparmiato. Efficienza. Praticità. Pertinenza.»