95 equipos, una sola persona de RR. HH.: cómo Siel Bleu centralizó su selección con Join

Desde 1997, la asociación francesa Siel Bleu ofrece programas de actividad física adaptada (AFA) a personas mayores, con discapacidad o con enfermedades crónicas, impartidos por profesorado de AFA repartido en unos 95 equipos regionales por todo el país. La demanda de estos programas no ha dejado de crecer desde la pandemia y, durante años, la contratación necesaria para atenderla recayó en quien estaba más a mano: el propio profesorado de AFA, con cada región contratando por su cuenta.

Cómo trabajaban antes

Profesorado de AFA haciendo un trabajo que no era el suyo

Cada uno de los aproximadamente 95 equipos regionales de Siel Bleu funciona en buena medida de forma autónoma e imparte sesiones de AFA en su zona, dentro de una plantilla de entre 501 y 1000 personas, lo que explica también que la contratación siempre se haya gestionado en local. El profesorado de AFA de Siel Bleu se ha formado en STAPS (la titulación universitaria francesa de ciencias y técnicas de las actividades físicas y deportivas), no en selección de personal. Antes de Join, además del trabajo con los beneficiarios para el que realmente los habían contratado, eran ellos quienes buscaban candidatos, hacían las entrevistas y redactaban las negativas cada vez que se abría un puesto en su región. «Llevaba mucho tiempo y, de entrada, no era su oficio», explica Manon Ohresser, que asumió la contratación de la asociación en octubre de 2023.

Ningún sistema común para las 95 regiones

Sin una herramienta compartida, una región podía publicar en Indeed mientras otra usaba el portal gratuito que le había funcionado una vez, por costumbre y no por haber comparado resultados. Nada obligaba a la coherencia y nadie en Siel Bleu tenía una visión de conjunto a escala nacional: qué regiones tenían dificultades para cubrir puestos, qué portales generaban candidatos o cuánto tiempo llevaba abierta una vacante. El seguimiento dependía de quien se acordara de hacerlo. Si alguien del profesorado de AFA andaba desbordado, ese hilo de comunicación podía desaparecer con esa persona, y un candidato podía no recibir nunca respuesta.

Un presupuesto que descartaba la mayoría de las herramientas del mercado

El presupuesto de una asociación descartaba la mayoría de los software de seguimiento de candidatos (ATS) comerciales que Siel Bleu había estudiado: herramientas diseñadas y tarificadas para organizaciones con un presupuesto de selección propio, que Siel Bleu no tenía. Necesitaba algo pensado para su propia realidad, no un software creado para empresas más grandes con presupuestos de RR. HH. más holgados.

«Llevaba mucho tiempo y, de entrada, no era su oficio.»

Qué cambió

Una persona lleva la cuenta, no 95 accesos

Manon no participó en la búsqueda inicial. Estaba de baja por maternidad cuando Siel Bleu evaluó Join por primera vez en 2023 y asumió la cuenta ese mismo octubre. En lugar de dar a los responsables regionales sus propios accesos, la mantuvo a su nombre, una decisión deliberada dado lo poco extendida que estaba la experiencia en selección dentro de la organización. Los equipos regionales ya no publican sus propias ofertas: reciben candidatos ya revisados y agrupados por sector, en un único correo una vez que Manon los ha repasado. Un pipeline compartido sustituyó a los buzones separados y los expedientes en papel que cada región llevaba antes, y las plantillas de correo cubren ahora las invitaciones a entrevista y las negativas que envía en volumen, en lugar de redactarlas una a una.

Multiposting en todos los portales a la vez

El multiposting sustituyó a la publicación portal por portal. Cada oferta que publica Manon sale ahora automáticamente a Indeed, LinkedIn, France Travail y Apec, además de la página de empleo de Siel Bleu, sin que tenga que tocar cada sitio por separado. Llegar a portales generalistas, donde los titulados en STAPS ya buscan, también ha hecho que las candidaturas resulten más pertinentes de forma más constante que con el enfoque anterior, más disperso.

«Poder publicar desde una sola herramienta, sin tener que publicar a mano en todas partes, ahorra muchísimo tiempo.»

Una pregunta de criba que hace la primera selección

Según la cuenta de Manon, una pregunta de criba, casi siempre una comprobación de cualificación, hace una primera selección en el 98 % de las ofertas de Siel Bleu, de modo que ve quién puede encajar antes de abrir un solo CV. La integración nativa de Join con France Travail hace además que las ofertas lleguen al servicio público de empleo francés sin un paso manual adicional por su parte: un portal menos que gestionar a mano.

Todo en un mismo lugar

Desde que se abrió la cuenta en 2023, Siel Bleu ha publicado 827 ofertas de empleo a través de Join y ha hecho el seguimiento de 3953 candidatos en el mismo sistema, cifras que habría sido imposible reunir a partir de 95 procesos regionales distintos, cada uno con su propio registro o ninguno.

Lo que costó

Un precio con el que puede planificar

Join cobra por oferta de empleo activa, no por usuario ni por candidatura, y el plan de Manon la limita a un número fijo con el que puede planificar, en lugar de una factura impredecible bajo presupuesto. En los últimos seis meses ha mantenido entre 22 y 25 ofertas activas en todo momento, cerca de ese límite. «Me parece que funciona bien. Sé que puedo publicar 25 ofertas y, mientras me mantenga por debajo de ese límite, mi precio no cambia», dice. Es una previsibilidad que el enfoque anterior, región por región y herramienta por herramienta, nunca le ofreció, con costes y cobertura que variaban según el portal que usara cada región ese mes. Tres años después de asumir sola la gestión de la cuenta, Manon sigue siendo la única persona que la toca, y el volumen que gestiona hoy habría sido inmanejable repartido de nuevo entre 95 procesos distintos.

Lo que les devolvió

Lo que les devolvió fue tiempo al profesorado de AFA. Los equipos regionales traspasan las ofertas, los recordatorios por correo y las cartas de negativa, y reciben a cambio una preselección. Manon organiza ahora su propio trabajo en torno a un único sistema, donde antes 95 regiones llevaban 95 distintos, cada uno con su proceso, su portal y su propia memoria de quién seguía esperando respuesta. Es tiempo que el profesorado de AFA dedica ahora a dirigir sesiones con las personas mayores, con discapacidad o con enfermedades crónicas a las que Siel Bleu existe para servir, en lugar de cribar CV entre sesión y sesión.

«Ahorro de tiempo. Eficacia. Practicidad. Relevancia.»