95 teams, één HR-medewerker: zo bundelde Siel Bleu het werven met Join

Sinds 1997 biedt de Franse vereniging Siel Bleu programma’s voor aangepast bewegen (APA, “activité physique adaptée”) aan ouderen, mensen met een beperking en mensen met een chronische aandoening. Ze worden gegeven door APA-docenten, verspreid over zo’n 95 regioteams in het hele land. De vraag naar die programma’s is sinds de pandemie blijven stijgen, en jarenlang kwam het werven om die vraag bij te houden terecht bij wie er het dichtst bij zat: de APA-docenten zelf, waarbij elke regio op eigen houtje wierf.

Hoe het eerst ging

APA-docenten met een vak dat niet het hunne was

Elk van de ongeveer 95 regioteams van Siel Bleu werkt grotendeels zelfstandig en geeft lokaal APA-lessen, binnen een organisatie van 501 tot 1.000 mensen. Daarom was ook het werven altijd lokaal geregeld. De APA-docenten van Siel Bleu zijn opgeleid in STAPS, de Franse universitaire opleiding voor sport- en bewegingswetenschappen, niet in werven. Vóór Join zochten ze, naast het werk met deelnemers waarvoor ze waren aangenomen, zelf kandidaten, voerden ze de gesprekken en schreven ze de afwijzingen zodra er in hun regio een functie openkwam. “Het kostte veel tijd, en het was oorspronkelijk niet hun vak”, zegt Manon Ohresser, die in oktober 2023 het werven voor de vereniging overnam.

Geen gemeenschappelijk systeem voor 95 regio’s

Zonder gedeelde tool plaatste de ene regio op Indeed, terwijl de andere de gratis site gebruikte die een keer had gewerkt, uit gewoonte en niet op basis van een echte vergelijking. Niets dwong consistentie af, en niemand bij Siel Bleu had het landelijke overzicht: welke regio’s moeite hadden functies in te vullen, welke sites kandidaten opleverden of hoe lang een vacature al openstond. De opvolging hing af van wie eraan dacht. Als een APA-docent het druk kreeg, kon die draad met diegene verdwijnen, en een kandidaat kon gewoon nooit een reactie krijgen.

Een budget waar de meeste tools op de markt buiten vielen

Het budget van een vereniging sloot de meeste commerciële applicant tracking systems (ATS) uit die Siel Bleu bekeek: tools gebouwd en geprijsd voor organisaties met een eigen wervingsbudget, dat Siel Bleu niet had. Het had iets nodig dat bij de eigen situatie paste, geen software voor grotere bedrijven met ruimere HR-budgetten.

“Het kostte veel tijd, en het was oorspronkelijk niet hun vak.”

Wat er veranderde

Eén persoon beheert het account, geen 95 logins

Manon maakte niet deel uit van de oorspronkelijke zoektocht. Ze was met zwangerschapsverlof toen Siel Bleu Join in 2023 voor het eerst beoordeelde, en nam het account in oktober van dat jaar over. In plaats van de regiomanagers eigen logins te geven, hield ze het onder haar eigen naam, een bewuste keuze gezien hoe dun de wervingsexpertise binnen de organisatie was verspreid. De regioteams plaatsen hun eigen vacatures niet meer: ze krijgen kandidaten die al zijn beoordeeld en per sector gegroepeerd, in één e-mail zodra Manon ze heeft doorgenomen. Een gedeelde pipeline verving de aparte mailboxen en papieren dossiers die elke regio eerder bijhield, en e-mailsjablonen dekken nu de uitnodigingen voor gesprekken en de afwijzingen die ze in grote aantallen verstuurt, in plaats van elk bericht apart te schrijven.

Multiposting naar alle sites tegelijk

Multiposting verving het plaatsen site voor site. Elke vacature die Manon publiceert, gaat nu automatisch naar Indeed, LinkedIn, France Travail en Apec, naast de eigen werkenbij-pagina van Siel Bleu, zonder dat ze elke site apart hoeft aan te raken. Bereik op algemene sites, waar STAPS-afgestudeerden al zoeken, heeft er ook voor gezorgd dat sollicitaties consequenter relevant zijn dan met de vroegere, versnipperde aanpak.

“Vanuit één tool kunnen publiceren, zonder overal met de hand te hoeven posten, scheelt enorm veel tijd.”

Een selectievraag die de eerste ronde doet

Volgens Manons telling doet een selectievraag, meestal een controle op kwalificaties, een eerste voorselectie bij 98% van de vacatures van Siel Bleu, zodat ze ziet wie waarschijnlijk past voordat ze één cv opent. Dankzij de native koppeling van Join met France Travail komen vacatures bovendien zonder extra handmatige stap bij de Franse nationale arbeidsvoorziening terecht, een platform minder om met de hand te beheren.

Alles op één plek

Sinds het account in 2023 werd geopend, heeft Siel Bleu 827 vacatures via Join gepubliceerd en 3.953 kandidaten in hetzelfde systeem gevolgd, cijfers die onmogelijk waren samen te stellen uit 95 aparte regionale processen, elk met een eigen registratie of helemaal geen.

Wat het kostte

Een prijs waar ze op kan plannen

Join rekent per actieve vacature af, niet per gebruiker of per sollicitatie, en Manons abonnement begrenst haar op een vast aantal waarop ze kan plannen, in plaats van een onvoorspelbare rekening op offerte. De afgelopen zes maanden had ze steeds 22 tot 25 vacatures live, dicht bij die grens. “Ik vind dat het goed werkt. Ik weet dat ik 25 vacatures kan plaatsen, en zolang ik daaronder blijf, verandert mijn prijs niet”, zegt ze. Die voorspelbaarheid bood de eerdere aanpak per regio en per tool nooit, met kosten en bereik die afhingen van welke site een regio die maand toevallig gebruikte. Drie jaar nadat ze het account alleen overnam, is Manon nog steeds de enige die eraan komt, en het volume dat ze nu beheert zou onhoudbaar zijn als het weer over 95 aparte processen werd verdeeld.

Wat het opleverde

Wat het opleverde, was tijd voor de APA-docenten. De regioteams dragen vacatures, e-mailopvolging en afwijsbrieven over en krijgen een shortlist terug. Manon plant haar eigen werk nu rond één systeem, waar 95 regio’s er eerder 95 verschillende draaiden, elk met een eigen proces, een eigen site en een eigen geheugen van wie nog op antwoord wachtte. Die tijd besteden de APA-docenten nu aan het geven van lessen aan de ouderen, mensen met een beperking en mensen met een chronische aandoening voor wie Siel Bleu er is, in plaats van tussen de lessen door cv’s te sorteren.

“Tijdwinst. Efficiëntie. Gebruiksgemak. Relevantie.”