95 Regionalteams, eine Personalreferentin: wie Siel Bleu sein Recruiting mit Join bündelt

Seit 1997 bietet die französische Non-Profit-Organisation Siel Bleu Programme für angepasste Bewegung (APA, „activité physique adaptée“) für ältere Menschen, Menschen mit Behinderung und chronisch Kranke an. Getragen werden sie von APA-Lehrkräften in rund 95 Regionalteams im ganzen Land. Die Nachfrage ist seit der Pandemie stetig gewachsen, und jahrelang blieb das Recruiting, das damit Schritt halten sollte, bei dem hängen, der gerade am nächsten dran war: bei den APA-Lehrkräften selbst, jede Region auf eigene Faust.

Wie es vorher lief

APA-Lehrkräfte in einem Beruf, den sie nicht gelernt hatten

Jedes der rund 95 Regionalteams von Siel Bleu arbeitet weitgehend eigenständig und gibt vor Ort APA-Einheiten, verteilt auf eine Belegschaft von 501 bis 1.000 Menschen. Deshalb lag auch das Recruiting immer in lokaler Hand. Die APA-Lehrkräfte von Siel Bleu haben ein STAPS-Studium absolviert (die französische Hochschulausbildung für Sport- und Bewegungswissenschaften), keine Recruiting-Ausbildung. Vor Join suchten sie zusätzlich zur Arbeit mit den Teilnehmenden, für die sie eingestellt worden waren, selbst nach Bewerbenden, führten die Gespräche und schrieben die Absagen, sobald in ihrer Region eine Stelle frei wurde. „Das war zeitaufwendig, und es war ursprünglich nicht ihr Beruf“, sagt Manon Ohresser, die im Oktober 2023 das Recruiting der Organisation übernommen hat.

Kein gemeinsames System für 95 Regionen

Ohne gemeinsames Tool schaltete eine Region ihre Anzeige bei Indeed, während eine andere das kostenlose Portal nutzte, das einmal funktioniert hatte, aus Gewohnheit und nicht auf Basis eines echten Vergleichs. Nichts erzwang Einheitlichkeit, und niemand bei Siel Bleu hatte den Überblick über das ganze Land: welche Regionen Mühe hatten, Stellen zu besetzen, welche Portale Bewerbende brachten oder wie lange eine Stelle schon offen war. Die Nachverfolgung hing daran, wer gerade daran dachte. War eine APA-Lehrkraft ausgelastet, konnte dieser Faden mit ihr abreißen, und Bewerbende hörten womöglich nie wieder etwas.

Ein Budget, das die meisten Tools am Markt ausschloss

Das Budget einer Non-Profit-Organisation schloss die meisten kommerziellen Bewerbermanagementsysteme (ATS) aus, die sich Siel Bleu angesehen hatte: Tools, gebaut und bepreist für Organisationen mit eigenem Recruiting-Budget, das Siel Bleu nicht hatte. Gesucht war etwas, das zur eigenen Realität passt, keine Software für größere Unternehmen mit üppigeren HR-Budgets.

„Das war zeitaufwendig, und es war ursprünglich nicht ihr Beruf.“

Was sich geändert hat

Eine Person führt den Account, nicht 95 Logins

Manon war an der ursprünglichen Suche nicht beteiligt. Sie war in Elternzeit, als Siel Bleu Join 2023 zum ersten Mal prüfte, und übernahm den Account im Oktober desselben Jahres. Statt den Regionalverantwortlichen eigene Zugänge zu geben, behielt sie ihn bei sich, eine bewusste Entscheidung angesichts der dünn verteilten Recruiting-Erfahrung in der Organisation. Die Regionalteams schalten ihre Anzeigen nicht mehr selbst. Sie erhalten Bewerbende, die bereits gesichtet und nach Bereich sortiert sind, in einer einzigen E-Mail, sobald Manon sie durchgesehen hat. Eine gemeinsame Pipeline hat die getrennten Postfächer und Papierablagen abgelöst, die jede Region zuvor führte, und E-Mail-Vorlagen übernehmen die Einladungen zum Gespräch und die Absagen, die sie in großer Zahl verschickt, statt jede einzeln zu schreiben.

Multiposting auf allen Portalen gleichzeitig

Multiposting hat das Schalten von Portal zu Portal ersetzt. Jede Anzeige, die Manon veröffentlicht, geht automatisch an Indeed, LinkedIn, France Travail und Apec, zusätzlich zur eigenen Karriereseite von Siel Bleu, ohne dass sie jede Seite einzeln anfassen muss. Die Reichweite auf allgemeinen Portalen, auf denen STAPS-Absolvierende ohnehin suchen, hat zudem dafür gesorgt, dass die Bewerbungen gleichmäßiger passen als beim früheren Streuansatz.

„Aus einem einzigen Tool veröffentlichen zu können, ohne überall von Hand zu posten, spart enorm viel Zeit.“

Eine Screening-Frage übernimmt die erste Sortierung

Nach Manons Zählung sortiert eine Screening-Frage, meist eine Qualifikationsprüfung, bei 98 % der Anzeigen von Siel Bleu vor. So sieht sie, wer infrage kommt, bevor sie einen einzigen Lebenslauf öffnet. Durch die native Anbindung von Join an France Travail erreichen die Anzeigen außerdem die französische Arbeitsagentur ohne zusätzlichen manuellen Schritt, ein Portal weniger, das sie von Hand pflegen muss.

Alles an einem Ort

Seit der Eröffnung des Accounts 2023 hat Siel Bleu 827 Stellenanzeigen über Join veröffentlicht und 3.953 Bewerbende im selben System verfolgt. Solche Zahlen hätten sich aus 95 getrennten Regionalprozessen, jeder mit eigener Dokumentation oder gar keiner, nie zusammentragen lassen.

Was es gekostet hat

Ein Preis, mit dem sie planen kann

Join rechnet pro aktiver Stellenanzeige ab, nicht pro Nutzer:in oder pro Bewerbung, und Manons Tarif deckelt sie bei einer festen Zahl, mit der sie planen kann, statt bei einer unberechenbaren Rechnung auf Anfrage. In den letzten sechs Monaten hatte sie durchgehend 22 bis 25 Anzeigen aktiv, nahe an dieser Grenze. „Ich finde, es funktioniert gut. Ich weiß, dass ich 25 Anzeigen schalten kann, und solange ich darunter bleibe, ändert sich mein Preis nicht“, sagt sie. Diese Planbarkeit gab ihr der frühere Ansatz pro Region und pro Tool nie, bei dem Kosten und Reichweite davon abhingen, welches Portal eine Region in dem Monat gerade nutzte. Nach drei Jahren, in denen sie den Account allein führt, ist Manon weiterhin die Einzige, die ihn anfasst, und das Volumen, das sie heute stemmt, wäre auf 95 getrennte Prozesse verteilt nicht zu halten.

Was es zurückgegeben hat

Zurückgegeben hat es den APA-Lehrkräften vor allem Zeit. Die Regionalteams geben Anzeigen, E-Mail-Nachfassaktionen und Absagen ab und bekommen eine Shortlist zurück. Manon plant ihre Arbeit inzwischen um ein einziges System herum, wo vorher 95 Regionen 95 verschiedene führten, jede mit eigenem Prozess, eigenem Portal und eigenem Gedächtnis dafür, wer noch auf Antwort wartete. Diese Zeit verbringen die APA-Lehrkräfte jetzt damit, Einheiten mit den älteren, behinderten und chronisch kranken Menschen zu leiten, für die Siel Bleu da ist, statt zwischen den Einheiten Lebensläufe zu sichten.

„Zeitersparnis. Effizienz. Praktikabilität. Relevanz.“