95 équipes, une seule chargée RH : comment Siel Bleu a centralisé son recrutement avec Join

Depuis 1997, l’association française Siel Bleu propose des programmes d’activité physique adaptée (APA) aux personnes âgées, en situation de handicap ou atteintes de maladies chroniques, portés par des enseignant·e·s APA réparti·e·s dans près de 95 équipes régionales à travers le pays. La demande pour ces programmes n’a cessé d’augmenter depuis la pandémie, et pendant des années, le recrutement pour y répondre est retombé sur qui se trouvait le plus proche : les enseignant·e·s APA en personne, chaque région recrutant de son côté.

Ce qu’ils faisaient avant

Des enseignant·e·s APA qui faisaient un métier qui n’était pas le leur

Chacune des quelque 95 équipes régionales de Siel Bleu fonctionne largement de façon autonome, dispensant des séances d’APA localement, au sein d’un effectif de 501 à 1 000 personnes — ce qui explique aussi pourquoi le recrutement a toujours été géré localement. Les enseignant·e·s APA de Siel Bleu sont formé·e·s en STAPS (sciences et techniques des activités physiques et sportives), pas au recrutement. Avant Join, en plus du travail auprès des bénéficiaires pour lequel ils étaient réellement recrutés, ce sont eux qui allaient chercher les candidat·e·s, menaient les entretiens et rédigeaient les refus dès qu’un poste s’ouvrait dans leur région. « Ça prenait beaucoup de temps, et ce n’était pas leur métier au départ », explique Manon Ohresser, qui a repris le recrutement de l’association en octobre 2023.

Aucun système commun à l’échelle des 95 régions

Sans outil partagé, une région pouvait publier sur Indeed pendant qu’une autre utilisait le site gratuit qui avait fonctionné une fois, par habitude plutôt que par comparaison réelle des résultats. Rien n’imposait de cohérence, et personne chez Siel Bleu n’avait de vue d’ensemble à l’échelle nationale : quelles régions peinaient à pourvoir leurs postes, quels sites généraient des candidat·e·s, ou depuis combien de temps un poste restait vacant. Le suivi dépendait de qui, par hasard, pensait à le faire. Si un·e enseignant·e APA était débordé·e, ce fil de communication pouvait disparaître avec lui, et un·e candidat·e pouvait tout simplement ne jamais recevoir de réponse.

Un budget qui excluait la plupart des outils du marché

Le budget d’une association excluait la plupart des logiciels de suivi des candidatures (ATS) commerciaux que Siel Bleu avait étudiés — des outils conçus et tarifés pour des organisations disposant d’un budget recrutement dédié, ce que Siel Bleu n’avait pas. Il fallait un outil pensé pour sa propre réalité, pas un logiciel conçu pour de plus grandes entreprises aux budgets RH plus confortables.

« Ça prenait beaucoup de temps, et ce n’était pas leur métier au départ. »

Ce qui a changé

Une seule personne garde le compte, pas 95 identifiants

Manon ne faisait pas partie de la recherche initiale. Elle était en congé maternité quand Siel Bleu a évalué Join pour la première fois en 2023, avant de reprendre le compte en octobre de la même année. Plutôt que de donner leurs propres identifiants aux responsables régionaux, elle a gardé le compte sous le sien — un choix délibéré, vu à quel point l’expertise en recrutement était peu répandue dans l’organisation. Les équipes régionales ne publient plus leurs propres offres : elles reçoivent une liste de candidat·e·s déjà examinée et triée par secteur, envoyée en un seul e-mail une fois que Manon l’a passée en revue. Un pipeline partagé a remplacé les boîtes mail séparées et les dossiers papier que chaque région tenait auparavant, et des modèles d’e-mails couvrent désormais les invitations en entretien et les refus qu’elle envoie en volume, plutôt que de les rédiger un par un.

Le multi-posting sur toutes les plateformes à la fois

Le multi-posting a remplacé la publication site par site. Chaque offre que Manon publie part désormais automatiquement vers Indeed, LinkedIn, France Travail et l’Apec, en plus de la page carrière de Siel Bleu, sans qu’elle ait à intervenir sur chaque site individuellement. Toucher des sites généralistes, là où les diplômé·e·s STAPS se renseignent déjà, a aussi rendu les candidatures plus régulièrement pertinentes que l’ancienne approche, plus dispersée.

« Pouvoir publier depuis un seul outil, sans avoir à poster partout à la main, ça fait gagner énormément de temps. »

Une question de présélection qui fait un premier tri

Selon le décompte de Manon, une question de présélection, le plus souvent une vérification de qualification, fait un premier tri sur 98 % des offres de Siel Bleu, ce qui lui permet de voir qui a des chances de convenir avant même d’ouvrir un seul CV. L’intégration native de Join avec France Travail signifie que les offres atteignent aussi l’agence nationale pour l’emploi sans étape manuelle supplémentaire de son côté — une plateforme de moins à gérer à la main.

Tout centralisé au même endroit

Depuis l’ouverture du compte en 2023, Siel Bleu a publié 827 offres d’emploi via Join et suivi 3 953 candidat·e·s dans le même système — des chiffres qu’il aurait été impossible de compiler à partir de 95 processus régionaux distincts, chacun avec son propre suivi, ou aucun.

Ce que ça leur a coûté

Un tarif qu’elle peut anticiper

Join facture par offre d’emploi active plutôt que par utilisateur ou par candidature, et le forfait de Manon la plafonne à un nombre fixe qu’elle peut anticiper, plutôt qu’une facture imprévisible sur devis. Ces six derniers mois, elle a maintenu 22 à 25 offres actives en permanence, proche de ce plafond. « Je trouve que ça fonctionne bien. Je sais que je peux publier 25 offres, et tant que je reste sous cette limite, mon prix ne bouge pas », dit-elle. C’est une prévisibilité que l’ancienne approche, région par région et outil par outil, ne lui offrait jamais, où les coûts et la couverture variaient selon le site que telle région utilisait tel mois-là. Trois ans après avoir repris seule la gestion du compte, Manon reste la seule personne à y toucher, et le volume qu’elle gère aujourd’hui aurait été impossible à tenir réparti à nouveau sur 95 processus séparés.

Ce que ça leur a rendu

Ce que ça a rendu aux enseignant·e·s APA, c’est du temps. Les équipes régionales transmettent les offres, les relances par e-mail et les lettres de refus, et reçoivent une shortlist en retour. Manon organise désormais son propre travail autour d’un seul système, là où 95 régions en géraient auparavant 95 différents, chacun avec son propre processus, son propre site, sa propre mémoire de qui attendait encore une réponse. C’est du temps que les enseignant·e·s APA consacrent maintenant à animer des séances auprès des personnes âgées, en situation de handicap ou atteintes de maladies chroniques que Siel Bleu existe pour servir, plutôt qu’à trier des CV entre deux séances.

« Gain de temps. Efficacité. Praticité. Pertinence. »