Comment Dr. Bernhard Burger AG a bâti un recrutement qui passe à l'échelle dans un secteur de niche

La Dr. Bernhard Burger AG avait déjà un compte Join. Personne ou presque ne s’en servait. Quand Elke Sayer a pris en charge le recrutement, elle a décidé d’en faire l’outil central du recrutement, au moment où l’effectif passait de 62 à 80 personnes. Treize mois plus tard, trois postes spécialisés restés vides malgré les cabinets de recrutement étaient pourvus.

L’entreprise, familiale, est installée à Pforzheim, berceau historique de la bijouterie et de l’orfèvrerie allemandes. Elle recycle et affine des métaux précieux, dispose de son propre laboratoire d’analyse, fait du négoce de métaux précieux et fabrique des demi-produits et des bagues. Chez elle, les offres à pourvoir vont des profils techniques et artisanaux aux équipes commerciales et aux développeur·euse·s.

La décision : faire d’un compte à peine utilisé l’outil de tout le recrutement

Quand Elke est arrivée, l’entreprise comptait 62 personnes. Chargée de ressources humaines, elle gère le recrutement en plus de toute la gestion du personnel au quotidien, avec l’appui d’une étudiante salariée en parallèle de ses études. Jusqu’à douze postes étaient ouverts en même temps : production et technique, vente, service client, et un poste clé de spécialiste dans le service informatique existant.

Les candidatures arrivaient dans plusieurs boîtes mail. Il fallait les rattacher à la main à la bonne offre, puis les suivre tout au long de la sélection.

« Nous gérions tout dans des boîtes mail Outlook, ce qui devenait vite très confus à mesure que le volume de recrutement augmentait. Cela n’a rien à voir avec notre façon de travailler aujourd’hui. »

S’y ajoutaient trois autres difficultés. Certains postes sortaient du vivier habituel d’une entreprise de métaux précieux, comme celui de développeur·euse Odoo, le nouvel ERP de la société, et même les cabinets de recrutement ne les pourvoyaient pas depuis longtemps. Sur certaines offres, plus de 200 candidatures arrivaient, chacune lue par Elke, avec un temps considérable passé à écrire les réponses, refus compris.

« Je regarde moi-même chaque candidature. Ce n’est certainement pas un petit nombre, et cela prend beaucoup de temps. »

Les responsables de service, enfin, devaient pouvoir participer à la sélection sans que les dossiers et les retours circulent en permanence par e-mail.

Elke a repris le compte Join existant et construit autour de lui un processus de recrutement commun. Les candidatures y arrivent désormais rattachées à leur offre, et l’état d’avancement de la sélection se lit d’un coup d’œil. « Je n’ai plus besoin de fouiller ma boîte de réception pour savoir qui a postulé à une offre. Je clique simplement sur l’offre, et toutes les candidatures s’affichent aussitôt », explique-t-elle.

Ce que cela a changé en 13 mois

Trois spécialistes recrutés grâce à Join. Avec le multi-posting, l’entreprise diffuse ses offres sur des plateformes comme Indeed, Stepstone ou meinestadt.de et touche ainsi des candidat·e·s pour des postes que les cabinets n’avaient pas réussi à pourvoir. « Join nous a trouvé trois nouveaux collègues dans un domaine technique où nos agences n’arrivaient tout simplement pas à avancer. Comparé au coût d’un cabinet de recrutement, nous économisons vraiment de l’argent. »

Des refus programmés, même avec beaucoup de candidatures. Elke tient à ce que les candidat·e·s reçoivent une réponse au bon moment. Les modèles d’e-mails et l’envoi différé lui permettent de placer les refus en début de semaine, pas juste avant le week-end. « Je connais le processus de candidature par expérience personnelle, donc je sais ce que l’on ressent. Je préfère programmer ces e-mails pour le début de semaine plutôt que de voir quelqu’un recevoir un refus juste avant le week-end. »

Environ dix personnes des services métiers dans la sélection. Grâce aux droits par rôle, les responsables concernés voient dans Join les candidatures de leur périmètre et donnent leur avis. « Chacun reçoit simplement un lien par e-mail pour se connecter, et tout le monde y est arrivé sans difficulté. » Plus besoin de transférer les dossiers : chacun s’appuie sur les mêmes informations et laisse son retour directement dans l’outil.

Un support qui suit les changements à court terme. Au fil de la croissance, les besoins changeaient souvent à court terme. Quand il fallait ouvrir des postes supplémentaires ou débloquer plus de budget, les ajustements se réglaient facilement avec Join, d’après Elke. « Je travaille avec plusieurs équipes de support chez d’autres fournisseurs, mais aucune n’arrive au niveau de celle de Join. »

Le bilan tient en peu de chiffres : de 62 à 80 salariés en 13 mois, avec des profils très variés à recruter en parallèle, trois postes spécialisés pourvus et environ dix responsables associés à la sélection. Le volume a nettement augmenté, mais le processus est resté lisible.

« Notre processus de recrutement est devenu nettement plus structuré. Avant, tout était beaucoup moins organisé. »

Au-delà des chiffres, c’est surtout la façon de travailler ensemble qui a changé : les candidatures et les retours sont au même endroit, les managers s’impliquent directement et la communication avec les candidat·e·s se pilote plus simplement. Malgré le volume, elle continue de lire chaque candidature elle-même.

L’entreprise a encore des besoins en vente comme dans les métiers techniques, et Join a vocation à rester son outil central pour la gestion des candidatures.