Cómo Dr. Bernhard Burger AG construyó una contratación que escala en un sector de nicho

Dr. Bernhard Burger AG es una empresa familiar de metales preciosos con sede en Pforzheim, el centro tradicional de la joyería y la orfebrería alemanas. Su actividad abarca el reciclaje y el reprocesado de metales preciosos, el análisis en laboratorio propio, el comercio de metales preciosos y la fabricación de semiproductos y anillos.

Con el crecimiento aumentó también la necesidad de contratar, y para perfiles muy distintos: personal técnico y artesanal, ventas, desarrollo de software. De la contratación se ocupa Elke Sayer, generalista de RR. HH. Además de captar talento, lleva todo el trabajo operativo de personal, con el apoyo de una estudiante que compagina el trabajo con sus estudios.

En 13 meses la plantilla pasó de 62 a 80 personas. Con Join, la empresa montó un proceso de contratación centralizado, y por esa vía cubrió, entre otros, tres puestos especializados que ni siquiera las agencias de selección externas habían logrado cubrir.

La decisión: convertir una cuenta casi sin uso en el centro de la contratación

Cuando Elke asumió el área de personal y, con ella, la contratación, la empresa tenía 62 personas. Trece meses después eran 80. En algunos momentos había hasta doce puestos abiertos a la vez, desde producción y técnica hasta ventas y atención al cliente, además de un puesto especializado clave dentro del departamento de informática existente.

Las candidaturas llegaban a distintas bandejas de correo; había que asignarlas a mano a cada puesto y seguirlas después a lo largo de la selección. Con más vacantes y más variadas, quedó claro que gestionarlo todo por correo electrónico no tenía futuro.

«Antes lo gestionábamos todo con bandejas de entrada de Outlook, y al crecer el volumen de contratación aquello se volvió sencillamente inmanejable. Eso no tiene nada que ver con nuestra forma de trabajar actual.»

A eso se sumaban otros tres frentes. Algunos puestos quedaban fuera del grupo habitual de candidatos de una empresa de metales preciosos, como el de desarrollo para Odoo, la nueva plataforma ERP de la compañía, y algunos siguieron mucho tiempo sin cubrir incluso con agencias externas. En algunas vacantes entraron más de 200 candidaturas, y Elke las examinaba todas; escribir y enviar las respuestas, sobre todo los descartes, una por una, llevaba mucho tiempo. Y había que implicar a los responsables de cada área sin que los currículos y las valoraciones cruzaran sin parar por el correo.

«Reviso yo misma cada candidatura. No son pocas, desde luego, y lleva mucho tiempo.»

Cuando Elke asumió la contratación, ya existía una cuenta de Join que apenas se usaba. Elke hizo de esa cuenta el lugar único donde se gestionan las candidaturas de Dr. Bernhard Burger AG y construyó sobre ella un proceso común.

Cómo salió: más orden con mucho más volumen

Las candidaturas, en un solo sitio. Hoy llegan a Join y quedan asociadas a su puesto. Se acabó buscar en varias bandejas, y de un vistazo se ve qué candidaturas hay para una vacante y en qué punto está el proceso de selección. «Ya no tengo que revisar mi bandeja de entrada para ver quién se ha presentado a un puesto. Hago clic en el puesto y todas las candidaturas se ven al instante», cuenta Elke.

Los anuncios en varias plataformas llegaron a públicos nuevos. Con el multiposting, la empresa publica sus ofertas en plataformas como Indeed, Stepstone y meinestadt.de. Así encontró candidaturas para puestos que ni las agencias de selección habían conseguido cubrir en mucho tiempo. «Join nos ha traído tres nuevas incorporaciones en un área técnica en la que nuestras agencias simplemente no avanzaban. Comparado con lo que cuesta una agencia de selección, así ahorramos dinero de verdad.»

Comunicación planificada, mejor experiencia para quien se presenta. Aun con muchas candidaturas, a Elke le importa cómo y cuándo recibe respuesta cada persona. Las plantillas de correo y el envío programado facilitan la comunicación y permiten tratar los descartes con más cuidado: se pueden planificar para el inicio de la semana en lugar de que salgan poco antes del fin de semana. «Conozco el proceso de candidatura por experiencia propia y por eso sé cómo se siente. Prefiero programar estos correos para el inicio de la semana antes que alguien reciba un descarte poco antes del fin de semana.»

Los departamentos participan directamente en la selección. Con permisos por rol, los responsables ven en Join las candidaturas que les afectan y dan su valoración. Unas diez personas de distintas áreas colaboran ya así en los procesos de selección. «Cada persona recibe simplemente un enlace por correo para acceder, y todas lo resolvieron sin problemas.» Los currículos ya no hay que reenviarlos, todos trabajan con la misma información y dejan su opinión en el propio sistema.

Un soporte que aguanta los cambios de última hora. Con el crecimiento, las necesidades de contratación cambiaban a menudo de un día para otro. Cuando hicieron falta más puestos o más presupuesto, según Elke se pudo ajustar con Join de forma flexible. «Trabajo con varios equipos de soporte de distintos proveedores, pero ninguno se acerca al de Join.»

Unos 13 meses después de adoptar el proceso estructurado a conciencia, Dr. Bernhard Burger AG gestiona sus candidaturas de forma centralizada, desde una sola plataforma, y un volumen de contratación bastante mayor resulta más manejable que con las bandejas de antes.

De 62 a 80 personas en 13 meses. Al mismo tiempo se cubrieron muchos puestos de perfiles muy diferentes. Join sirvió para organizar y dirigir un proceso de contratación que había crecido con fuerza.

Tres especialistas contratados a través de Join. Sus puestos no se habían cubierto antes, ni siquiera con agencias externas. Los anuncios en distintas plataformas llegaron a públicos adicionales.

Unos diez responsables participan directamente. Revisan en Join a las personas candidatas que les competen y dan su valoración, sin que documentos y respuestas viajen de un correo a otro.

«Nuestro proceso de contratación se ha vuelto mucho más estructurado. Antes todo estaba mucho menos organizado.»

Más allá de las cifras, lo que más ha cambiado es la forma de trabajar juntos: los responsables intervienen en cada selección, candidaturas y valoraciones están en un único lugar, y la comunicación con las personas candidatas se maneja con más sencillez y más criterio. Pese al mayor volumen, Elke sigue mirando personalmente cada candidatura.

Contratar sigue siendo un tema importante para la empresa. Tanto en ventas como en las áreas técnicas hacen falta más personas, y Join debe seguir siendo la plataforma central para gestionar las candidaturas.