Wie die Dr. Bernhard Burger AG in einer Nischenbranche skalierbares Recruiting aufbaute

Die Dr. Bernhard Burger AG ist ein familiengeführtes Edelmetallunternehmen mit Sitz in Pforzheim, dem traditionellen Zentrum der deutschen Schmuck- und Goldschmiedekunst. Das Leistungsspektrum reicht vom Edelmetallrecycling und der Aufarbeitung über die hauseigene Laboranalytik bis zum Edelmetallhandel und zur Produktion von Halbzeugen und Ringen.

Mit dem Wachstum stieg auch der Recruitingbedarf für eine breite Palette an Positionen: von technischen und handwerklichen Fachkräften über Mitarbeitende im Vertrieb bis zu Softwareentwickler:innen. Das Recruiting betreut Personalreferentin Elke Sayer. Neben der Personalgewinnung verantwortet sie die gesamte operative Personalarbeit und wird dabei von einer Werkstudentin unterstützt.

Innerhalb von 13 Monaten wuchs die Belegschaft von 62 auf 80 Mitarbeitende, und die Zahl der zu besetzenden Stellen nahm deutlich zu. Um dieses Volumen strukturiert zu bewältigen, baute die Dr. Bernhard Burger AG mit Join einen zentralen Recruitingprozess auf. Über Join konnten unter anderem drei Spezialistenstellen besetzt werden, bei denen zuvor auch die Suche über externe Personalvermittlungen erfolglos geblieben war.

Die Herausforderung: Viele unterschiedliche Vakanzen und ein Recruitingprozess, der mitwachsen musste

Als Elke Sayer die Personalarbeit und damit das Recruiting bei der Dr. Bernhard Burger AG übernahm, beschäftigte das Unternehmen 62 Mitarbeitende. Dreizehn Monate später waren es 80. Zeitweise waren bis zu zwölf Stellen gleichzeitig zu besetzen, von Produktion und Technik über Vertrieb und Kundenservice bis zu einer wichtigen Spezialistenrolle in der bestehenden IT-Abteilung.

Elke betreut den gesamten Recruitingprozess, unterstützt von einer Werkstudentin. Mit der steigenden Zahl und Vielfalt der Vakanzen wurde schnell klar, dass das Bewerbungsmanagement über E-Mail-Postfächer auf Dauer nicht mehr praktikabel war.

Bewerbungen in verschiedenen Postfächern. Sie gingen über unterschiedliche Postfächer ein, mussten von Hand den jeweiligen Stellen zugeordnet und im weiteren Auswahlprozess nachgehalten werden.

„Früher haben wir alles über Outlook-Postfächer verwaltet, was mit zunehmendem Recruitingvolumen einfach sehr unübersichtlich wurde. Das ist mit unserer heutigen Arbeitsweise überhaupt nicht zu vergleichen.“

Spezialistenstellen außerhalb des klassischen Bewerberkreises. Einige Positionen lagen außerhalb des üblichen Kandidat:innenpools eines Edelmetallunternehmens, etwa eine Entwicklerstelle für Odoo, die neue ERP-Plattform des Unternehmens. Auch mit externen Personalvermittlungen blieben manche dieser Stellen lange unbesetzt.

Sehr hohe Bewerberzahlen. Auf einzelne Stellen gingen teilweise mehr als 200 Bewerbungen ein. Jede wurde geprüft. Entsprechend zeitaufwendig war die Kommunikation mit den Bewerbenden, vor allem das individuelle Erstellen und Versenden von Absagen.

„Ich sehe mir jede einzelne Bewerbung selbst an. Das ist sicherlich keine geringe Anzahl, und es kostet viel Zeit.“

Die Fachbereiche einbinden. Die Verantwortlichen sollten möglichst unkompliziert in den Auswahlprozess eingebunden werden, ohne dass Bewerbungsunterlagen und Rückmeldungen fortlaufend per E-Mail hin- und hergehen.

Die Lösung: Ein bestehendes Konto wird zur zentralen Recruitingplattform

Als Elke das Recruiting übernahm, gab es bereits ein Join-Konto, das bis dahin kaum genutzt wurde. Sie machte Join zum zentralen Werkzeug für das Bewerbermanagement der Dr. Bernhard Burger AG und baute darüber einen einheitlichen Recruitingprozess auf.

Ein zentraler Bewerbungsprozess statt verschiedener Postfächer. Bewerbungen laufen heute zentral in Join ein und sind direkt der jeweiligen Stelle zugeordnet. Die Suche in unterschiedlichen Postfächern entfällt, und auf einen Blick ist zu sehen, welche Bewerbungen zu einer Stelle vorliegen und wie weit der Auswahlprozess ist. „Ich muss nicht mehr meinen Posteingang durchsuchen, um zu sehen, wer sich auf eine Stelle beworben hat. Ich klicke einfach auf die Stelle, und alle Bewerbungen sind sofort sichtbar”, sagt Elke.

Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen erreichten neue Zielgruppen. Per Multiposting veröffentlicht die Dr. Bernhard Burger AG Anzeigen auf Plattformen wie Indeed, Stepstone und meinestadt.de. So erreichte sie Kandidat:innen für Positionen, die auch über Personalvermittlungen lange nicht zu besetzen waren. „Join hat uns drei neue Kolleg:innen in einem technischen Bereich vermittelt, in dem unsere Agenturen einfach nicht weiterkamen. Im Vergleich zu den Kosten einer Personalvermittlung sparen wir dadurch bares Geld.”

Geplante Kommunikation für eine bessere Candidate Experience. Auch bei hohen Bewerberzahlen ist Elke wichtig, wie und wann Bewerbende eine Rückmeldung erhalten. E-Mail-Vorlagen und der zeitversetzte Versand erleichtern die Kommunikation und erlauben einen bewussteren Umgang mit Absagen: Sie lassen sich gezielt für den Wochenanfang einplanen, statt kurz vor dem Wochenende rauszugehen. „Ich kenne den Bewerbungsprozess aus eigener Erfahrung und weiß daher, wie es sich anfühlt. Ich plane diese E-Mails lieber für den Wochenbeginn, als dass jemand kurz vor dem Wochenende eine Absage erhält.”

Fachbereiche arbeiten direkt im Auswahlprozess mit. Über rollenbasierte Zugriffsrechte sehen die zuständigen Führungskräfte in Join die Bewerbungen, die sie betreffen, und geben ihre Einschätzung ab. Rund zehn Personen aus verschiedenen Bereichen arbeiten inzwischen so in den Auswahlprozessen mit. „Jeder erhält einfach einen Link per E-Mail zum Einloggen, und alle haben das problemlos hinbekommen.” Bewerbungsunterlagen müssen nicht mehr weitergeleitet werden, alle Beteiligten arbeiten auf derselben Informationsgrundlage und geben ihr Feedback direkt im System.

Support, der auch kurzfristige Veränderungen mitträgt. Mit dem Wachstum änderte sich der Recruitingbedarf immer wieder kurzfristig. Wenn zusätzliche Stellen oder mehr Budget nötig waren, ließen sich die Anpassungen nach Elkes Aussage flexibel mit Join abstimmen. „Ich arbeite mit mehreren anderen Support-Teams verschiedener Anbieter zusammen, aber keines kommt an das von Join heran.”

Die Ergebnisse: Mehr Struktur trotz deutlich gestiegenem Recruitingvolumen

Rund 13 Monate nach der konsequenten Einführung des strukturierten Prozesses wickelt die Dr. Bernhard Burger AG ihr Bewerbermanagement zentral über eine Plattform ab. Ein deutlich höheres Recruitingvolumen lässt sich so strukturierter bewältigen als zuvor mit verschiedenen Postfächern.

62 auf 80 Mitarbeitende innerhalb von 13 Monaten. Parallel zum Wachstum konnte eine Vielzahl sehr unterschiedlicher Positionen besetzt werden. Join unterstützte dabei die zentrale Organisation und Steuerung des stark gewachsenen Recruitingprozesses.

Drei Spezialist:innen über Join eingestellt. Ihre Positionen waren zuvor auch mit externen Personalvermittlungen nicht besetzt worden. Die Anzeigen auf verschiedenen Plattformen erreichten zusätzliche Zielgruppen.

Rund zehn Führungskräfte und Verantwortliche sind direkt eingebunden. Sie prüfen die für sie relevanten Kandidat:innen in Join und geben ihre Einschätzung ab, ohne dass Unterlagen und Rückmeldungen per E-Mail hin- und hergeschickt werden.

„Unser Einstellungsprozess ist deutlich strukturierter geworden. Früher war alles viel weniger organisiert.“

Neben den Zahlen hat sich vor allem die Zusammenarbeit verändert: Die Führungskräfte bringen sich direkt in den jeweiligen Auswahlprozess ein, Bewerbungen und Rückmeldungen liegen an einem Ort, und die Kommunikation mit Kandidat:innen lässt sich einfacher und bewusster steuern. Trotz des höheren Volumens behält Elke den persönlichen Blick auf jede einzelne Bewerbung.

Recruiting bleibt für die Dr. Bernhard Burger AG ein wichtiges Thema. Sowohl im Vertrieb als auch in technischen Bereichen besteht weiterer Personalbedarf, und Join soll auch künftig die zentrale Plattform für das Bewerbermanagement sein.