Hoe Dr. Bernhard Burger AG in een nichesector een recruitmentmotor bouwde die meegroeit

Dr. Bernhard Burger AG is een familiebedrijf in edelmetaal uit Pforzheim, het traditionele centrum van de Duitse sieraden- en goudsmeedkunst. Het bedrijf recycelt en bewerkt edelmetaal, analyseert het in een eigen laboratorium, handelt erin en maakt halffabricaten en ringen.

In 13 maanden tijd groeide de organisatie van 62 naar 80 medewerkers. Het aantal openstaande functies nam daarbij flink toe. Daarvoor bouwde het bedrijf met Join één centraal recruitmentproces, en via Join werden onder meer drie specialistische functies vervuld waarvoor ook externe recruitmentbureaus eerder geen kandidaat hadden gevonden.

Hoe het was: sollicitaties in losse postvakken, en een proces dat moest meegroeien

Toen Elke Sayer de HR-taken en daarmee het recruitment overnam, werkten er 62 mensen bij het bedrijf. Dertien maanden later waren dat er 80. Soms stonden tot twaalf vacatures tegelijk open, van productie en techniek tot verkoop en klantenservice, plus een belangrijke specialistische rol binnen de bestaande IT-afdeling. Naast het werven doet Elke de volledige operationele HR en een werkstudent helpt haar daarbij.

Sollicitaties kwamen binnen in verschillende postvakken. Ze moesten met de hand aan de juiste vacature worden gekoppeld en daarna door het hele selectieproces worden gevolgd.

“Vroeger beheerden we alles via Outlook-postvakken, en dat werd met het groeiende recruitmentvolume gewoon heel onoverzichtelijk. Dat is totaal niet te vergelijken met hoe we nu werken.”

Sommige functies lagen buiten de gebruikelijke kandidatenpool van een edelmetaalbedrijf, zoals een ontwikkelaar voor Odoo, het nieuwe ERP-platform van het bedrijf. Ook met externe recruitmentbureaus bleven sommige van die functies lang open staan.

Op enkele vacatures kwamen bovendien meer dan 200 sollicitaties binnen. Elke bekeek ze allemaal zelf, en de communicatie met kandidaten, vooral het stuk voor stuk schrijven en versturen van afwijzingen, kostte evenredig veel tijd.

“Ik bekijk elke sollicitatie zelf. Dat is zeker geen klein aantal, en het kost veel tijd.”

Ook de mensen uit de afdelingen moesten eenvoudig bij de selectie betrokken kunnen worden, zonder dat cv’s en reacties voortdurend per e-mail heen en weer gaan.

Wat er veranderde: een bijna ongebruikt account werd het centrale platform

Toen Elke het recruitment overnam, had het bedrijf al een Join-account, dat tot dan toe nauwelijks werd gebruikt. Zij maakte Join tot het vaste werkgereedschap voor sollicitatiebeheer en zette daar één uniform proces omheen.

Eén plek voor alle sollicitaties. Sollicitaties komen nu centraal binnen in Join en hangen direct aan de juiste vacature. Zoeken in verschillende postvakken hoeft niet meer, en in één oogopslag is te zien welke sollicitaties er zijn en hoe ver de selectie is. “Ik hoef mijn inbox niet meer door te zoeken om te zien wie op een vacature heeft gesolliciteerd. Ik klik gewoon op de vacature en alle sollicitaties zijn direct zichtbaar”, zegt Elke.

Vacatures op meerdere platforms. Met multiposting plaatst het bedrijf zijn vacatures onder meer op Indeed, Stepstone en meinestadt.de. Zo bereikte het kandidaten voor functies die ook via bureaus lange tijd niet te vervullen waren. “Join heeft ons drie nieuwe collega’s bezorgd in een technisch vakgebied waar onze bureaus gewoon niet verder kwamen. Vergeleken met wat een recruitmentbureau kost, besparen we daardoor echt geld.”

Berichten op een bewust moment. Ook bij grote aantallen sollicitaties vindt Elke het belangrijk hoe en wanneer kandidaten antwoord krijgen. Met e-mailsjablonen en uitgestelde verzending gaat dat sneller en kan ze afwijzingen gericht aan het begin van de week laten versturen in plaats van vlak voor het weekend. “Ik ken het sollicitatieproces uit eigen ervaring en weet dus hoe het voelt. Ik plan deze e-mails liever aan het begin van de week in dan dat iemand vlak voor het weekend een afwijzing krijgt.”

De afdelingen kijken direct mee. Via rolgebonden toegangsrechten zien de verantwoordelijke leidinggevenden in Join de sollicitaties die voor hen relevant zijn en geven ze hun inschatting. Zo werken inmiddels ongeveer tien mensen uit verschillende afdelingen mee aan selecties. “Iedereen krijgt gewoon een link per e-mail om in te loggen, en iedereen heeft dat probleemloos voor elkaar gekregen.” Cv’s hoeven niet meer te worden doorgestuurd: iedereen werkt met dezelfde informatie en geeft feedback direct in het systeem.

Support die ook wijzigingen op korte termijn opvangt. Door de groei veranderde de recruitmentbehoefte steeds weer op korte termijn. Als er extra functies of meer budget nodig waren, kon dat volgens Elke soepel met Join worden afgestemd. “Ik werk met meerdere andere supportteams van verschillende aanbieders samen, maar geen enkel team haalt het bij dat van Join.”

Wat het opleverde: meer overzicht bij een veel hoger volume

Zo’n 13 maanden nadat het gestructureerde proces consequent werd ingevoerd, loopt het sollicitatiebeheer van Dr. Bernhard Burger AG via één platform. Een flink groter recruitmentvolume is zo beter te overzien dan met losse postvakken.

Van 62 naar 80 medewerkers in 13 maanden. Tegelijk met de groei kon het bedrijf zeer uiteenlopende functies vervullen. Join hielp bij de centrale organisatie en aansturing van een recruitmentproces dat sterk was gegroeid.

Drie specialisten aangenomen via Join. Hun functies waren eerder ook met externe recruitmentbureaus niet ingevuld. De vacatures op verschillende platforms bereikten extra doelgroepen.

Ongeveer tien leidinggevenden en verantwoordelijken zijn direct betrokken. Ze beoordelen de kandidaten die voor hen relevant zijn in Join en geven hun inschatting, zonder dat stukken en reacties per e-mail heen en weer gaan.

“Ons wervingsproces is een stuk gestructureerder geworden. Vroeger was alles veel minder georganiseerd.”

Naast de cijfers veranderde vooral de samenwerking: leidinggevenden doen direct mee in het selectieproces, sollicitaties en reacties staan op één plek, en de communicatie met kandidaten is eenvoudiger en bewuster te sturen. Ondanks het hogere volume houdt Elke persoonlijk zicht op elke sollicitatie.

Recruitment blijft voor het bedrijf een belangrijk thema. Zowel in de verkoop als in technische functies is er meer personeel nodig, en de bedoeling is dat Join ook de komende tijd het centrale platform voor sollicitatiebeheer blijft.