MARTENS & PRAHL: selezione condivisa fra oltre 90 sedi

MARTENS & PRAHL riunisce oltre novanta società di intermediazione assicurativa in Germania, ciascuna con la propria identità e i propri responsabili. La selezione è coordinata dalla holding di Lubecca, dove il gruppo è stato fondato nel 1898. Nel periodo raccontato, più di mille dipendenti lavoravano nelle società partner.

Novanta sedi, candidature inoltrate per email

Quando Josephine Stresius è arrivata nel gruppo, la funzione di selezione seguiva centralmente l’intero percorso, mentre i colloqui si svolgevano presso le singole società. Le posizioni da gestire erano circa ottantacinque all’anno. Il lavoro richiedeva di coordinare responsabili con ruoli ed esperienze molto diversi.

Le candidature arrivavano via email e venivano inoltrate alla persona incaricata del colloquio. Dopo l’invio, il team centrale non vedeva più se il profilo fosse stato letto o quanto fosse rimasto in attesa. Gestire gli accessi ai dati delle diverse società attraverso questo scambio era complicato.

Per pubblicare un annuncio occorreva anche passare da un fornitore esterno: inviare le informazioni, aspettare la conferma e sollecitare in caso di ritardi. Il processo richiedeva circa una settimana. Intanto, il monitoraggio delle candidature restava nei fogli di calcolo.

«Il problema più grande con Excel è la paura di dimenticare qualcuno saltando una riga, di perdere una candidatura. Con Join è difficile che succeda.»

Un anno di prova nella holding

Il responsabile di Josephine ha scoperto Join a una fiera e le ha affidato la valutazione. Lei ha aperto un account, pubblicato alcune posizioni e seguito un processo completo di assunzione. «Join si capisce abbastanza da solo. Così l’ho provato. E ha funzionato», ricorda.

Dopo un anno di prova nella holding, il gruppo ha esteso l’uso alle società partner. Josephine ha preparato un manuale per i responsabili delle assunzioni. Il team marketing ha coordinato una comunicazione interna e un breve incontro; a chi aveva bisogno di aiuto, Josephine proponeva una dimostrazione con condivisione dello schermo.

Con i team di assunzione e gli accessi assegnati per ruolo, ogni responsabile poteva seguire le posizioni di propria competenza. Il gruppo ha così ridotto l’inoltro dei CV e reso più chiaro chi dovesse consultare le candidature delle diverse società.

Cinque minuti per pubblicare direttamente

Josephine ha iniziato a inserire gli annunci in Join, senza attendere il fornitore esterno. Nel processo descritto, la pubblicazione richiedeva circa cinque minuti e gli annunci venivano sincronizzati con i siti aziendali e i portali collegati. Le prime candidature arrivavano nello stesso giorno o in quello successivo, rispetto all’attesa di circa una settimana del sistema precedente.

Il percorso delle candidature mostrava l’avanzamento e le note a chi aveva accesso alla posizione. Il team poteva così seguire l’impegno a rispondere entro cinque giorni lavorativi. Josephine interveniva quando mancava un riscontro:

«Se un responsabile delle assunzioni non ha risposto, lo chiamo direttamente. Questo accorcia moltissimo l’intero processo, anche per le persone candidate.»

Per preparare i colloqui e condividere le informazioni, usava le schede di valutazione:

«Le schede di valutazione mi danno una struttura. So quali informazioni mi mancano e posso prepararle in modo chiaro per il responsabile delle assunzioni. Le legge e trova tutto ciò che gli serve.»

Quando il team contabile interno ha dovuto assumere con urgenza tre persone, le domande di preselezione e la vista delle candidature hanno aiutato a seguire la ricerca. Tutte e tre le posizioni sono state coperte.

«Quando la nostra recruiter più esperta, che ha lavorato anche nell’headhunting, ha visto Join e ha detto: “Wow, possiamo fare tutto questo con un solo strumento?”, ho capito che eravamo sulla strada giusta.»

Il primo anno: venticinque assunzioni tramite Join

Nel primo anno completo, mentre il gruppo stava ancora coinvolgendo le società partner, venticinque assunzioni sono passate da Join. Il resoconto indica circa duemila candidature gestite e settantasette utenti attivi.

Il team centrale poteva vedere dove si trovassero le candidature e quali risposte mancassero. Per Josephine, questa visibilità si rifletteva anche nell’esperienza di chi aveva inviato il CV: «Le persone candidate ricevono molte più informazioni sulla propria situazione. La candidatura non finisce nel nulla».

Anche responsabili inizialmente restii al cambiamento hanno cominciato a usare il sistema. Josephine collegava l’adozione all’utilità pratica nel lavoro quotidiano e apprezzava la possibilità di proporre miglioramenti:

«Il team di Join ascolta davvero. Puoi dire “questa funzione sarebbe utile” e qualcuno ci lavora concretamente. Per noi conta.»