Hiring-Plan
Ein Hiring-Plan legt fest, welche Stellen ein Unternehmen in einem Zeitraum besetzen will: mit Termin, Budget, Zuständigen und Suchwegen. Er folgt aus der Personalbedarfsplanung und wird pro Stelle durch ein kurzes Briefing ergänzt.
Von der Personalbedarfsplanung zum Hiring-Plan
Die Personalbedarfsplanung klärt, wann und wo wie viele Mitarbeitende nötig sind. Lexware unterscheidet den Bruttopersonalbedarf, also den Einsatzbedarf plus eine Reserve, vom Nettopersonalbedarf: Davon gehen der vorhandene Bestand und bereits eingeplante Einstellungen ab, erwartete Abgänge kommen hinzu. Der Nettobedarf ist die Lücke, die Einstellungen schließen sollen.
12 − 10 − 1 + 2 = 3
3 Stellen zu besetzen
Ein Team braucht 12 Vollzeitstellen (Bruttobedarf), hat 10 besetzt, eine Einstellung ist bereits zugesagt, und zwei Abgänge sind absehbar. Daraus ergibt sich ein Nettobedarf von drei Stellen.
Fiktive Zahlen zur Veranschaulichung der Rechenlogik; keine Richtgröße für ein Unternehmen.
Der Hiring-Plan übersetzt dieses Ergebnis in Arbeit. Er hält für jede der Stellen fest:
- Zeitpunkt: Wann soll die Person anfangen? Rechnen Sie von diesem Termin zurück und berücksichtigen Sie die Kündigungsfrist der Kandidat:innen. Die gesetzliche Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, in einer vereinbarten Probezeit zwei Wochen; ein Tarifvertrag kann abweichende Fristen vorsehen, der Arbeitsvertrag längere, kürzere nur in engen Grenzen (§ 622 BGB). Fragen Sie deshalb im Verfahren früh nach der tatsächlichen Frist.
- Budget: Das Gehaltsband und die Kosten für Anzeigen oder Dienstleister.
- Zuständige: Wer führt die Gespräche, wer entscheidet, wer hält den Kontakt zu den Bewerber:innen?
- Suchwege: Wo suchen Sie zuerst, und wann greifen Sie zu einem zweiten Kanal? Mehr dazu unter Sourcing.
Bei mehreren Stellen gleichzeitig zeigt der Plan auch, welche Besetzung Vorrang hat.
Wenn es einen Betriebsrat gibt
Betriebsräte werden in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmer:innen gewählt, von denen drei wählbar sind (§ 1 BetrVG). Wo einer besteht, muss der Arbeitgeber ihn über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf und die daraus folgenden personellen Maßnahmen, rechtzeitig und umfassend anhand von Unterlagen unterrichten; der Betriebsrat kann außerdem Vorschläge zur Personalplanung machen (§ 92 BetrVG). Der Hiring-Plan ist eine naheliegende Unterlage dafür.
Dazu kommt die einzelne Einstellung: Ab einer Unternehmensgröße von in der Regel mehr als 20 Wahlberechtigten muss der Arbeitgeber den Betriebsrat unterrichten und seine Zustimmung einholen; nach der Unterrichtung hat der Betriebsrat eine Woche Zeit, die Zustimmung zu verweigern (§ 99 BetrVG). Planen Sie diese Wochen im Zeitplan ein. Welche Pflichten in Ihrem Betrieb gelten, hängt von Größe und Betriebsverfassung ab und lässt sich im Zweifel arbeitsrechtlich klären.
Pro Stelle ein Briefing
Der Plan sagt, welche Stellen anstehen. Für jede einzelne Stelle gehört ein kurzes Briefing dazu, das vor der Stellenanzeige entsteht und von der Hiring Manager:in und der Bereichsleitung bestätigt wird:
- Warum die Rolle existiert: die Lücke und die Erfolgskriterien für das erste Jahr.
- Muss- und Kann-Anforderungen: gemeinsam festgelegt, nicht erst im Gespräch ausgehandelt.
- Vergütungsspanne: mit der Finanzverantwortung abgestimmt.
- Interview-Panel: wer welche Dimension prüft, und wie viele Runden vorgesehen sind.
- Wunsch-Starttermin: aus dem Gesamtplan abgeleitet.
Ohne abgestimmte Kriterien streitet das Team in jedem Debrief neu darüber, wen es sucht. Ohne vorab festgelegtes Gehaltsband verhandeln Sie mit der Wunschperson unter Zeitdruck. Das Briefing ist der Bezugspunkt, wenn die Suche mittendrin abzudriften droht.