Wie evenito aus einem Ein-Personen-Recruiting strukturierte Prozesse gebaut hat

evenito ist ein Zürcher B2B-SaaS-Unternehmen und entwickelt Event-Management-Software für einige der größten Organisationen in der Schweiz und in Deutschland. Zu den Kunden zählen SBB, Swiss Life und DZ BANK, pro Monat werden über 1.500 Events abgewickelt, und das Unternehmen wächst seit der Gründung 2016 stetig. Aus einem kleinen Team sind rund 50 Personen geworden, allein 2025 kamen 15 neue Mitarbeitende dazu, ein Plus von 30 % bei der Belegschaft. Den größten Teil dieses Wegs hat CEO Tobias Giger das Recruiting selbst gesteuert, mit Join als einzigem Werkzeug. Auch heute läuft nahezu das gesamte Recruiting über Join, und nach mehr als sieben Jahren hat das Team einen Wechsel nie erwogen.

Die Herausforderung: Wachsen ohne ein System für Recruiting

Als evenito begann, in größerem Umfang einzustellen, gab es weder eine People-Funktion noch eine Recruiting-Infrastruktur. Bewerbungen kamen per E-Mail. Lebensläufe lagen in Ordnern. Es gab keinen gemeinsamen Blick darauf, wer sich beworben hatte, wo jemand im Prozess stand oder wer sich kümmern sollte.

Tobias übernahm jede Einstellung persönlich, vom Schreiben der Stellenanzeige bis zum letzten Gespräch.

Bewerbungen verteilt über E-Mail-Postfächer, ohne zentrale Erfassung. „Vor Join landete jede Bewerbung per E-Mail oder LinkedIn-Nachricht in irgendeinem Postfach. Es gab keinen einzigen Ort, an dem man Kandidat:innen nachhalten oder sehen konnte, wo jemand steht”, sagt Tobias. Keine Pipeline, keine gemeinsame Sicht, keine Möglichkeit sicherzustellen, dass nichts untergeht. Das Team versuchte es mit einer gemeinsamen Sammeladresse, gab das aber schnell wieder auf, weil sich nicht nachvollziehen ließ, wer wem geantwortet hatte.

Führungszeit floss in Recruiting-Verwaltung statt in Strategie. Zusätzlich zu Produktstrategie und Geschäftsführung lagen jedes Screening-Gespräch, jedes Interview, jede Absage und jede Rückmeldung bei Tobias. Jeder manuelle Schritt drohte einen Prozess zu verlangsamen, in dem die besten Kandidat:innen nicht warten.

Uneinheitliche Bewertung, sobald mehrere Personen mitentschieden. Als evenito wuchs und mehr Menschen Gespräche führten, fehlte ein gemeinsames System zur Bewertung. Feedback lag in einzelnen Dokumenten oder nirgendwo. Verschiedene Teams stellten verschiedene Fragen. Die Maßstäbe unterschieden sich.

Bewerbungsmengen, die sich nicht filtern ließen. Eine einzige Ausschreibung für UX/UI-Design in Deutschland brachte innerhalb von Wochen 600 Bewerbungen. Ohne automatisches Screening kostete die Durchsicht Stunden.

„Wenn nicht alles an einem Ort organisiert ist, wird das Team frustriert. Mit Dutzenden Tabellen geht ständig etwas schief. Man verliert komplett den Überblick.”

Die Lösung: Vom Postfach zur Infrastruktur

Tobias entschied sich früh für Join. 18 Minuten nach dem Anlegen des Kontos war die erste Stelle veröffentlicht. Der erste Reiz war schlicht: ein Ort für alle Bewerbungen, geregelter Zugriff auf Kandidat:innen-Daten und eine Plattform, die Bewerbende im deutschsprachigen Markt schon kannten. „Kandidat:innen in unserem Markt kennen Join und bewerben sich darüber. Diese Vertrautheit war wichtig für ein junges Unternehmen, das seine Arbeitgebermarke noch aufbaute”, sagt er.

Eine zentrale Pipeline machte Recruiting im Alleingang tragfähig

Mit der Recruiting-Pipeline landete jede Bewerbung über alle offenen Stellen hinweg in einer strukturierten Ansicht. Lebensläufe, Anschreiben und Kontaktdaten lagen an einem Ort. Jede Bewerbung, ob für eine Engineering-Stelle in Zürich oder Business Development in Hamburg, kam im selben System an. Das Team sah, wer sich wann beworben hatte und wo die Person stand. Für jemanden, der Recruiting allein steuert, war dieser Überblick der Unterschied zwischen einem funktionierenden Prozess und einem, der vom Gedächtnis abhing.

Scorecards und gemeinsame Notizen vereinheitlichten die Bewertung

Jahrelang lagen Gesprächsfeedback und Bewertungen bei evenito auf einzelnen Geräten und in getrennten Dokumenten. Als Tobias anfing, Einstellungen an Bereichsleitungen abzugeben, ließ sich das nicht mehr skalieren. Das Team führte Scorecards und Notizen ein, um die Bewertung zu vereinheitlichen. Gemeinsame Scorecard-Vorlagen sorgten dafür, dass über Bereiche hinweg dieselben Fragen gestellt wurden. Interne Notizen liegen heute direkt am Profil und sind für alle sichtbar, die an einer Entscheidung beteiligt sind, sodass jede Person denselben Kontext hat. „Die Basics wie Stellen veröffentlichen und Bewerbungen nachhalten haben uns den Start ermöglicht. Der tiefere Nutzen kam aber über Funktionen wie Scorecards und Notizen”, sagt Tobias. „Da ist der Prozess wirklich erwachsen geworden.”

Screening-Fragen begrenzten die Menge, ohne die Qualität zu senken

Manche Stellen zogen weit mehr Bewerbungen an, als das Team von Hand prüfen konnte. Kamen Hunderte Bewerbungen auf eine Stelle, ließen sich über Screening-Fragen automatische Filter setzen, etwa Sprachanforderungen oder Verfügbarkeit, sodass unpassende Profile aussortiert wurden, bevor jemand einen Lebenslauf öffnete. Für einige Stellen verlangte das Team zusätzlich einen festgelegten Satz im Anschreiben, um zu prüfen, ob die Stellenanzeige tatsächlich gelesen worden war.

Ein Tool für eine Person, das ein ganzes Team trug

Jahrelang führte Tobias das Recruiting bei evenito allein in Join, ohne Einarbeitung. „80 % versteht man sofort”, sagt er. „Man kann eine Stelle veröffentlichen, Bewerbungen empfangen und sie durch die Pipeline schieben. Es ist intuitiv.”

Diese Einfachheit machte das Skalieren leicht. Als evenito Mitte 2025 eine People-Verantwortliche einstellte, musste niemand das Recruiting neu denken. Prozess, Bewerbungshistorie und Abläufe lagen bereits zentral in Join, also konnte die neue Funktion direkt in ein funktionierendes System einsteigen, statt eines aufzubauen. Rollen und Rechte klärten die Zuständigkeiten, während die gemeinsamen Funktionen alle auf demselben Stand hielten. Aus einer Ein-Personen-Aufgabe wurde ein strukturierter Teamprozess, ohne Werkzeugwechsel.

Angepasste Kommunikation, die zur Stimme des Unternehmens passt

Auch die Kommunikation mit Bewerbenden konnte evenito zu seiner eigenen machen. Das Team passte die automatischen E-Mails an die Tonalität des Unternehmens an und schuf so ein persönlicheres, durchgängiges Erlebnis. Die Karriereseite wurde ebenfalls zu einem stärkeren Abbild des Unternehmens, mit Bildern, Zitaten und Video statt einer generischen Ausschreibung.

„Wenn Sie mehr als fünf Menschen pro Jahr einstellen und noch mit Excel und E-Mail arbeiten, gibt Join nicht nur Ihnen ein besseres Erlebnis, sondern Ihren Kandidat:innen ein zehn- bis zwanzigmal besseres.”

Die Ergebnisse: Ein Recruiting-System, das mitgewachsen ist

Die Ergebnisse bei evenito zeigen sich nicht in einer einmaligen Prozessverbesserung, sondern in einem Recruiting, das über Jahre des Wachstums verlässlich geblieben ist. Was als einfache Möglichkeit begann, damit Tobias Bewerbungen allein verwalten konnte, ist heute das zentrale System eines mehrköpfigen Teams.

Eine verlässliche Quelle über alle Bereiche und Stellen hinweg. Jede Bewerbung, ob Engineering, Sales, Marketing, Customer Success oder Operations, wird über Pipelines nachgehalten. Keine verlorenen Lebensläufe, keine verstreuten Verläufe.

Ein Prozess, den das ganze Team nutzt. Heute arbeiten sieben aktive Nutzer:innen in mehr als 60 Sitzungen pro Woche in Join. Recruiting hängt damit nicht mehr an einer Person, sondern ist im Team verankert. Dass alle Schritte an einem Ort liegen, vom Veröffentlichen über das Nachhalten und Bewerten bis zu Kommunikation und Gesprächen, ist der Grund, warum das funktioniert.

Über sieben Jahre als Kunde, ohne Anlass zu wechseln. Aus einem CEO, der alles allein machte, ist ein System mit mehreren Rollen geworden, in dem Hiring Manager:innen, Team-Leads und die Geschäftsführung klar abgegrenzte Aufgaben haben. Das System funktionierte vom ersten Tag an und funktionierte weiter, während das Unternehmen um das Zehnfache wuchs. „Ich kann mich nicht erinnern, wie wir früher anders rekrutiert haben”, sagt Tobias.

„Join ist ein sehr hilfreiches, einfach zu bedienendes Tool, mit dem evenito das Recruiting vereinfacht, digitalisiert und modernisiert. Wenn Sie von der Gründer-Einstellung zu einem mehrköpfigen Team wachsen, brauchen Sie ein System, das jede Bewerbung, jedes Gespräch, jede Notiz und jede Rückmeldung an einem Ort hält.”

Über die Plattform hinaus hat Join geprägt, wie evenito Recruiting als Disziplin versteht. Der strukturierte Prozess gab Tobias die Sicherheit, sich aus dem Tagesgeschäft zurückzuziehen und sich auf die kulturelle Einschätzung in der letzten Phase zu konzentrieren. Die Rückmeldungen von Bewerbenden sind durchgehend positiv, was er direkt auf die markengeprägte, menschliche Kommunikation zurückführt.

Aktuell besetzt evenito Stellen in Sales, Account Management und Customer Success und nutzt gebuchte Stellenanzeigen, um die Reichweite über Stepstone in den deutschen Markt auszuweiten. Das Team verfeinert den Prozess weiter, ergänzt Gehaltsangaben in Anzeigen, baut einen Talentpool auf und probiert neue Screening-Methoden aus. Nach fast sieben Jahren wird die Zusammenarbeit mit Join weiter ausgebaut.

evenito zeigt, dass das richtige Bewerbermanagementsystem nicht nur das Problem von heute löst. Es wächst mit dem Unternehmen, passt sich neuen Teamstrukturen an und liefert lange nach der ersten Stellenanzeige weiter Nutzen.