56 Stellen, null Agenturkosten, 90 % geringere Kosten: Wie die Swiss Startup Association ihr Team mit Join aufbaute

2020 gegründet, ist die Swiss Startup Association der offizielle nationale Startup-Verband der Schweiz. Er setzt sich für bessere regulatorische Rahmenbedingungen ein, veranstaltet 150–170 Events im Jahr und vernetzt 1.900 Mitglieder über alle vier Sprachregionen des Landes. Mit nur 11 Vollzeitmitarbeitern und ohne eigenen Recruiter muss die Organisation bei jedem Tool, das sie einführt, bewusst vorgehen. Das Recruiting ist keine Ausnahme.

Ein Verband mit 1.900 Mitgliedern, einem siebenköpfigen Team und null Recruitern

Raphael Tobler, Präsident der Swiss Startup Association, trägt viele Hüte. Das Recruiting ist einer davon. Wenn der Verband jemanden einstellen will, ist es Tobler — nicht eine HR-Abteilung — der die Stelle veröffentlicht, Bewerbungen prüft und den Prozess von Anfang bis Ende steuert.

Diese Einschränkung prägt alles. Es gibt keine Toleranz für Komplexität, kein Budget für Agenturgebühren und keine Zeit, mehrere Plattformen zu verwalten. Das Tool muss sofort funktionieren und nicht im Weg stehen.

„Ein Recruiting-Tool muss so schnell, einfach und unkompliziert wie möglich laufen. Genau darum geht es.”

Recruiting von Grund auf: kein Budget, kein Recruiter, kein Platz für Chaos

Vor Join stieß das Recruiting bei der Swiss Startup Association auf dieselbe Mauer, vor der die meisten kleinen Schweizer Non-Profits stehen: Die etablierten Jobplattformen waren teuer und langsam.

Klassische Schweizer Jobportale verlangten 1.000–2.000 Franken pro Anzeige — ohne garantiertes Ergebnis. Für eine schlanke Organisation mit sorgfältig kalkuliertem Budget war es schwer zu rechtfertigen, das im Voraus zu zahlen, ohne Gewissheit, die richtige Person zu finden. Und selbst wenn Ergebnisse kamen, blieben sie oft aus.

Die manuelle Verteilung über mehrere Portale fraß Zeit, die niemand hatte. Jede Plattform hatte ihr eigenes Login, ihr eigenes Formular, ihre eigenen Eigenheiten. Eine einzige Stelle zu veröffentlichen, bedeutete, dieselbe Arbeit über mehrere Seiten hinweg zu wiederholen, von denen jede Zeit kostete, die besser in Kandidaten investiert gewesen wäre.

Anzeigen liefen nach 30 Tagen ab und störten laufende Suchen. Bei Stellen, die länger zum Besetzen brauchen — oder bei denen die richtige Person sich schlicht noch nicht beworben hat — bedeutete der erzwungene Ablauf: erneut veröffentlichen, erneut zahlen und die Sichtbarkeit von vorne aufbauen.

Unqualifizierte Bewerbungen überforderten den Prüfprozess. Ohne Möglichkeit, früh zu filtern, brauchte jede Bewerbung eine manuelle Durchsicht. Führungszeit, die mit dem Durchforsten ungeeigneter Lebensläufe verbracht wird, ist Führungszeit, die nicht in die eigentlich wichtige Arbeit fließt.

Wie Join zum einzigen Recruiting-Tool wurde, das sie je brauchen werden

Tobler kam zu Join auf der Suche nach etwas Einfacherem und Günstigerem. Er fand eine Plattform, die den gesamten Prozess abdeckte — und sich stetig weiter verbesserte.

Multiposting beseitigte das mühsame Portal-für-Portal-Vorgehen. Statt sich bei vier oder fünf Jobbörsen einzuloggen und jedes Mal dieselben Felder auszufüllen, veröffentlicht Tobler einmal in Join, und die Anzeige geht automatisch über die relevanten Börsen live. Die erste Anzeige brachte 189 Bewerbungen in zwei Wochen — ganz ohne bezahlte Promotion.

Stellenvorlagen verkürzten die Einrichtungszeit auf rund zehn Minuten. Sobald eine Rollenstruktur in Join existiert, übernehmen neue Anzeigen sie. Für eine Organisation, die über ein breites Funktionsspektrum hinweg einstellt — von Events über Partnerschaften bis Operations — bedeutet eine solide Vorlage als Ausgangspunkt, dass die Hauptarbeit nur einmal anfällt.

Vorab-Screening-Fragen filtern ungeeignete Kandidaten, bevor jemand einen Lebenslauf liest. Ein paar gezielte Fragen in der Bewerbungsphase — zu Verfügbarkeit, relevanter Erfahrung oder Standort — entfernen unpassende Bewerbungen, bevor sie Toblers Postfach erreichen. Das Volumen bleibt handhabbar. Die Qualität steigt.

Die Oberfläche erfordert keine Einarbeitung. Für ein Team ohne Recruiter oder HR-System ist das entscheidend. Join funktioniert so, wie es aussieht. Tobler führte einen vollständigen Recruiting-Prozess durch, ganz ohne Onboarding.

„Ich habe dem Join-Gründer auf LinkedIn geschrieben, nur um ihm zu sagen, was für eine großartige Plattform das ist. Ich habe sie schon zehn anderen empfohlen.”

90 % geringere Recruiting-Kosten. 56 veröffentlichte Stellen. Jede Vollzeitstelle über Join besetzt.

Seit der Einführung von Join im Jahr 2020 hat die Swiss Startup Association 56 Stellen veröffentlicht und jedes Vollzeit-Teammitglied über die Plattform rekrutiert — ohne einen Franken für Agenturen.

Die Kosten pro Einstellung sanken um 90 %. Die vierstelligen Jobbörsen-Gebühren durch das Multiposting von Join zu ersetzen, beseitigte den größten Fixkostenposten im Recruiting-Prozess. Das eingesparte Budget fließt zurück in die eigentliche Arbeit des Verbands.

Jede Vollzeiteinstellung kam über Join. Nicht einige. Alle.

„Ich bin zu 100 % sicher, dass jede einzelne Einstellung über Join kam.”

189 Bewerbungen auf die erste Anzeige — in zwei Wochen. Die Reichweite, die das Multiposting von Join schon bei der allerersten Stelle freisetzte, gab den Ton für alles Folgende vor. Qualifizierte Bewerbungen, früh im Prozess, ohne einen Aufpreis für die Platzierung zu zahlen.

Für ein schlankes Team, das mit über 150 Events im Jahr, ohne Recruiter und mit sorgfältigem Budget arbeitet, ist Join zur Infrastruktur geworden — still unverzichtbar, vollständig verlässlich und ohne Zögern weiterempfohlen.