Wie Pflegia das eigene Recruiting skaliert und die Pflegevermittlung verändert

Pflegia ist eine Berliner Vermittlungsplattform, die Pflegekräfte mit Einrichtungen in ganz Deutschland zusammenbringt. Die Pflege ist eine der Branchen mit dem stärksten Personalmangel in Deutschland, also steigt die Nachfrage nach Pflegias Leistungen, und damit der Druck, das eigene Team weiter auszubauen. Ingo Hüttinger, Recruiter bei Pflegia, steuert dieses Recruiting über Join, hält Hunderte Bewerbungen über alle offenen Stellen hinweg geordnet und bringt Gespräche voran, ohne den Überblick zu verlieren.

Die Herausforderung: Ein breiter Funnel, dem das System fehlte

Die deutsche Pflegebranche ist von dauerhafter Fluktuation geprägt: Etwa eine von drei jungen Pflegekräften verlässt den Beruf innerhalb von fünf Jahren, und Pflegestellen bleiben im Schnitt über 200 Tage unbesetzt. Je schärfer der Mangel wird, desto mehr Einrichtungen wenden sich an Pflegia. Und je stärker Pflegia wächst, desto mehr eigene Einstellungen braucht es, um mitzuhalten. Diese Arbeit liegt im Wesentlichen bei Ingo Hüttinger und einem kleinen Team. In Spitzenzeiten betreuen sie bis zu 36 offene Stellen gleichzeitig.

Ihr Vorgehen spiegelt die Haltung, die Pflegia auch bei Kunden einbringt: mit mehr Menschen sprechen, motivierten Kandidat:innen unabhängig von Lücken im Lebenslauf eine echte Chance geben und in einem großen Kreis die Personen finden, die es wert sind. Ingo nennt sie „Golden Nuggets”.

Diese Menschen zu finden verlangt einen breiten Funnel, erzeugt aber ein neues Problem: Sobald Hunderte Bewerbungen eingehen, braucht das Team einen verlässlichen Weg, die stärksten schnell zu erkennen und jedes vielversprechende Gespräch in Bewegung zu halten.

Kein einziger Ort, um Kandidat:innen über mehrere Stellen nachzuhalten. Vor der Zusammenführung in Join war das Team über nicht verbundene Systeme und Tabellen verteilt. Ohne zentrale Sicht war es eine ständige Fehlerquelle, nachzuhalten, wo jede Person in welcher Stelle stand. Die Menschen, die es wert waren, gingen im Rauschen verloren. „Wenn nicht alles an einem Ort organisiert ist, wird das Recruiting-Team frustriert. Mit Dutzenden Tabellen geht ständig etwas schief. Man verliert schnell komplett den Überblick”, sagt Ingo.

Täglich mehrere Gespräche parallel koordinieren. In Spitzenzeiten führt Pflegia mehr als 28 Gespräche am Tag, verteilt auf drei bis fünf Personen gleichzeitig. Ohne zentrale Kommunikation musste jede Einladung, jede Terminabstimmung und jedes Status-Update von Hand laufen. In diesem Umfang skaliert manuelle Koordination nicht.

Langsames, manuelles Veröffentlichen über die wichtigsten Kanäle. Gute Kandidat:innen bleiben nicht lange verfügbar. Pflegia musste jede Stelle schnell auf LinkedIn, Indeed und Stepstone sichtbar machen, aber Anzeigen Kanal für Kanal zu veröffentlichen und zu pflegen machte den Prozess langsamer als nötig.

Keine Daten dazu, welche Kanäle passende Bewerbungen liefern. Pflegia veröffentlicht gleichzeitig über mehrere Kanäle. Aber ohne Daten dazu, welche Börsen qualifizierte Menschen brachten und welche nur die Zahlen aufblähten, war jede Entscheidung über das Werbebudget geraten. Und Raten bei begrenztem Budget bedeutet verschwendete Ausgaben und verpasste Einstellungen.

„Wenn Sie stark wachsen wollen, profitieren Sie von Join. Es gibt Ihnen eine analytische Sicht auf Bewerbungen aus verschiedenen Kanälen, sodass Sie sehen, woher Menschen kommen, vergleichen können, was funktioniert, und beim Wachsen bessere Entscheidungen treffen.”

Die Lösung: Ein System für ein Recruiting mit hoher Taktzahl

Pflegia begann Anfang 2021 mit Join, und es wurde schnell das System, auf das sich das Team im Tagesgeschäft verließ. Der Start war unkompliziert: Die erste Stellenanzeige war innerhalb von Stunden live, ohne langen Aufbau und ohne Bruch im Tempo. Für Ingo war der Nutzen einfach. Join gab dem Team einen Ort für die Arbeit, sodass weniger Zeit in den Wechsel zwischen Tools und mehr Zeit in die Suche nach den richtigen Menschen fließt.

Eine Pipeline, die jeder Bewerbung eine faire Chance gibt

Mit der Recruiting-Pipeline hat jede offene Stelle einen klaren Prozess und einen strukturierten Überblick darüber, wo jede Person steht. Das Team sieht auf einen Blick, wer Aufmerksamkeit braucht und wer bereit ist weiterzugehen, ohne verschiedene Postfächer oder Tabellen zu durchsuchen. Diese zentrale Sicht ist der Grund, warum Pflegias Vorgehen im Umfang funktioniert. „Wenn Sie Hunderte Bewerbungen über mehrere Stellen gleichzeitig prüfen, brauchen Sie ein System, das einen klaren Überblick gibt. In jeder Stelle weiß ich jederzeit genau, wo jede Person steht: wer in welchem Schritt ist.”

Automatisierte Kommunikation, die Gespräche in Bewegung hält

Bei bis zu 28 Gesprächen am Tag musste die Kommunikation ohne ständiges manuelles Nachfassen laufen. Die integrierten Nachrichten und die Terminplanung in Join lassen das Team die Kommunikation an einem Ort steuern, mit stellenspezifischen E-Mail-Vorlagen und Kalenderlinks, über die Kandidat:innen direkt bei der richtigen Person buchen. Selbst wenn drei bis fünf Personen parallel Gespräche führen, bleibt die Terminplanung einfach, und das Team hält Bewerbungen ohne das übliche Hin und Her in Bewegung.

„Eine Stellenanzeige zu erstellen und zu veröffentlichen geht sehr schnell, und die größte Zeiteinsparung kommt daraus, die Kommunikation zu automatisieren, Einladungen zu terminieren und standardisierte E-Mails zu verschicken. Das ist bei hohen Bewerbungszahlen unglaublich wertvoll”, sagt Ingo.

Multiposting und Kanalanalyse, die Stellen schneller besetzen

Für Pflegia gehören Reichweite und Tempo zusammen. Das Team muss Stellen schnell sichtbar machen, aber auch verstehen, welche Kanäle die passenden Bewerbungen bringen. Mit Multiposting veröffentlicht Pflegia Stellen aus einem Ort über Kanäle wie LinkedIn, Indeed und Stepstone, statt jede Anzeige einzeln anzulegen und zu pflegen.

Wenn eine Stelle mehr Sichtbarkeit braucht, ergänzt das Team bezahlte Promotions direkt über Join. Das gibt Pflegia einen schnelleren Weg, schwer zu besetzende oder zeitkritische Stellen zu verstärken, während organische und bezahlte Bewerbungen im selben System bleiben.

Die Kanalanalyse in Join zeigt dann, wie jede Stelle über verschiedene Quellen läuft: woher Bewerbungen kommen, welche Kanäle qualifizierte Menschen bringen und wie sich die Leistung über Stellen hinweg vergleicht. Entscheidungen über Werbebudget beruhen damit nicht mehr auf Bauchgefühl. Pflegia sieht, was wirkt, investiert dort, wo es sinnvoll ist, und verbessert die Strategie über die Zeit.

„Wir wissen aus unseren Daten in Join, welche Jobbörsen für uns gut laufen. Wir sehen, wie viele Menschen über jeden Kanal kamen, ob sie qualifiziert waren oder nicht, und können über Stellen hinweg vergleichen. Wir haben unseren Rhythmus gefunden”, sagt Ingo.

Die Ergebnisse: Hohe Zahlen, unter Kontrolle

410 Bewerbungen pro Stelle im Schnitt. Über 167 seit 2021 angelegte Stellen hat Pflegia mehr als 68.000 Bewerbungen über Join erhalten. Statt diese Menge als Last zu behandeln, arbeitet Pflegia sie Stelle für Stelle durch, mit jeder Person in einer Pipeline und jedem nächsten Schritt sichtbar.

Weniger Handarbeit in jedem Gespräch. Mit E-Mail-Vorlagen, Kalenderlinks und Terminabstimmung über Join muss das Team nicht mehr jede Einladung, jede Nachfrage und jede Terminabsprache selbst führen. Das gibt drei bis fünf Personen einen einfachen Weg, bis zu 28 Gespräche pro Tag parallel in Bewegung zu halten.

Operative Stellen in unter einer Woche geschlossen. Bei Rollen wie Account Management und Business Development kommt Pflegia vom ersten Gespräch bis zum unterschriebenen Vertrag in unter einer Woche, wenn die Passung klar ist. „Wir versuchen, so wenig Zeit wie möglich zwischen den Runden zu lassen”, sagt Ingo. „Wir wissen, dass wir bei guten Kandidat:innen schnell sein müssen, und daran halten wir uns.”

„Wenn Join morgen verschwinden würde, würde unser Kandidat:innen-Management komplett auseinanderfliegen. Wir hätten keine Pipeline und keinen Bewerbungsfluss. Wir müssten ganz neu anfangen.”

Das ist das eigentliche Ergebnis: Join ist das System, dem Pflegia vertraut, um ein Recruiting mit hohen Zahlen unter Kontrolle zu halten. Bewerbungen kommen aus mehreren Kanälen, Gespräche laufen weiter, und das Team kann sich auf die Menschen konzentrieren, aus denen die nächsten „Golden Nuggets” werden.

Pflegia ist ein Vermittlungsunternehmen, das das eigene Recruiting so ernst nimmt wie das seiner Kunden. Mit einer Person, die alle Stellen des Unternehmens über ein einziges System steuert, ist es der Beleg, dass Recruiting mit hohen Zahlen kein großes Team und keinen komplexen Tool-Stack braucht. Es braucht das richtige System. Pflegia hat seines gefunden.