Wie Always Friday professionelle Recruiting-Strukturen baute, bevor die erste HR-Stelle kam

Gianluca Sordano, Mitgründer und CEO von Always Friday, verbringt rund 30 % seiner Arbeitswoche mit Recruiting. Als das Unternehmen 2024 gegründet wurde, versickerte diese Zeit in einem Flickwerk aus Tools: Notion für Stellenentwürfe, LinkedIn für Anzeigen, Hochschulportale für die Suche und eine selbst gebaute Karriereseite, die nur der CTO ändern konnte. Was als Lösung fürs Veröffentlichen begann, wurde nach und nach das Betriebssystem für das gesamte Recruiting bei Always Friday: ein Ort für jede Einstellung, ein strukturierter Prozess für das ganze Team und bis zu 80 % der Verwaltungszeit zurück.

Die Herausforderung: Vier getrennte Tools und kein gemeinsamer Prozess

Always Friday ist eine KI-getriebene Agentur für Corporate Events mit Sitz in Italien, und sie wächst schnell. Aus zwei Personen wurden in weniger als einem Jahr zweiundzwanzig, eine Pre-Seed-Runde mit lokalen Investoren ist abgeschlossen. Für Gianluca ist es keine Nebenaufgabe, die richtigen Menschen zu finden. Dort geht rund ein Drittel seiner Woche hin.

Das italienische Startup-Ökosystem wuchs 2024 um 32 %, und Mailand hat sich zu einem echten Zentrum für Engineering- und KI-Talente entwickelt. Diese Dynamik ist real, aber sie schneidet in beide Richtungen. Dasselbe Wachstum, das es leichter macht, ambitionierte Menschen anzuziehen, bedeutet, dass Always Friday mit größeren, bekannteren Namen um dieselben Entwickler:innen konkurriert. Diesen Wettbewerb zu gewinnen braucht mehr als eine gute Stellenbeschreibung. Es braucht einen Prozess.

Der Prozess, den Gianluca hatte, als er im Mai 2025 anfing einzustellen, war dafür nicht gebaut.

Recruiting verteilt über vier getrennte Tools. Jede offene Stelle bedeutete, mehrere Plattformen der Reihe nach anzufassen. Eine Anzeige begann in Notion, wurde von Hand zu LinkedIn kopiert, separat an Hochschulportale geschickt und dann auf einer eigenen Karriereseite aktualisiert, die nur der CTO ändern konnte. Jede Plattform hatte ihr eigenes Postfach, ihre eigene Oberfläche und ihre eigene Liste. Es gab keinen einzigen Blick darauf, wer sich beworben hatte, wo jemand im Prozess stand oder was als Nächstes passieren musste.

Die kostenlose LinkedIn-Stufe erzwang schmerzhafte Priorisierung. LinkedIn begrenzte kostenlose Anzeigen auf eine aktive Stelle. Für ein Startup, das gleichzeitig in Engineering, Sales und Operations einstellt, hieß das, ständig zu entscheiden, welche Stelle Sichtbarkeit bekommt und welche nicht. Mehr zu veröffentlichen hätte deutlich mehr gekostet, was in der frühen Phase nicht ging.

Kommunikation mit Bewerbenden komplett von Hand. Kam eine überzeugende Bewerbung, exportierte Gianluca die Kontaktdaten, wechselte in sein Mailprogramm und schrieb jede Nachricht neu. Ein Gespräch zu terminieren bedeutete eine weitere Runde Hin und Her. Absagen waren uneinheitlich oder blieben ganz aus. Keines von beiden war gut für die Bewerbenden oder für die Arbeitgebermarke, die ein wachsendes Startup schützen muss.

Kein gemeinsamer Prozess im Gründungsteam. Mit dem Wachstum mussten mehr Menschen an Entscheidungen beteiligt werden. Ohne zentrales System bedeutete das, Lebensläufe per E-Mail weiterzuleiten, Bewerbungen in Slack-Threads zu diskutieren und sich darauf zu verlassen, dass jemand den Stand im Kopf hatte. Es gab keine Struktur, keine Verlässlichkeit und keine Nachvollziehbarkeit.

„Join hat unseren Recruiting-Prozess nicht nur verbessert, sondern komplett verändert. Sowohl in der Struktur als auch in der Transparenz.”

Die Lösung: Vom Anzeigen-Tool zum Betriebssystem für Recruiting

Gianluca fand Join im Mai 2025 bei der Suche nach einem besseren Weg, Stellenanzeigen zu verwalten. Der kostenlose Test war der Einstieg: mehrere Stellen gleichzeitig veröffentlichen zu können, ohne LinkedIn-Premium-Kosten, war der unmittelbare Reiz. Was danach kam, war weniger erwartet.

„Wir haben Join eine Chance gegeben und nie zurückgeschaut”, sagt Gianluca. Was als Tool zum Veröffentlichen begann, wurde nach und nach das Betriebssystem für das gesamte Recruiting.

Ein Ort für jede Bewerbung, aus jedem Kanal

Die erste Veränderung war die Zusammenführung. Mit Multiposting, das Stellen gleichzeitig auf mehrere Jobbörsen verteilt, und einem Bewerbermanagementsystem, das jede Bewerbung an einem Ort sammelt, hatte Gianluca erstmals einen einzigen Blick auf alle Kandidat:innen, unabhängig davon, wo sie sich beworben hatten. Bewerbungen von LinkedIn, aus Hochschulportalen und von organischen Börsen liefen in einer Ansicht zusammen. Zum ersten Mal sah Gianluca das ganze Bild, ohne zwischen Plattformen zu wechseln.

Er führte außerdem Filterfragen ein, die bei Engineering-Stellen das Rauschen reduzieren: Italienischkenntnisse als Pflichtkriterium löste eine automatische Absage aus, wenn sie fehlten, und nahm damit eine große Menge irrelevanter Bewerbungen aus dem Weg, bevor jemand sie prüfen musste. Das Team konzentrierte sich auf die Menschen, die es wert waren.

Automatische Kommunikation ersetzte manuelle E-Mail-Ketten

Vor Join bedeutete es, eine Bewerbung weiterzubringen, eine neue Nachricht von Grund auf zu schreiben. Eine Absage bedeutete denselben Aufwand oder häufiger Schweigen. Mit den E-Mail-Vorlagen und Nachrichtenfunktionen hat Gianluca eine Sammlung für jeden Moment im Prozess aufgebaut: Eingang bestätigen, weiterbringen, absagen, zum Gespräch einladen. Einmal eingerichtet, konnte jede Person im Team die richtige Nachricht im richtigen Moment mit einem Klick senden.

„Von der Kommunikation mit Bewerbenden bis zur Terminplanung mache ich alles in Join. Es spart mir bis zu 80 % der Zeit, die ich früher fürs Recruiting gebraucht habe”, sagt Gianluca.

Terminplanung wanderte ins Tool

Statt Gesprächstermine über E-Mail und Kalender abzustimmen, wird heute jedes Gespräch direkt über Join gebucht. Gianluca hat die Terminplanung früh übernommen und beschreibt sie als zentral für die Arbeitsweise des Teams. Seit der Einführung von Join hat das Team auf diesem Weg 77 Gespräche terminiert. Für ein Startup mit 22 Personen und ohne HR-Funktion ist das ein bedeutender Ablauf, der vollständig an einem Ort läuft.

Ein gemeinsamer Prozess statt eines Einzelsystems

Recruiting bei Always Friday ist keine Ein-Personen-Aufgabe mehr. Sieben Personen haben heute Zugang zum Konto, jede mit klarer Rolle: Hiring Manager:innen, die die Anzeige verantworten, Interviewende, die Lebensläufe und Anschreiben prüfen, und Gründer, die den Überblick über alle laufenden Pipelines behalten, ohne jedes Detail zu steuern. Gianluca hat Vorlagen und Gesprächsrahmen einmal aufgesetzt. Alle anderen haben die Struktur übernommen. Eine neue Person in Join einzuführen dauerte unter einem Tag.

Die Ergebnisse: Ein Prozess auf Augenhöhe mit zehnmal größeren Firmen

Seit der Anmeldung führt Always Friday jede Einstellung durch einen strukturierten Prozess. Das Durcheinander aus vier getrennten Tools ist durch ein System ersetzt, das das ganze Team nutzt und dem es vertraut.

Bis zu 80 % weniger Zeit für Recruiting-Verwaltung. Nach Gianlucas Einschätzung hat das Zusammenführen von Suche, Kommunikation und Terminplanung in ein Tool die Zeit für weniger wertschöpfende Aufgaben um bis zu 80 % reduziert. Diese Zeit fließt zurück in Produkt, Vertrieb und Strategie, in einer Phase, in der jede Stunde zählt.

77 Gespräche direkt in Join terminiert. Von den ersten Wochen an wurde die Terminplanung zum Kern des Ablaufs. Jedes Gespräch wird heute in Join gebucht und nachgehalten, ohne das Hin und Her über E-Mail und Kalender. Die Zahl ist ein kumulierter Gesamtwert über die ganze Laufzeit, kein Wert für einen einzelnen Zeitraum, und bleibt ein klares Zeichen für tägliche, verankerte Nutzung.

Die ersten Engineering-Einstellungen ohne Empfehlung, über Join. Die zuletzt eingestellten KI- und Full-Stack-Entwickler:innen kamen nicht über Empfehlungen. Sie haben das Unternehmen gefunden, sich über die von Join gehostete Karriereseite beworben und eine vollständig gesteuerte Pipeline vom ersten Kontakt bis zum Angebot durchlaufen. „Auf unsere letzten zwei Engineering-Einstellungen bin ich besonders stolz. Das waren keine Empfehlungen. Sie haben uns über Join gefunden. Das heißt, der Prozess funktioniert wirklich”, sagt Gianluca.

Ein Recruiting-Prozess auf Augenhöhe mit zehnmal größeren Unternehmen. Bewerbende erhalten in jedem Schritt zeitnah Rückmeldung. Hiring Manager:innen arbeiten aus einer gemeinsamen, aktuellen Pipeline. Entscheidungen fallen mit vollem Überblick statt aus dem Bauch. „In den meisten Startups ist Recruiting chaotisch. Mit Join arbeiten wir wie ein richtiges HR-Team, auch in unserer Größe”, sagt Gianluca. Das gesamte Gründungsteam sieht Recruiting heute als den strukturiertesten internen Prozess bei Always Friday, verlässlicher als fast alles andere im Unternehmen.

„Join hat uns die Struktur gegeben, Bewerbungen richtig zu verwalten, was wir vorher einfach nicht konnten.”

Always Friday bereitet die internationale Expansion vor, mit Deutschland, Spanien und Großbritannien in den nächsten 18 Monaten und den USA im Anschluss. Gianluca will Join in jedem dieser Märkte nutzen, Stellen lokal über Multiposting veröffentlichen und internationale Pipelines im selben System führen. Das Ziel sind 100 Personen bis Ende 2027. Der Prozess dafür steht schon.