Wie Holland Bikes die Time-to-hire von zwei Monaten auf zwei Wochen verkürzte

Holland Bikes vermietet, wartet und verkauft Fahrräder in Paris, Bordeaux, Lyon und New York. Fanny Pineau verantwortet das Recruiting der Gruppe. Gemeinsam mit den Führungskräften vor Ort besetzt sie Stellen von der Fahrradmechanik über den Verkauf bis zur saisonalen Parkleitung. Heute läuft der gesamte Prozess über Join.

Die Entscheidung: ein System ohne Kosten pro Zugang

Bevor Fanny das Recruiting übernahm, arbeitete Holland Bikes mit E-Mails und den Nachrichtensystemen einzelner Jobbörsen. Stellenanzeigen wurden manuell veröffentlicht, Bewerbungen einzeln an die zuständigen Führungskräfte weitergeleitet und Vorstellungsgespräche Nachricht für Nachricht koordiniert. Eine gemeinsame Übersicht gab es nicht.

Mit vier Städten und sehr unterschiedlichen Stellen war diese Arbeitsweise an ihre Grenze gekommen. Rückmeldungen blieben liegen, weil kein gemeinsamer Prozess dahinterstand. Einzelne Anzeigen erreichten nur einen kleinen Teil des Marktes. Gleichzeitig sollten mehr Führungskräfte direkt an Entscheidungen mitwirken, ohne dass dafür jedes zusätzliche Benutzerkonto die Softwarekosten erhöhte.

„Ich habe gehört, wie es vor Join lief, und ich weiß, dass uns viele großartige Talente entgangen wären. Die fehlende Reichweite und die fehlende zentrale Übersicht haben uns wirklich ausgebremst.“ — Fanny Pineau, Recruitment Manager bei Holland Bikes

Bei der Auswahl zählten deshalb zwei Punkte: Holland Bikes brauchte alle Recruiting-Aufgaben in einem System und ein Preismodell, das zu einem Unternehmen mit 11 bis 50 Mitarbeitenden passt. Mit Join lassen sich alle beteiligten Führungskräfte einbinden, ohne für jeden Zugang separat zu zahlen. Das machte die Entscheidung einfach.

„Join ist so aufgestellt, dass Wachstum, zentrale Zusammenarbeit und Abstimmung möglich werden, ohne das Budget zu sprengen. Wir können alle unsere Führungskräfte einbeziehen, ohne Tausende Euro allein dafür zu bezahlen, Kolleg:innen aus dem eigenen Unternehmen einzubinden.“ — Fanny Pineau, Recruitment Manager bei Holland Bikes

So wirkte sich die Entscheidung im Alltag aus

In der Recruiting-Pipeline landet jede Bewerbung in einer strukturierten Ansicht. Fanny und die Führungskräfte sehen denselben Stand: welche Kandidat:innen im Prozess sind, welche Phase sie erreicht haben und was als Nächstes ansteht.

Bestätigungen, Absagen und Erinnerungen an Vorstellungsgespräche laufen über die Bewerberkommunikation. Mit der Terminplanung buchen Kandidat:innen direkt einen passenden Termin. Fanny schätzt, dass ihr die Automatisierung täglich drei Stunden Verwaltungsarbeit erspart.

Multiposting vergrößerte die Reichweite von der ersten Stellenanzeige an. Laut Holland Bikes brachte die erste über Join veröffentlichte Anzeige zehnmal so viele Bewerbungen wie üblich.

Die vom Team berichteten Ergebnisse:

• Zehnmal mehr Bewerbungen auf die erste Stellenanzeige.
• Nach Fannys Schätzung drei Stunden weniger Verwaltungsarbeit pro Tag.
• Eine geschätzte Time-to-hire von rund zwei Wochen statt rund zwei Monaten.
• Alle beteiligten Führungskräfte arbeiten ohne zusätzliche Kosten pro Zugang mit.
• 10 von 10 Punkten bei der Weiterempfehlungsfrage in der NPS-Umfrage von Join.

„Wenn Join morgen verschwände, müssten wir sofort eine vergleichbare Lösung finden. Wir können schlicht nicht zu unserer früheren Arbeitsweise zurück.“ — Fanny Pineau, Recruitment Manager bei Holland Bikes

Spontanbewerbungen füllen zwischen Kampagnen den Talentpool. Nachrichtenvorlagen und gemeinsame Verläufe sorgen dafür, dass Kandidat:innen auch bei mehreren beteiligten Führungskräften konsistente Rückmeldungen erhalten. Join bleibt der wichtigste Recruiting-Kanal von Holland Bikes und unterstützt fast 25 Einstellungen pro Jahr in Frankreich und New York.

Holland Bikes hat E-Mail-Ketten durch eine gemeinsame Recruiting-Pipeline für vier Städte ersetzt. Fannys Rat an andere Unternehmen ist eindeutig:

„Unternehmen, die noch ausschließlich per E-Mail einstellen, verlieren Geld, Zeit und gute Talente.“ — Fanny Pineau, Recruitment Manager bei Holland Bikes

Wie eine weitere kleine People-Funktion ihren Aufwand reduziert hat, zeigt die Geschichte von Taikonauten: 98 % weniger Recruiting-Verwaltung.