Wie AQUALEX das Anzeigenmanagement zusammenführte und die Bewerbungsqualität zurückgewann

AQUALEX entwickelt und vertreibt Trinkwassersysteme und Armaturen. Mit der Expansion des belgischen Unternehmens nach Deutschland wurde ein Recruiting-Setup nötig, das die sprachlichen und organisatorischen Anforderungen des Marktes abbilden konnte. Anzeigen über getrennte Plattformen zu steuern erzeugte unnötigen Verwaltungsaufwand und Doppelarbeit. Nach dem Wechsel zu Join führte AQUALEX das gesamte Anzeigenmanagement in einer Plattform zusammen, gewann insgesamt mehr als 1.700 Bewerbungen und verbesserte die Passung durch gezielte Qualifizierungsfragen.

Die Herausforderung: Zu viele Plattformen, zu wenig Kontrolle

Als AQUALEX in Deutschland startete, stand das Team vor einem bekannten Problem mit neuer Dringlichkeit. Das bestehende Recruiting-Setup war für den belgischen Markt gebaut. Es war starr, ließ sich für Sprache und Abläufe eines neuen Landes kaum anpassen, und der Support half bei Problemen nur begrenzt. Stellenanzeigen für Deutschland aufzusetzen bedeutete, ein Tool zu umgehen, das nie dafür gedacht war.

Das größere operative Problem zeigte sich, sobald ernsthaft eingestellt wurde. Anzeigen zu bewerben hieß, sich in jede Plattform einzeln einzuloggen, eigene Konten zu führen, getrennte Rechnungen abzugleichen und unterschiedliche Abrechnungszyklen zu jonglieren. Die Marketeer bei AQUALEX, die zugleich das gesamte Anzeigengeschäft verantwortete, fuhr im Grunde parallele Kampagnen über nicht verbundene Systeme.

„Wenn wir nicht gewechselt hätten, würde ich die Inhalte auf der Website pflegen, sie auf jeder einzelnen Jobbörse erneut aufsetzen, all diese Konten separat verwalten und mit allen abrechnen. Allein der Abstimmungsaufwand wäre erheblich”, erklärt sie.

Drei Probleme standen im Zentrum.

Das bisherige Tool war nicht auf mehrere Märkte ausgelegt. Als AQUALEX in Deutschland startete, war das bestehende Setup nicht darauf vorbereitet. Bewerbungsabläufe und die Kommunikation mit Bewerbenden ließen sich für ein deutschsprachiges Publikum schwer anpassen, und Versuche, einen Umweg zu finden, führten zu nichts.

Promotions über getrennte Jobbörsen bedeuteten doppelte Arbeit. Jede Börse arbeitete für sich: eigener Login, eigene Abrechnung, eigene Verwaltung. Wenn AQUALEX gleichzeitig auf Indeed, LinkedIn und weiteren Kanälen bewarb, fehlte der zentrale Blick darauf, was aktiv war, was Budget verbrauchte und was funktionierte. „Getrennte Plattformen bedeuten getrennte Verwaltung. Am Ende ist die Abrechnung über Konten verteilt, es gibt keinen einzigen Blick auf das, was läuft, und viel Zeit geht dafür drauf, überhaupt Ordnung zu halten”, sagt sie.

Hohe Bewerbungszahlen verdeckten ein Qualitätsproblem. Als das Einstellen an Tempo gewann, kamen Bewerbungen in Menge. Das Team nutzte die Easy-Apply-Funktion von Indeed, über die sich Menschen mit einem Tipp und einem vorbefüllten Profil bewerben konnten, ohne die Stellenanzeige zu lesen oder Grundvoraussetzungen zu bestätigen. Die Menge war da. Die Qualität nicht.

Die Lösung: Eine Plattform, alle Promotions, echtes Filtern

Die Marketeer bei AQUALEX kannte Join schon aus früheren Rollen und hatte es anderen Arbeitgebern empfohlen. Als Deutschland ein Recruiting-Setup brauchte, war Join der naheliegende Ausgangspunkt. Die niedrige Einstiegshürde half: Das Team konnte die Plattform mit organischen Anzeigen testen, bevor es sich auf bezahlte Promotions oder einen Jahresplan festlegte. Schon die Ergebnisse der ersten kostenlosen Anzeigen genügten, um intern zu überzeugen.

„Es war kein schwerer interner Verkauf, sobald wir zeigen konnten, dass es funktioniert. Die Einstiegshürde ist wirklich niedrig, und die ersten Ergebnisse haben für sich gesprochen”, sagt sie.

Das gesamte Anzeigenmanagement an einem Ort

Der unmittelbarste Gewinn war, alles in einem Ablauf zusammenzuführen. Mit Multiposting veröffentlicht AQUALEX eine Stelle einmal, und sie wird automatisch auf über 15 organische Jobbörsen verteilt, während bezahlte Promotions inklusive LinkedIn und Indeed aus derselben Oberfläche buchbar sind. Es gibt eine Rechnung. Eine Plattform zum Einloggen. Einen Ort, an dem sichtbar ist, was läuft und was wirkt.

Für ein kleines Team, das Anzeigen neben anderen Marketingaufgaben betreut, zählt das. Was vorher Beziehungen zu einzelnen Jobbörsen, getrennte Konten und den Abgleich mehrerer Rechnungen verlangte, passiert heute in einem Dashboard. Das Team hat seit dem Start 80 Promotions über Join gefahren, alle zentral gesteuert.

Screening-Fragen ersetzten Easy Apply und brachten passendere Bewerbungen

Das Mengenproblem hatte eine klare Ursache: Easy Apply auf Indeed erlaubte Bewerbungen in Sekunden, ohne sich mit der Stelle zu beschäftigen. Das Team hat gemeinsam mit seinem Account Manager Easy Apply deaktiviert und Bewerbende stattdessen direkt in den Bewerbungsprozess von Join geleitet. Damit mussten sie eine vollständige Bewerbung ausfüllen, inklusive Screening-Fragen, die pro Stelle zugeschnitten sind.

AQUALEX nutzt heute bis zu sechs eigene Qualifizierungsfragen pro Stelle, zu Erfahrung, Standort und stellenspezifischen Anforderungen. Die Fragen erfüllen zwei Zwecke: Sie sortieren aus, wer nicht passt, bevor die Bewerbung in die Pipeline kommt, und sie geben ernsthaft Interessierten mehr Kontext zur Aufgabe. Die Menge hat sich angepasst, die Passung ebenfalls.

„Das Ziel ist nicht die höchste Zahl an Bewerbungen. Es sind die richtigen Menschen, die weit genug kommen, um ein echtes Gespräch zu führen”, erklärt Sophie Van Slambrouck, International Recruitment Manager bei AQUALEX.

Strukturierte Zusammenarbeit über ein verteiltes Team

Weil in Deutschland, Frankreich und Belgien eingestellt wird und je nach Stelle verschiedene Personen beteiligt sind, brauchte das Team einen Weg, alle zu orientieren, ohne ständig anzuleiten. Die rollenbasierten Rechte von Join gaben AQUALEX eine klare Struktur: System-Admins übernehmen Einrichtung, Abrechnung und Promotions, HR-Verantwortliche führen das erste Screening, und Hiring Manager:innen sehen nur die Stellen, die sie betreffen.

Die Pipeline und die Notizen sorgen dafür, dass niemand Lebensläufe per E-Mail verschicken oder Updates über getrennte Nachrichten einholen muss. Der Kontext bleibt an der Bewerbung. Hiring Manager:innen hinterlegen Beobachtungen, HR antwortet darauf. „Lebensläufe herumzuschicken, eigene Notizen zu führen und zu hoffen, dass nichts verloren geht, erzeugt ein viel größeres Compliance- und Datenrisiko, als vielen klar ist. Dass alles zentral liegt, zählt”, merkt sie an.

Automatische Bestätigungsmails gehen an jede Person, sobald sie sich bewirbt, konfiguriert je Stellenart, sodass das Erleben durchgängig bleibt, ohne dass das Team manuell nachfassen muss.

Die Ergebnisse: Mehr Bewerbungen, passendere Menschen, weniger Zersplitterung

Sechs Monate im Jahresplan mit Join hat AQUALEX ein Recruiting-Setup, das wirklich mit der Arbeitsweise des Unternehmens mitwächst. Das Team steuert alles aus einer Plattform, von Promotions über die Pipeline bis zur Abrechnung.

Rund 800 Bewerbungen in einem Jahr aus einem einzigen Setup. Über Stellen von Callcenter und Innendienst bis zu Senior-Positionen im Business Development erhielt AQUALEX in einem Jahr mehr als 800 Bewerbungen über Join. Für ein kleines Team, das Anzeigen und Budget neben anderen Marketingaufgaben steuert, ist das ein beachtlicher Bewerberpool.

80 Promotions, ohne ein einziges externes Plattformkonto zu eröffnen. Jede bezahlte Promotion, ob eine Indeed-Anzeige, eine LinkedIn-Kampagne oder ein Bündel über mehrere Börsen, lief über Join. Keine getrennten Logins. Kein Abgleich von Abrechnungen über Konten. Kein Nachhaken bei Rechnungen verschiedener Anbieter.

Bessere Passung nach Einführung stellenspezifischer Fragen. Seit Easy Apply deaktiviert und Qualifizierungsfragen eingeführt sind, passen die Bewerbungen, die beim HR-Team ankommen, deutlich besser zu den Stellen. Die Zahl klar unpassender Bewerbungen, die Prüfaufwand erzeugten, ohne zu Einstellungen zu führen, ist gesunken.

„Was früher mehrere Plattformen, mehrere Konten und mehrere Rechnungen bedeutet hat, passiert jetzt einfach an einem Ort. Das ist wirklich viel wert, wenn man schlank aufgestellt ist.” — Sophie Van Slambrouck, International Recruitment Manager bei AQUALEX

Das Team hat außerdem eine Struktur gebaut, die nach Stellenart variiert. Volumenstarke Positionen im kundennahen Vertrieb werden auf anderen Kanälen bewarben als Senior-Rollen mit Außenwirkung, und das Budget wird entsprechend verteilt. Eine einzige Plattform mit flexiblen Buchungsoptionen macht diese feine Steuerung ohne großen Aufwand möglich.

AQUALEX baut die Präsenz in Deutschland und Frankreich weiter aus, regelmäßig kommen neue Regionen und Stellen dazu. Mit steigendem Personalbedarf soll Join das zentrale System für die gesamte Recruiting-Aktivität im deutschen Markt bleiben, aufbauend auf den bestehenden Abläufen für Promotions und Pipeline.

„Es ist alles an einem Ort, alle können darin arbeiten, und wir sehen, was läuft. Genau das haben wir gebraucht.“ — Sophie Van Slambrouck, International Recruitment Manager bei AQUALEX