Comment AQUALEX a regroupé la gestion de ses offres et repris la main sur la qualité

AQUALEX fabrique et distribue des systèmes d’eau potable et de la robinetterie. En se développant en Allemagne, l’entreprise belge avait besoin d’une organisation de recrutement adaptée aux exigences linguistiques et opérationnelles du marché. Piloter la diffusion des offres sur des plateformes séparées créait des tâches administratives inutiles et du travail en double. Après le passage à Join, AQUALEX a regroupé la gestion de ses offres sur une seule plateforme, obtenu plus de 1 700 candidatures au total et mis en place des questions de qualification qui ont nettement amélioré la pertinence des profils reçus.

Le défi : trop de plateformes, pas assez de contrôle

Quand AQUALEX s’est lancée en Allemagne, l’équipe a rencontré un problème familier avec une urgence nouvelle. L’organisation de recrutement existante avait été bâtie pour le marché belge. Elle était rigide, difficile à adapter à la langue et aux processus d’un nouveau pays, et le support aidait peu quand quelque chose coinçait. Mettre en place des offres pour l’Allemagne revenait à contourner un outil qui n’avait jamais été prévu pour ça.

Mais le vrai problème opérationnel est apparu dès que le recrutement s’est intensifié. Diffuser des offres voulait dire se connecter à chaque plateforme séparément, gérer des comptes individuels, rapprocher des factures distinctes et jongler avec des cycles de facturation différents. La responsable marketing d’AQUALEX Allemagne, également chargée de toute l’activité de diffusion, menait en pratique des campagnes parallèles sur des systèmes qui ne communiquaient pas.

« Si nous n’avions pas changé, je gérerais le contenu des offres sur le site, je le remettrais en place sur chaque plateforme, je gérerais tous ces comptes séparément et je traiterais la facturation avec chacun. La seule charge de coordination serait déjà considérable », explique-t-elle.

Trois difficultés étaient au cœur du problème.

L’outil précédent n’était pas fait pour plusieurs marchés. Quand AQUALEX s’est lancée en Allemagne, l’organisation existante n’y était pas préparée. Les parcours de candidature et les communications adressées aux candidat·e·s étaient difficiles à adapter à un public germanophone, et les tentatives de contournement n’ont mené à rien.

Diffuser sur des plateformes séparées doublait le travail. Chaque plateforme fonctionnait pour elle-même : son propre identifiant, sa propre facturation, sa propre administration. Quand AQUALEX diffusait simultanément sur Indeed, LinkedIn et d’autres canaux, il n’existait aucune vue centrale de ce qui était actif, de ce qui consommait du budget et de ce qui fonctionnait. « Des plateformes séparées, c’est de l’administratif séparé. Vous finissez avec une facturation éclatée entre les comptes, aucune vue unique sur ce qui tourne, et beaucoup de temps passé simplement à garder de l’ordre », dit-elle.

Un volume élevé masquait un problème de qualité. Quand le recrutement a pris de l’élan, les candidatures sont arrivées en nombre. L’équipe utilisait la fonction Easy Apply d’Indeed, qui permettait de postuler d’un geste avec un profil prérempli, sans lire l’offre ni confirmer les prérequis. Le volume était là. La qualité non.

La solution : une plateforme, toutes les diffusions, un vrai filtrage

La responsable marketing d’AQUALEX connaissait déjà Join grâce à ses postes précédents et l’avait recommandé à d’autres employeurs. Quand l’Allemagne a eu besoin d’une organisation de recrutement, Join était le point de départ évident. La facilité de prise en main a compté : l’équipe pouvait tester la plateforme avec des offres organiques avant de s’engager sur de la diffusion payante ou un plan annuel. Les résultats des premières offres gratuites ont suffi à convaincre en interne.

« Ce n’était pas difficile à vendre en interne dès que nous pouvions montrer que ça marchait. La barrière d’entrée est vraiment basse, et les premiers résultats ont parlé d’eux-mêmes », dit-elle.

Toute la gestion des offres au même endroit

Le gain le plus immédiat a été de tout regrouper dans un seul flux. Avec le multi-posting, AQUALEX publie une offre une fois et elle se diffuse automatiquement sur plus de 15 plateformes organiques, tandis que les diffusions payantes, dont LinkedIn et Indeed, se réservent depuis la même interface. Il y a une facture. Une plateforme sur laquelle se connecter. Un endroit pour suivre ce qui est en ligne et ce qui fonctionne.

Pour une petite équipe qui gère les offres en plus d’autres responsabilités marketing, cela compte. Ce qui demandait auparavant d’entretenir des relations avec chaque plateforme, de gérer des comptes distincts et de rapprocher plusieurs factures se passe aujourd’hui depuis un seul tableau de bord. L’équipe a mené 80 diffusions dans Join depuis ses débuts, toutes pilotées de façon centralisée.

Les questions de présélection ont remplacé Easy Apply pour des profils mieux ajustés

Le problème de volume avait une cause précise : Easy Apply sur Indeed permettait d’envoyer une candidature en quelques secondes sans s’intéresser au poste. L’équipe a travaillé avec son gestionnaire de compte pour désactiver Easy Apply et rediriger les candidat·e·s directement vers le parcours de candidature de Join. Le changement les obligeait à remplir une vraie candidature, avec une série de questions de présélection adaptées à chaque poste.

AQUALEX utilise aujourd’hui jusqu’à six questions de qualification par poste, portant sur l’expérience, la localisation et les exigences propres au rôle. Ces questions ont deux fonctions : écarter les profils hors critères avant qu’ils n’entrent dans le pipeline, et donner aux personnes réellement intéressées plus de contexte sur le poste. Le volume s’est ajusté, la pertinence aussi.

« L’objectif n’est pas le plus grand nombre de candidatures. C’est que les bonnes personnes aillent assez loin pour avoir une vraie conversation », explique Sophie Van Slambrouck, responsable du recrutement international chez AQUALEX.

Une collaboration structurée dans une équipe répartie

Comme le recrutement se fait en Allemagne, en France et en Belgique, et que les personnes impliquées varient selon le poste, l’équipe avait besoin d’un moyen d’orienter tout le monde sans accompagner en permanence. Les permissions par rôle de Join ont donné à AQUALEX une structure nette : les administrateurs gèrent la configuration, la facturation et les diffusions, les responsables RH mènent la première présélection, et les managers n’accèdent qu’aux postes qui les concernent.

Le pipeline et les notes évitent à l’équipe d’échanger des CV par e-mail ou de courir après des mises à jour dans des messages séparés. Le contexte suit le dossier. Les managers déposent leurs observations, les RH y répondent. « Faire circuler des CV par e-mail, tenir ses propres notes en espérant que rien ne se perde, cela crée un risque de conformité et de données bien plus grand qu’on ne l’imagine. Que tout soit centralisé, ça compte », note-t-elle.

Des e-mails de confirmation automatiques partent vers chaque personne dès qu’elle postule, configurés par type de poste, pour que l’expérience reste cohérente sans relance manuelle de l’équipe.

Les résultats : plus de candidatures, mieux ciblées, moins d’éclatement

Six mois après le début de son plan annuel avec Join, AQUALEX dispose d’une organisation de recrutement qui suit réellement le fonctionnement de l’entreprise. L’équipe pilote tout depuis une plateforme, des diffusions à la gestion du pipeline et à la facturation.

Plus de 800 candidatures en un an depuis une seule organisation. Sur des postes allant du centre d’appels et de la vente interne à des fonctions seniors en développement commercial, AQUALEX a reçu plus de 800 candidatures via Join en un an. C’est un volume considérable pour une petite équipe qui gère la mise en place des offres et l’allocation du budget en plus d’autres missions marketing.

80 diffusions menées sans ouvrir un seul compte externe. Chaque diffusion payante, qu’il s’agisse d’une annonce Indeed, d’une campagne LinkedIn ou d’un bouquet multi-plateformes, a été traitée dans Join. Pas d’identifiants séparés. Pas de rapprochement de facturation entre comptes. Pas de relance de factures auprès de prestataires différents.

Une meilleure adéquation après la mise en place de questions par poste. Depuis la désactivation d’Easy Apply et l’ajout de questions de qualification, les candidatures qui arrivent à l’équipe RH correspondent bien mieux aux postes réels. Le nombre de dossiers clairement inadaptés, qui alourdissaient l’examen sans mener à un recrutement, a baissé.

« Ce qui impliquait plusieurs plateformes, plusieurs comptes et plusieurs factures se passe maintenant simplement au même endroit. C’est vraiment précieux quand on fonctionne avec une petite équipe. » — Sophie Van Slambrouck, responsable du recrutement international chez AQUALEX

L’équipe a aussi bâti une structure qui varie selon le type de poste. Les fonctions à fort volume, comme la vente en contact client, sont diffusées sur d’autres canaux que les postes seniors visibles vers l’extérieur, avec un budget réparti en conséquence. Une plateforme unique avec des options de réservation souples rend ce pilotage fin possible sans surcharge.

AQUALEX continue d’étendre sa présence en Allemagne et en France, avec de nouvelles régions et de nouveaux postes qui arrivent régulièrement. À mesure que les besoins en effectifs augmentent, le plan est de garder Join comme système central pour toute l’activité de recrutement sur le marché allemand, en s’appuyant sur les processus de diffusion et de pipeline déjà en place.

« Tout est au même endroit, tout le monde peut y travailler, et nous voyons ce qui est en cours. C’est exactement ce dont nous avions besoin. » — Sophie Van Slambrouck, responsable du recrutement international chez AQUALEX