Comment dsb a bâti un recrutement structuré sur un marché allemand en pleine expansion

dsb Deutsche Sanierungsberatung GmbH n’avait aucun outil dédié au recrutement quand Dana Morouj est arrivée comme responsable RH. Les candidatures étaient suivies dans Pipedrive, un CRM commercial, et les CV circulaient par e-mail et par messages MS Teams. En moins d’un an après le passage à Join, dsb a refait sa page carrière, lancé des campagnes de diffusion payante dans les deux jours suivant l’inscription, et réuni 16 personnes, dont les fondateurs et les managers, dans un pipeline unique avec droits d’accès.

Le défi : aucune infrastructure de recrutement sur un marché sans répit

Le marché allemand de la rénovation énergétique avance vite. La stratégie « vague de rénovations » de l’UE prévoit de doubler le rythme annuel de rénovation d’ici 2030, et les entreprises qui accompagnent les propriétaires dans cette transition en sont les bénéficiaires les plus directs. Les offres d’emploi liées à la transition énergétique allemande ont plus que doublé depuis 2019 et représentent désormais près de 4 % de toutes les offres du pays. Pour une entreprise dans cet environnement, la pression pour recruter vite et bien est permanente.

Quand Dana Morouj est arrivée comme unique responsable RH, dsb devait recruter sur un éventail de profils inhabituellement large, sans aucune infrastructure. dsb conseille les propriétaires sur les rénovations énergétiques et prend tout en charge, de la conception aux demandes de subvention. Pour cela, l’entreprise recrute des architectes, des ingénieur·e·s du bâtiment, des conseiller·ère·s en énergie, des équipes de téléprospection, des chef·fe·s de projet, des responsables de comptes clés, du personnel de service client et des spécialistes du développement. Cette diversité rendait l’absence de véritable système encore plus difficile à contourner.

Des candidatures suivies dans un outil qui n’est pas fait pour ça. Avant Join, dsb utilisait Pipedrive, son CRM clients, comme logiciel de suivi des candidatures (ATS) improvisé. Les candidatures arrivaient par le site, et Dana chargeait chacune à la main dans Pipedrive. Aucune intégration, aucune automatisation, aucune logique pensée pour le recrutement. « Tout était complètement inefficace », se souvient Dana. « Ça ralentissait énormément mon travail, et parfois des candidatures n’étaient tout simplement pas enregistrées correctement parce que je n’avais pas le temps. » dsb avait aussi besoin d’un meilleur encadrement des données, avec des limites claires sur qui accède à quoi.

Une seule personne coordonnant plusieurs postes sans système partagé. Dana gérait tous les postes ouverts en même temps, sans outil, sans visibilité sur l’étape de chaque dossier, et sans moyen d’impliquer les managers autrement qu’en transmettant des fichiers à la main. Recueillir les retours, planifier les entretiens et suivre l’avancement se faisait entièrement à la main. « Je n’avais aucune vue claire sur les candidat·e·s et leur avancement. Je devais tout retenir moi-même. »

Atteindre des profils spécialisés sur plusieurs plateformes. Les besoins de dsb sont complexes. Les rôles techniques, dont des architectes chargés d’instruction de dossiers et des conseiller·ère·s en énergie avec une expertise en conception, se situent entre la transition écologique et l’administratif, et ne parlent pas aux viviers évidents. En parallèle, les comptes Stepstone et Indeed de l’entreprise étaient gérés séparément, obligeant Dana à se connecter et se déconnecter de plusieurs plateformes pour publier, surveiller et répondre. Aucune vue consolidée n’existait sur les canaux qui fonctionnaient et ceux qui ne fonctionnaient pas.

« Je ne pouvais pas continuer avec des outils qui n’étaient pas faits pour recruter. J’avais besoin de quelque chose dédié à la gestion des candidatures, de la première réception à la décision finale. »

La solution : un système pensé pour le recrutement, en ligne en deux jours

Dana a découvert qu’un compte Join avait été créé chez dsb auparavant, sans jamais être vraiment activé. Elle s’est connectée, a exploré le produit, et la décision est venue vite. L’interface était intuitive, la configuration rapide, et l’outil visiblement conçu pour exactement ce dont elle avait besoin. « J’ai vu que ça marchait plutôt bien, et j’ai dit : prenons Join. C’est simplement plus logique. » Elle avait la confiance des fondateurs et la latitude d’agir, donc elle a agi.

Un vrai système pour suivre les candidatures

Le premier geste de Dana a été de mettre en place un pipeline capable de suivre le rythme de dsb. Avec le widget d’offres de Join sur le site de l’entreprise, les candidatures arrivent directement au même endroit, sans charger de CV à la main ni chercher des informations entre e-mails et Teams. Depuis l’adoption de Join, dsb a géré ses 5 700 candidatures dans un système unique.

Cette structure a aussi facilité l’implication de l’équipe élargie sans affaiblir la protection des données. Dana a intégré 16 personnes et réglé les accès par rôle : les managers ne voient que les postes qui les concernent, les fondateurs ont une vue plus large pour le reporting, et les analystes du développement disposent d’un accès administrateur pour suivre les taux de conversion et le ratio entretien-recrutement. Le résultat est un pipeline partagé avec des permissions claires et des données conformes au RGPD entre les services.

Une préselection efficace avec questions filtrantes et modèles d’e-mails

Avec jusqu’à dix postes ouverts en même temps et cinq à dix recrutements par mois, Dana devait aller vite sans sacrifier la qualité. Les questions filtrantes, ajoutées aux annonces pour trier avant l’étape d’examen, sont devenues un élément clé de sa méthode. Les personnes qui ne remplissent pas les prérequis sont écartées automatiquement, ce qui permet à Dana de concentrer son temps sur les profils pertinents.

Les modèles d’e-mails pour les refus, les invitations et les mises à jour lui évitent de réécrire les mêmes messages des dizaines de fois par semaine. Le processus va plus vite sans perdre en qualité. « Avant, j’investissais plus de temps dans les candidatures qu’aujourd’hui. Ce temps, je le passe maintenant là où il compte vraiment. »

Le multi-posting sur les plateformes, sans surcharge

Avant Join, l’activité de dsb sur les plateformes d’emploi se pilotait site par site. Avec le multi-posting, Dana publie un poste une fois et le diffuse en une action sur un ensemble choisi de plateformes. L’équipe a testé avec une campagne pilote de 500 €, a vu des résultats rapidement, et a continué d’investir. Aujourd’hui, les diffusions payantes tournent régulièrement, et les candidatures arrivent d’Indeed, LinkedIn, XING, Stepstone et d’autres canaux que dsb ne gérait pas activement. « Parfois je vois une plateforme que je ne connais même pas, et quelqu’un a postulé par ce biais grâce à la diffusion organique de nos offres. C’est tout l’intérêt. Join vous permet d’atteindre en organique des gens que vous n’auriez pas trouvés autrement. »

L’accès aux données de source a aussi changé la façon dont dsb évalue la performance. Dana voit exactement d’où vient chaque candidature et s’en sert pour décider où placer le prochain budget. Les fondateurs utilisent les mêmes données pour suivre les conversions et arbitrer les budgets.

Une planification d’entretiens passée de dix clics à un

La fonction qui a le plus marqué est la planification des entretiens dans Join. Avant, Dana coordonnait les entretiens par e-mails individuels avec des liens d’agenda. Aujourd’hui elle réserve directement dans l’outil et voit tous les entretiens à venir sur son tableau de bord.

« Avec la planification dans Join, ce qui ressemblait à dix clics ressemble maintenant plutôt à un seul. Et comme les agendas se synchronisent en temps réel, nous évitons presque une semaine d’aller-retour. »

Les résultats : un recrutement qui suit la croissance de l’entreprise

Un an seulement après le passage à Join, dsb est passée d’environ 100 à 145 personnes et travaille activement vers 200. L’infrastructure qui soutient cette croissance est aujourd’hui coordonnée, transparente et conçue pour tenir, ce qui n’était pas le cas douze mois plus tôt.

16 personnes travaillent depuis un pipeline unique. Fondateurs, analystes et managers de tous les services utilisent Join avec les bons niveaux d’accès. Les boucles de retour qui demandaient des e-mails et des messages Teams se passent désormais directement dans les fiches candidat. « Nous partagions des CV par e-mail, ce qui n’est ni efficace ni conforme au RGPD. Maintenant chaque personne a exactement ce dont elle a besoin, au bon endroit. » L’adoption a aussi été rapide. Dana a présenté Join à chaque manager en dix minutes, et la plupart ont pu s’y mettre tout de suite. « C’est tellement évident que j’ai été surprise du peu de formation nécessaire. »

Une à deux heures gagnées chaque semaine en supprimant l’administratif manuel. Avant Join, Dana devait charger les candidatures à la main dans Pipedrive, partager les CV par e-mail et Teams, relancer les managers pour leurs retours et coordonner les entretiens sur des outils distincts. Aujourd’hui, candidatures, fiches, retours, modèles d’e-mails et planification tiennent dans un seul flux, ce qui lui fait gagner une à deux heures par semaine et donne à l’équipe une vue bien plus nette de ce qui demande attention.

Plus de portée grâce au multi-posting organique, sans plus d’administratif. Avec la diffusion organique, dsb publie un poste et le voit distribué sur 15 plateformes organiques sans créer de comptes distincts ni passer d’un site à l’autre. Cela donne à chaque poste une portée plus large avec moins de manipulations, y compris une visibilité sur certaines plateformes de niche. dsb atteint ainsi un vivier plus large et plus varié, ce qui, selon Dana, a amélioré la qualité des candidatures. « Avant, les gens devaient nous trouver directement. Maintenant nous sommes là où ils sont déjà. »

Une expérience candidat à la hauteur de l’ambition de l’entreprise. Pour Dana, un processus structuré fait partie de ce sur quoi les candidat·e·s jugent une entreprise. Dans Join, les étapes montrent exactement qui est où, qui attend encore une réponse et où un retour manque. Avec des e-mails automatiques et des prochaines actions claires, l’équipe garde les dossiers en mouvement. « Si quelqu’un n’a pas de nouvelles pendant trois semaines, cela dit quelque chose de l’entreprise. Les gens qui vous rejoignent sont votre bien le plus précieux. »

« Join est vraiment agréable à utiliser, et ça compte quand on s’en sert tous les jours. Chaque nouvelle fonctionnalité s’insère exactement dans notre façon de travailler. »

L’étape suivante pour dsb est d’étendre l’usage des grilles d’évaluation afin d’uniformiser l’évaluation sur tous les postes ouverts. Avec Join, Dana dispose d’un processus capable d’accompagner la prochaine phase de croissance : plus de postes, plus de personnes impliquées et peut-être de nouveaux marchés, sans perdre en visibilité ni en contrôle.