dsb bracht 5.700 sollicitaties samen in één recruitmentpipeline

Toen Dana Morouj als HR Lead bij dsb Deutsche Sanierungsberatung begon, ontbrak een recruitmentsysteem. De organisatie adviseert huiseigenaren over energiezuinige renovaties en werft daarvoor uiteenlopende profielen: van architecten en energieadviseurs tot telesales, projectmanagement en klantenservice. Dana beheerde al die vacatures alleen, terwijl het bedrijf van ongeveer honderd naar 145 medewerkers groeide.

Sollicitaties in een sales-CRM

Sollicitaties kwamen via de website binnen en werden vervolgens handmatig in Pipedrive gezet. Cv’s gingen per e-mail en via Teams naar hiringmanagers. Omdat Pipedrive voor verkoop was ingericht, ontbraken logische recruitmentfases, automatische verwerking en een duidelijk overzicht van wie toegang had tot kandidaatdata.

Dana hield meerdere vacatures en gesprekken tegelijk bij uit haar hoofd. Indeed, Stepstone en andere kanalen hadden bovendien ieder een eigen account. Daardoor kostten publiceren, feedback verzamelen en gesprekken plannen veel losse handelingen, terwijl specialistische functies juist om een bredere kanaalmix vroegen.

Eerste campagne binnen twee dagen

Dana activeerde een eerder aangemaakt Join-account en zette de eerste betaalde multipostingcampagne binnen twee dagen op. Een vacaturewidget stuurde nieuwe sollicitaties rechtstreeks naar Join. Sindsdien heeft dsb 5.700 sollicitaties in één recruitmentpipeline beheerd.

Zestien collega’s kregen rechten die bij hun rol passen. Hiringmanagers zien alleen hun eigen vacatures, terwijl oprichters en venture-developmentanalisten bredere rapportages kunnen bekijken. Uitsluitingsvragen toetsen vooraf of kandidaten aan harde functie-eisen voldoen; e-mailsjablonen en gespreksplanning nemen terugkerend handwerk weg.

Campagnes vanaf een testbudget van € 500

Voor het bereik begon dsb met een testbudget van € 500. De resultaten waren voldoende om betaalde campagnes te blijven gebruiken naast organische verspreiding. Herkomstgegevens laten Dana en de oprichters zien aan welke vacaturesites ze het volgende campagnebudget het best kunnen besteden.

Eén tot twee uur per week terug

Dana schat dat zij iedere week één tot twee uur bespaart op het uploaden van sollicitaties, delen van cv’s, najagen van feedback en plannen van gesprekken. Bij maximaal tien openstaande vacatures en vijf tot tien aanstellingen per maand zit de winst vooral in minder overdrachtsmomenten tussen Pipedrive, e-mail, Teams en losse vacaturesites.

De volgende stap is het breder inzetten van beoordelingsformulieren. Daarmee wil dsb niet alleen de instroom en planning structureren, maar ook zorgen dat kandidaten voor verschillende functies volgens dezelfde vooraf afgesproken criteria worden beoordeeld.