Cómo dsb construyó una contratación estructurada en un mercado alemán en plena expansión

dsb Deutsche Sanierungsberatung GmbH no tenía ninguna herramienta dedicada a contratar cuando Dana Morouj llegó como responsable de RR. HH. Las candidaturas se seguían en Pipedrive, un CRM de ventas, y los CV circulaban por correo y por mensajes de MS Teams. En menos de un año desde el cambio a Join, dsb rehizo su página de empleo, lanzó campañas de publicación de pago en los dos días siguientes al registro y reunió a 16 personas, entre ellas los fundadores y los responsables de contratación, en un único pipeline con permisos.

El reto: ninguna infraestructura de contratación en un mercado sin tregua

El mercado alemán de la rehabilitación energética avanza rápido. La estrategia de la ola de renovación de la UE prevé duplicar el ritmo anual de rehabilitación para 2030, y las empresas que acompañan a los propietarios en esa transición son las beneficiarias más directas. Las ofertas de empleo ligadas a la transición energética alemana se han más que duplicado desde 2019 y ya representan cerca del 4 % de todas las ofertas del país. Para una empresa en ese entorno, la presión por contratar rápido y bien es constante.

Cuando Dana Morouj llegó como única responsable de RR. HH., dsb tenía que contratar en un abanico de perfiles inusualmente amplio, sin ninguna infraestructura. dsb asesora a propietarios sobre rehabilitaciones energéticas y se encarga de todo, de la planificación a las solicitudes de subvención. Para eso contrata arquitectura, ingeniería de edificación, asesoría energética, equipos de televenta, dirección de proyectos, gestión de cuentas clave, atención a clientes y especialistas en desarrollo de negocio. Esa variedad hacía aún más difícil sortear la ausencia de un sistema real.

Candidaturas seguidas en una herramienta que no está hecha para eso. Antes de Join, dsb usaba Pipedrive, su CRM de clientes, como ATS improvisado. Las candidaturas llegaban por la web, y Dana subía cada una a mano a Pipedrive. Ninguna integración, ninguna automatización, ninguna lógica pensada para contratar. «Todo era completamente ineficiente», recuerda Dana. «Frenaba enormemente mi trabajo, y a veces las candidaturas simplemente no quedaban bien registradas porque no tenía tiempo.» dsb también necesitaba un control más claro de los datos, con límites nítidos sobre quién accede a qué.

Una sola persona coordinando varios puestos sin sistema compartido. Dana llevaba todos los puestos abiertos a la vez, sin herramienta, sin visibilidad de en qué etapa estaba cada expediente y sin forma de implicar a los responsables de contratación salvo pasando archivos a mano. Recoger valoraciones, organizar entrevistas y seguir el avance era totalmente manual. «No tenía una vista clara de las personas y su avance. Tenía que acordarme de todo yo misma.»

Llegar a perfiles especializados en varias plataformas. Las necesidades de dsb son complejas. Los puestos técnicos, entre ellos arquitectura dedicada a tramitación de expedientes y asesoría energética con experiencia en planificación, están a medio camino entre la sostenibilidad y la administración, y no hablan a los grupos evidentes. Al mismo tiempo, las cuentas de Stepstone e Indeed se gestionaban por separado, obligando a Dana a entrar y salir de varias plataformas para publicar, vigilar y responder. No existía una vista consolidada de qué canales funcionaban y cuáles no.

«No podía seguir con herramientas que no estaban hechas para contratar. Necesitaba algo dedicado a gestionar candidaturas de verdad, desde la primera recepción hasta la decisión final.»

La solución: un sistema pensado para contratar, en marcha en dos días

Dana descubrió que en dsb ya se había creado antes una cuenta de Join, pero nunca se activó del todo. Entró, exploró el producto y la decisión llegó rápido. La interfaz era intuitiva, la configuración ágil y estaba claramente hecha para justo lo que necesitaba. «Vi que funcionaba bastante bien y dije: usemos Join. Simplemente tiene más sentido.» Tenía la confianza de los fundadores y margen para actuar, así que actuó.

Un sistema de verdad para seguir candidaturas

El primer paso de Dana fue montar un pipeline capaz de seguir el ritmo de dsb. Con el widget de ofertas de Join en la web de la empresa, las candidaturas llegan directamente al mismo sitio, sin subir CV a mano ni buscar información entre correo y Teams. Desde que adoptó Join, dsb ha gestionado sus 5.700 candidaturas en un único sistema.

Esa estructura también facilitó implicar al equipo ampliado sin debilitar la protección de datos. Dana incorporó a 16 personas y ajustó los accesos por papel: quienes lideran una contratación solo ven los puestos que les afectan, los fundadores tienen una vista más amplia para informes, y el equipo de análisis de negocio tiene acceso de administración para seguir tasas de conversión y la relación entre entrevistas y contrataciones. El resultado es un pipeline compartido con permisos claros y datos conformes al RGPD entre departamentos.

Criba eficaz con preguntas de descarte y plantillas de correo

Con hasta diez puestos abiertos a la vez y entre cinco y diez contrataciones al mes, Dana tenía que ir rápido sin sacrificar calidad. Las preguntas de descarte, añadidas a los anuncios para filtrar antes de la fase de revisión, se convirtieron en pieza clave de su método. Quien no cumple los requisitos básicos queda apartado automáticamente, lo que permite a Dana concentrar su tiempo en los perfiles pertinentes.

Las plantillas de correo para descartes, invitaciones y avisos de estado le evitan reescribir los mismos mensajes docenas de veces por semana. El proceso avanza más rápido sin perder calidad. «Antes invertía más tiempo en las candidaturas que ahora. Ese tiempo lo dedico hoy a donde de verdad cuenta.»

Multiposting en los portales, sin sobrecarga

Antes de Join, la actividad de dsb en portales de empleo se llevaba plataforma a plataforma. Con el multiposting, Dana publica un puesto una vez y lo distribuye en una acción a un conjunto elegido de portales. El equipo lo probó con una campaña piloto de 500 €, vio resultados pronto y siguió invirtiendo. Hoy las promociones de pago funcionan de forma regular, y llegan candidaturas de Indeed, LinkedIn, XING, Stepstone y otros canales que dsb no gestionaba activamente. «A veces veo una plataforma que ni conozco, y alguien se ha presentado por ahí gracias a la distribución orgánica de nuestras ofertas. De eso se trata. Con Join llegas de forma orgánica a gente que no habrías encontrado de otra manera.»

El acceso a los datos de origen también ha cambiado cómo mide dsb el rendimiento. Dana ve exactamente de dónde viene cada candidatura y lo usa para decidir dónde va el siguiente presupuesto. Los fundadores usan esos mismos datos para seguir conversiones y decidir presupuestos.

Organizar entrevistas pasó de diez clics a uno

La función que más le impresionó fue la programación de entrevistas dentro de Join. Antes, Dana coordinaba las entrevistas con correos individuales y enlaces de calendario. Hoy reserva directamente en la herramienta y ve todas las entrevistas próximas en su panel.

«Con la programación de entrevistas en Join, lo que antes parecían diez clics ahora parece más bien uno. Y como los calendarios se sincronizan en tiempo real, nos ahorramos casi una semana de ida y vuelta.»

Los resultados: una contratación que acompaña el crecimiento

Solo un año después de cambiar a Join, dsb ha pasado de unas 100 a 145 personas y trabaja activamente hacia las 200. La infraestructura que sostiene ese crecimiento está hoy coordinada, es transparente y está pensada para aguantar, algo que no era cierto doce meses antes.

16 personas trabajan desde un único pipeline. Fundadores, analistas y responsables de contratación de todos los departamentos usan Join con los niveles de acceso adecuados. Los ciclos de valoración que antes requerían correos y mensajes de Teams ocurren ahora directamente en las fichas de candidatura. «Compartíamos CV por correo, que no es ni eficiente ni acorde al RGPD. Ahora cada persona tiene exactamente lo que necesita, en el sitio correcto.» La adopción también fue rápida. Dana presentó Join a cada responsable en diez minutos, y casi todos pudieron empezar de inmediato. «Es tan evidente que me sorprendió lo poca formación que hizo falta.»

Una o dos horas ahorradas cada semana al eliminar gestión manual. Antes de Join, Dana tenía que subir candidaturas a mano a Pipedrive, compartir CV por correo y Teams, insistir para conseguir valoraciones y coordinar entrevistas en herramientas separadas. Hoy candidaturas, fichas, valoraciones, plantillas de correo y programación caben en un solo flujo, lo que le ahorra entre una y dos horas por semana y da al equipo una vista mucho más nítida de lo que necesita atención.

Más alcance con el multiposting orgánico, sin más gestión. Con la distribución orgánica, dsb publica un puesto y lo ve repartido en 15 plataformas orgánicas sin crear cuentas separadas ni saltar entre webs. Eso da a cada puesto más alcance con menos trabajo manual, incluida visibilidad en algunos portales de nicho. dsb llega así a un grupo más amplio y variado, algo que según Dana ha mejorado la calidad de las candidaturas. «Antes la gente tenía que encontrarnos directamente. Ahora estamos donde ya están.»

Una experiencia a la altura de la ambición de la empresa. Para Dana, un proceso estructurado es parte de cómo se juzga a una empresa. En Join, las etapas muestran exactamente quién está dónde, quién sigue esperando respuesta y dónde falta una valoración. Con correos automáticos y siguientes pasos claros, el equipo mantiene los expedientes en movimiento. «Si alguien no sabe nada durante tres semanas, eso dice algo de la empresa. Las personas que se incorporan son tu activo más importante.»

«Join es de verdad agradable de usar, y eso cuenta cuando lo usas a diario. Cada función nueva encaja justo en cómo ya trabajamos.»

El siguiente paso de dsb es ampliar el uso de las plantillas de evaluación para unificar criterios en todos los puestos abiertos. Con Join, Dana tiene un proceso capaz de acompañar la próxima fase de crecimiento: más puestos, más personas implicadas y quizá nuevos mercados, sin perder visibilidad ni control.