Cómo Always Friday estructuró su contratación antes de tener a nadie en RR. HH.

Gianluca Sordano, cofundador y CEO de Always Friday, dedica alrededor del 30 % de su semana a contratar. Cuando la empresa se fundó en 2024, ese tiempo se perdía en una maraña de herramientas: Notion para redactar los puestos, LinkedIn para publicar, portales universitarios para buscar y una página de empleo propia que solo podía modificar el director técnico. Lo que empezó como una solución para publicar ofertas se convirtió poco a poco en el sistema operativo de toda la contratación de Always Friday: un solo sitio para cada incorporación, un proceso estructurado que puede usar todo el equipo y hasta el 80 % del tiempo de gestión recuperado.

El reto: cuatro herramientas desconectadas y ningún proceso compartido

Always Friday es una agencia de eventos corporativos centrada en la IA, con sede en Italia, y crece rápido. La empresa pasó de dos a veintidós personas en menos de un año, con una ronda pre-semilla ya cerrada con inversores locales. Para Gianluca, encontrar a las personas adecuadas no es una tarea de fondo. Ahí se va cerca de un tercio de su semana.

El ecosistema de startups italiano creció un 32 % en 2024, y Milán se ha convertido en un polo real de talento en ingeniería e IA. Ese impulso es real, pero corta por los dos lados. El mismo crecimiento que facilita atraer perfiles ambiciosos significa que Always Friday compite con actores más grandes y conocidos por los mismos perfiles de ingeniería. Ganar esa competición exige más que una buena descripción del puesto. Exige un proceso.

El proceso que tenía Gianluca cuando empezó a contratar en mayo de 2025 no estaba hecho para eso.

Contratación repartida en cuatro herramientas desconectadas. Cada puesto abierto obligaba a tocar varias plataformas una tras otra. Una oferta empezaba en Notion, se copiaba a mano a LinkedIn, se subía por separado a portales universitarios y luego se actualizaba en una página de empleo propia que solo podía cambiar el director técnico. Cada plataforma tenía su bandeja de entrada, su interfaz y su lista. No había una vista única de quién se había presentado, en qué punto estaba cada expediente o qué tocaba hacer después.

El plan gratuito de LinkedIn forzaba decisiones dolorosas. LinkedIn limitaba las publicaciones gratuitas a un puesto activo a la vez. Para una startup que contrata a la vez en ingeniería, ventas y operaciones, eso significaba elegir constantemente qué puesto tenía visibilidad y cuál no. Publicar más costaba bastante más, y eso no era posible en fase temprana.

Comunicación con las personas candidatas hecha enteramente a mano. Cuando llegaba una candidatura prometedora, Gianluca exportaba los datos de contacto, se pasaba a su correo y redactaba cada mensaje de cero. Organizar una entrevista suponía otra ronda de idas y venidas. Los descartes eran irregulares o simplemente no se enviaban. Ninguna de las dos cosas era buena para quienes se presentaban, ni para la marca como empleadora que una startup en crecimiento tiene que proteger.

Ningún proceso compartido en el equipo fundador. A medida que el equipo crecía, más personas tenían que participar en las decisiones. Sin un sistema central, compartir información significaba reenviar CV por correo, comentar candidaturas en hilos de Slack y fiarse de la memoria para saber en qué punto estaba cada expediente. Ninguna estructura, ninguna coherencia, ninguna trazabilidad.

«Join no solo mejoró nuestro proceso de contratación, lo transformó por completo. Tanto en estructura como en visibilidad.»

La solución: de herramienta de publicación a sistema operativo de la contratación

Gianluca encontró Join en mayo de 2025, buscando una forma mejor de gestionar sus ofertas. La prueba gratuita fue la puerta de entrada: poder publicar varios puestos a la vez, sin el coste de LinkedIn premium, era el atractivo inmediato. Lo que vino después era menos esperado.

«Le dimos una oportunidad a Join y nunca miramos atrás», dice Gianluca. Lo que empezó como herramienta para publicar se convirtió poco a poco en el sistema operativo de toda la contratación.

Un solo sitio para cada candidatura, venga del canal que venga

El primer cambio fue unificar. Con el multiposting empujando los puestos a varios portales a la vez, y el ATS reuniendo cada candidatura en el mismo sitio, Gianluca tuvo por primera vez una vista única de todos los expedientes, independientemente de dónde se hubiera presentado cada persona. Las candidaturas de LinkedIn, de portales universitarios y de portales orgánicos confluían en una sola vista. Por primera vez, Gianluca veía el conjunto sin cambiar de herramienta.

También introdujo preguntas eliminatorias que reducen el ruido en los puestos de ingeniería: poner el dominio del italiano como criterio obligatorio activaba un descarte automático cuando no se cumplía, y apartaba un volumen grande de candidaturas fuera de lugar antes de que nadie las revisara. El equipo se centró en las personas que merecían la pena.

La comunicación automatizada sustituyó las cadenas de correo

Antes de Join, hacer avanzar una candidatura significaba redactar un mensaje nuevo de cero. Descartar exigía el mismo esfuerzo o, más a menudo, silencio. Con las plantillas de correo y las herramientas de mensajería, Gianluca montó una biblioteca de mensajes para cada momento del proceso: confirmar la recepción, hacer avanzar, descartar e invitar a una entrevista. Una vez montado, cualquier persona del equipo podía enviar el mensaje adecuado en el momento adecuado con un clic.

«De la comunicación a la programación de entrevistas, ahora lo hago todo en Join. Me ahorra hasta el 80 % del tiempo que antes dedicaba a contratar», dice Gianluca.

La programación de entrevistas se movió dentro de la herramienta

En lugar de coordinar horarios por correo y calendario, cada entrevista se reserva ahora directamente en Join. Gianluca adoptó pronto la programación y la describe como central en la forma de trabajar del equipo. Desde que adoptó Join, el equipo ha programado 77 entrevistas así. Para una startup de 22 personas sin función de RR. HH., es un flujo significativo resuelto por completo en un mismo sitio.

Un proceso compartido, no un sistema individual

Contratar en Always Friday ya no es cosa de una sola persona. Siete personas tienen hoy acceso a la cuenta, cada una con un papel definido: quienes lideran la oferta, quienes entrevistan y revisan CV y cartas de presentación, y los fundadores, que mantienen la vista sobre todos los pipelines activos sin dirigir cada detalle. Gianluca montó las plantillas y los guiones de entrevista una vez. El resto heredó la estructura. Incorporar a alguien nuevo a Join llevó menos de un día.

Los resultados: un proceso a la altura de empresas diez veces mayores

Desde el registro, Always Friday pasa cada contratación por un proceso estructurado. El desorden de cuatro herramientas desconectadas se ha sustituido por un sistema que todo el equipo usa y en el que confía.

Hasta el 80 % menos de tiempo en gestión de contratación. Según la estimación de Gianluca, unificar la búsqueda, la comunicación y la programación en una sola herramienta ha reducido hasta el 80 % el tiempo dedicado a tareas de menos valor. Ese tiempo ha vuelto a producto, ventas y estrategia, en una fase en la que cada hora cuenta.

77 entrevistas programadas directamente en Join. Desde las primeras semanas, la programación se convirtió en pieza central del funcionamiento. Cada entrevista se reserva y se sigue hoy en Join, sin las idas y venidas que antes ocurrían por correo y calendario. Es un total acumulado desde el inicio, no la cuenta de un periodo reciente, y sigue siendo una señal clara de un uso diario y arraigado.

Las primeras incorporaciones de ingeniería sin recomendación, vía Join. Las últimas incorporaciones en IA y desarrollo full-stack no llegaron por recomendación. Encontraron la empresa, se presentaron por la página de empleo alojada en Join y pasaron por un pipeline gestionado desde el primer contacto hasta la oferta. «Estoy especialmente orgulloso de nuestras dos últimas incorporaciones de ingeniería. No fueron recomendaciones. Nos encontraron a través de Join. Eso significa que el proceso funciona de verdad», dice Gianluca.

Un proceso de contratación a la altura de empresas diez veces mayores. Quienes se presentan reciben respuesta a tiempo en cada etapa. El equipo trabaja desde un pipeline compartido y al día. Las decisiones se toman con una vista completa en lugar de por intuición. «En la mayoría de las startups, contratar es un caos. Con Join funcionamos como un equipo de RR. HH. de verdad, incluso con nuestro tamaño», dice Gianluca. Todo el equipo fundador considera hoy la contratación el proceso interno más estructurado de Always Friday, más constante que casi todo lo demás.

«Join nos dio la estructura para gestionar candidaturas como es debido, algo que antes simplemente no sabíamos hacer.»

Always Friday prepara su expansión internacional, con Alemania, España y Reino Unido en el plan de los próximos 18 meses, y luego Estados Unidos. Gianluca piensa usar Join en cada uno de esos mercados, publicar los puestos localmente con multiposting y gestionar los pipelines internacionales en el mismo sistema. El objetivo son 100 personas a finales de 2027. El proceso ya está en pie.