Comment Always Friday a structuré son recrutement avant d'avoir la moindre personne aux RH

Gianluca Sordano, cofondateur et PDG d’Always Friday, consacre environ 30 % de sa semaine au recrutement. À la création de l’entreprise en 2024, ce temps se perdait dans un enchevêtrement d’outils : Notion pour rédiger les postes, LinkedIn pour publier, des portails universitaires pour chercher, et une page carrière maison que seul le directeur technique pouvait modifier. Ce qui a commencé comme une solution pour publier des offres est devenu peu à peu le système d’exploitation de tout le recrutement d’Always Friday : un seul endroit pour chaque recrutement, un processus structuré utilisable par toute l’équipe, et jusqu’à 80 % du temps administratif récupéré.

Le défi : quatre outils déconnectés et aucun processus partagé

Always Friday est une agence événementielle d’entreprise centrée sur l’IA, basée en Italie, et elle grandit vite. L’entreprise est passée de deux à vingt-deux personnes en moins d’un an, avec un tour de pré-amorçage déjà bouclé auprès d’investisseurs locaux. Pour Gianluca, trouver les bonnes personnes n’est pas une tâche de fond. C’est là que part environ un tiers de sa semaine.

L’écosystème de startups italien a progressé de 32 % en 2024, et Milan est devenue un véritable pôle pour les talents en ingénierie et en IA. Cette dynamique est réelle, mais elle coupe dans les deux sens. La même croissance qui facilite l’attraction de profils ambitieux signifie qu’Always Friday concourt avec des acteurs plus grands et plus connus pour les mêmes ingénieur·e·s. Gagner cette compétition demande plus qu’une bonne description de poste. Cela demande un processus.

Le processus dont disposait Gianluca quand il a commencé à recruter en mai 2025 n’était pas fait pour ça.

Un recrutement éparpillé sur quatre outils déconnectés. Chaque poste ouvert obligeait à toucher plusieurs plateformes l’une après l’autre. Une offre commençait dans Notion, était copiée à la main vers LinkedIn, poussée séparément vers des portails universitaires, puis mise à jour sur une page carrière maison que seul le directeur technique pouvait modifier. Chaque plateforme avait sa boîte de réception, son interface et sa liste. Aucune vue unique sur qui avait postulé, où en était chaque dossier, ou ce qui devait se passer ensuite.

L’offre gratuite de LinkedIn imposait des choix douloureux. LinkedIn limitait les publications gratuites à un poste actif à la fois. Pour une startup qui recrute simultanément en ingénierie, en vente et en opérations, cela voulait dire choisir en permanence quel poste obtenait de la visibilité et lequel n’en avait pas. Publier davantage coûtait nettement plus cher, ce qui n’était pas possible à ce stade.

Une communication candidat·e entièrement à la main. Quand une candidature prometteuse arrivait, Gianluca exportait les coordonnées, passait dans sa messagerie et rédigeait chaque message de zéro. Planifier un entretien demandait une nouvelle série d’échanges. Les refus étaient irréguliers ou tout simplement absents. Ni l’un ni l’autre n’était bon pour les candidat·e·s, ni pour la marque employeur qu’une startup en croissance doit protéger.

Aucun processus partagé dans l’équipe fondatrice. À mesure que l’équipe grandissait, plus de personnes devaient participer aux décisions. Sans système central, partager des informations voulait dire transférer des CV par e-mail, discuter des candidatures dans des fils Slack et se fier à la mémoire pour savoir où en était chaque dossier. Aucune structure, aucune cohérence, aucune traçabilité.

« Join n’a pas seulement amélioré notre processus de recrutement, il l’a entièrement transformé. Autant sur la structure que sur la visibilité. »

La solution : de l’outil de publication au système d’exploitation du recrutement

Gianluca a trouvé Join en mai 2025, en cherchant une meilleure façon de gérer ses offres. L’essai gratuit a été la porte d’entrée : pouvoir publier plusieurs postes en même temps, sans le coût de LinkedIn premium, était l’attrait immédiat. Ce qui a suivi était moins attendu.

« Nous avons donné une chance à Join et nous n’avons jamais regardé en arrière », dit Gianluca. Ce qui a commencé comme un outil de publication est devenu peu à peu le système d’exploitation de tout le recrutement.

Un seul endroit pour chaque candidature, quel que soit le canal

Le premier changement a été le regroupement. Avec le multi-posting qui pousse les postes vers plusieurs plateformes à la fois, et le logiciel de suivi des candidatures (ATS) qui rassemble chaque candidature au même endroit, Gianluca a eu pour la première fois une vue unique sur tous les dossiers, quel que soit l’endroit où les personnes avaient postulé. Les candidatures venues de LinkedIn, des portails universitaires et des plateformes organiques convergeaient dans une même vue. Pour la première fois, Gianluca voyait l’ensemble sans changer d’outil.

Il a aussi introduit des questions éliminatoires qui réduisent le bruit sur les postes d’ingénierie : la maîtrise de l’italien posée comme critère obligatoire déclenchait un refus automatique en cas de non-respect, écartant un gros volume de candidatures hors sujet avant tout examen manuel. L’équipe s’est concentrée sur les personnes qui valaient la peine.

Une communication automatisée a remplacé les chaînes d’e-mails

Avant Join, faire avancer une candidature voulait dire rédiger un nouveau message de zéro. Refuser demandait le même effort, ou plus souvent, du silence. Avec les modèles d’e-mails et les outils de messagerie, Gianluca a constitué une bibliothèque de messages pour chaque moment du processus : confirmer la réception, faire avancer, refuser, inviter à un entretien. Une fois en place, chaque personne de l’équipe pouvait envoyer le bon message au bon moment en un clic.

« De la communication candidat·e à la planification des entretiens, je fais tout dans Join maintenant. Cela me fait gagner jusqu’à 80 % du temps que je passais avant sur le recrutement », dit Gianluca.

La planification des entretiens est passée dans l’outil

Plutôt que de coordonner les horaires par e-mail et agenda, chaque entretien se réserve désormais directement dans Join. Gianluca a adopté tôt la planification et la décrit comme centrale dans le fonctionnement de l’équipe. Depuis l’adoption de Join, l’équipe a planifié 77 entretiens de cette façon. Pour une startup de 22 personnes sans fonction RH, c’est un processus significatif entièrement traité au même endroit.

Un processus partagé, pas un système individuel

Le recrutement chez Always Friday n’est plus l’affaire d’une seule personne. Sept personnes ont aujourd’hui accès au compte, chacune avec un rôle défini : les managers qui portent l’offre, les personnes qui mènent les entretiens et examinent CV et lettres de motivation, et les fondateurs qui gardent une vue sur tous les pipelines actifs sans piloter chaque détail. Gianluca a mis en place les modèles et les cadres d’entretien une fois. Tous les autres ont hérité de la structure. Intégrer une nouvelle personne dans Join a pris moins d’une journée.

Les résultats : un processus digne d’entreprises dix fois plus grandes

Depuis l’inscription, Always Friday fait passer chaque recrutement par un processus structuré. Le désordre des quatre outils déconnectés a été remplacé par un système que toute l’équipe utilise et dans lequel elle a confiance.

Jusqu’à 80 % de temps en moins sur l’administratif de recrutement. D’après l’estimation de Gianluca, regrouper la recherche, la communication et la planification dans un seul outil a réduit jusqu’à 80 % le temps passé sur les tâches à faible valeur. Ce temps est reparti vers le produit, la vente et la stratégie, à un stade où chaque heure compte.

77 entretiens planifiés directement dans Join. Dès les premières semaines, la planification est devenue un élément central du fonctionnement. Chaque entretien se réserve et se suit désormais dans Join, sans les échanges qui se faisaient par e-mail et agenda. Ce chiffre est un total cumulé depuis le début, et non le compte d’une période récente, et il reste un signe clair d’un usage quotidien et ancré.

Les premiers recrutements en ingénierie hors cooptation, via Join. Les dernières recrues en IA et en développement full-stack ne venaient pas de cooptation. Elles ont trouvé l’entreprise, postulé via la page carrière hébergée par Join, et suivi un pipeline entièrement piloté du premier contact à l’offre. « Je suis particulièrement fier de nos deux derniers recrutements en ingénierie. Ce n’étaient pas des cooptations. Ces personnes nous ont trouvés via Join. Cela veut dire que le processus fonctionne vraiment », dit Gianluca.

Un processus de recrutement digne d’entreprises dix fois plus grandes. Les candidat·e·s reçoivent des retours en temps utile à chaque étape. Les managers travaillent depuis un pipeline partagé et à jour. Les décisions se prennent avec une vue complète plutôt qu’à l’instinct. « Dans la plupart des startups, le recrutement est chaotique. Avec Join, nous fonctionnons comme une vraie équipe RH, même à notre taille », dit Gianluca. Toute l’équipe fondatrice considère aujourd’hui le recrutement comme le processus interne le plus structuré d’Always Friday, plus régulier que presque tout le reste.

« Join nous a donné la structure pour gérer correctement les candidatures, ce que nous ne savions simplement pas faire avant. »

Always Friday prépare son expansion internationale, avec l’Allemagne, l’Espagne et le Royaume-Uni au programme des 18 prochains mois, puis les États-Unis. Gianluca compte utiliser Join sur chacun de ces marchés, publier les postes localement via le multi-posting et gérer les pipelines internationaux dans le même système. L’objectif est de 100 personnes d’ici fin 2027. Le processus, lui, est déjà en place.