Always Friday bouwde eerst een recruitmentproces en nam pas daarna een HR-team aan

Always Friday nam in één jaar twintig mensen aan zonder eigen HR-team. Medeoprichter Gianluca Sordano besteedt ongeveer 30% van zijn werkweek aan recruitment. Zijn belangrijkste keuze was daarom niet welke vacaturesite hij als eerste moest toevoegen. Hij wilde één proces dat het hele team kon volgen voordat de volgende groeifase begon.

Dat proces draait nu in Join. Zeven collega’s werken vanuit dezelfde pipeline, berichten en interviewplanning. Volgens Gianluca is de tijd die hij aan recruitmentadministratie besteedt daardoor met maximaal 80% afgenomen.

Waarom vier losse tools niet meer werkten

In mei 2025 stelde Gianluca elke vacature eerst op in Notion. Hij kopieerde de tekst naar LinkedIn en vacaturesites van universiteiten. Voor een wijziging op de eigen werken-bij-site moest de CTO tijd vrijmaken. Kandidaten en berichten bleven verspreid over de inboxen van die systemen.

De beperking van één actieve gratis LinkedIn-vacature maakte de planning nog scherper. Always Friday zocht tegelijk mensen voor engineering, sales en operations, maar moest steeds kiezen welke functie zichtbaar bleef. Een kandidaat doorzetten betekende daarna contactgegevens exporteren, een losse e-mail schrijven en per mail een gesprek plannen.

De oprichters konden dat werk verdelen, maar niet het overzicht. Cv’s gingen rond per e-mail, besluiten stonden in Slack en niemand had één actuele plaats waar de status van elke kandidaat zichtbaar was.

“Join heeft ons recruitmentproces niet alleen verbeterd, maar volledig veranderd. Zowel de structuur als het overzicht.”

De beslissing: één proces voor iedereen

Gianluca vond Join toen hij meerdere vacatures tegelijk wilde publiceren. De proefperiode loste dat directe probleem op, maar de blijvende verandering zat in wat er na de publicatie gebeurde.

Met multiposting stuurt Always Friday vacatures vanuit één bron naar de gekozen kanalen. Het recruitmentsysteem brengt de sollicitaties daarna terug naar dezelfde pipeline. Kandidaten van LinkedIn, universiteiten en organische vacaturesites staan daardoor in één overzicht.

Voor engineeringfuncties gebruikt het team selectievragen. Beheersing van het Italiaans kan bijvoorbeeld als noodzakelijke voorwaarde worden ingesteld. Kandidaten die daar niet aan voldoen, worden volgens de ingestelde regel afgewezen voordat een collega het profiel handmatig beoordeelt.

Gianluca maakte ook berichttemplates voor ontvangstbevestigingen, vervolgstappen, afwijzingen en uitnodigingen. Elk betrokken teamlid gebruikt dezelfde teksten op hetzelfde moment in het proces. Interviewplanning gebeurt eveneens vanuit Join; sinds de invoering zijn daar 77 gesprekken mee gepland.

Structuur zonder eigen HR-afdeling

Zeven mensen hebben toegang tot het account. Hiringmanagers beheren hun vacatures, gesprekspartners bekijken cv’s en beoordelingen, en de oprichters houden zicht op alle actieve pipelines. Gianluca stelde de templates en gesprekskaders één keer in. Een nieuw teamlid kon volgens hem binnen een dag met de werkwijze overweg.

Zo nam Always Friday voor het eerst engineers buiten het eigen netwerk aan. Een AI-engineer en een full-stackengineer vonden de werken-bij-site, solliciteerden en doorliepen het hele proces in Join.

“Ik ben vooral trots op onze laatste twee engineers. Het waren geen doorverwijzingen. Ze vonden ons via Join. Dat betekent dat het proces echt werkt”, zegt Gianluca.

Always Friday wil in de komende achttien maanden uitbreiden naar Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. De beoogde omvang is honderd medewerkers eind 2027. Het team hoeft voor die groei geen nieuw recruitmentproces te ontwerpen; het moet het bestaande proces per markt toepassen.

“Join gaf ons de structuur om kandidaten goed te begeleiden. Die hadden we daarvoor niet.”