Holland Bikes bracht de aanstellingstijd terug van twee maanden naar twee weken

Holland Bikes verhuurt, onderhoudt en verkoopt fietsen in Parijs, Bordeaux, Lyon en New York. Fanny Pineau leidt de werving voor de groep. Samen met de managers op elke locatie werft ze onder meer fietsenmakers, winkelmedewerkers en seizoensgebonden parkmanagers. Tegenwoordig loopt dat hele proces via Join.

Werven via e-mail en losse vacaturesites

Voordat Fanny de werving overnam, werkte Holland Bikes volledig via e-mail en de berichtfuncties van afzonderlijke vacaturesites. Vacatures werden handmatig geplaatst, kandidaatupdates één voor één doorgestuurd en gesprekken per bericht ingepland. Er was geen centrale plek om de voortgang te volgen.

Met vacatures in vier steden en voor uiteenlopende functies schoot die werkwijze tekort. Opvolging bleef soms liggen omdat een gedeeld systeem ontbrak. Elke vacature bereikte maar een deel van de markt. Meer managers bij beslissingen betrekken dreigde bovendien duur te worden bij software die per gebruiker rekent.

“Ik hoorde hoe het vóór Join ging en weet dat we veel goede mensen zouden zijn misgelopen. Het beperkte bereik en het gebrek aan centralisatie hielden ons echt tegen.” Fanny Pineau, recruitmentmanager bij Holland Bikes

Eén recruitmentpipeline voor alle vestigingen

Holland Bikes zocht daarom naar één systeem met alle benodigde functies en een prijs die past bij een bedrijf met 11 tot 50 medewerkers. Met Join kan Fanny alle betrokken managers toegang geven zonder voor elke gebruiker extra te betalen.

“Join maakt groei, centralisatie en samenwerking mogelijk zonder dat het budget uit de hand loopt. We kunnen al onze managers betrekken zonder duizenden euro’s te betalen om mensen uit ons eigen bedrijf toe te voegen.” Fanny Pineau, recruitmentmanager bij Holland Bikes

In de recruitmentpipeline komt elke sollicitatie in één overzicht terecht. Fanny en de managers werken met dezelfde informatie: wie nog in procedure is, in welke fase iemand zit en wat de volgende stap is.

Bevestigingen, afwijzingen en herinneringen verlopen via de communicatie met kandidaten. Met gesprekken plannen kiest een kandidaat rechtstreeks een geschikt moment met de juiste persoon. Vacatures worden via multiposting tegelijk op meer kanalen geplaatst. De eerste vacature via Join leverde volgens Holland Bikes tien keer zoveel sollicitaties op als normaal.

Drie uur administratie per dag minder

Fanny schat dat de automatisering haar dagelijks drie uur administratie scheelt. De geschatte aanstellingstijd daalde van ongeveer twee maanden naar twee weken. Alle managers kunnen zonder extra gebruikerskosten meewerken en Holland Bikes gaf Join een 10 uit 10 op de NPS-vraag naar de kans dat het bedrijf Join zou aanbevelen.

“Als Join morgen zou verdwijnen, moesten we onmiddellijk een vergelijkbare oplossing zoeken. We kunnen simpelweg niet terug naar hoe we vroeger werkten.” Fanny Pineau, recruitmentmanager bij Holland Bikes

Open sollicitaties houden tussen campagnes een actieve talentpool in stand. Dankzij berichtsjablonen en gedeelde conversaties blijft de communicatie consistent wanneer meerdere managers meewerken. Join is nog altijd het belangrijkste wervingskanaal van Holland Bikes en ondersteunt bijna 25 aanstellingen per jaar in Frankrijk en New York.

De losse e-mailketens hebben plaatsgemaakt voor één recruitmentpipeline die vier steden met elkaar verbindt. Fanny heeft een heldere boodschap voor bedrijven die nog niet zover zijn:

“Elk bedrijf dat nog uitsluitend via e-mail werft, verliest geld, tijd en geweldige mensen.” Fanny Pineau, recruitmentmanager bij Holland Bikes

Ook Taikonauten bracht de dagelijkse coördinatie terug: lees hoe het bureau 98% minder tijd aan recruitmentadministratie besteedt.