Comment Holland Bikes a réduit son délai d'embauche de deux mois à deux semaines

Holland Bikes loue, entretient et vend des vélos à Paris, Bordeaux, Lyon et New York. Fanny Pineau, responsable du recrutement, pilote les embauches du groupe avec les responsables de chaque site. Mécanicien·ne·s, équipes de vente ou responsables de parcs saisonniers : toutes les candidatures passent aujourd’hui par Join.

Le choix : un seul outil, sans coût par utilisateur

Avant l’arrivée de Fanny, le recrutement reposait sur les e-mails et les messageries propres à chaque site d’emploi. Il fallait publier chaque offre à la main, transmettre les candidatures une par une et organiser les entretiens au fil des messages. Aucune vue ne permettait de suivre l’ensemble du processus.

Avec quatre villes et des métiers très différents à couvrir, cette organisation ne tenait plus. Les relances pouvaient passer entre les mailles du filet, faute d’un système partagé. Chaque offre ne touchait qu’une partie du marché, tandis que l’ajout de responsables du recrutement risquait de faire grimper la facture des logiciels facturés par utilisateur.

« On m’a raconté comment les choses se passaient avant Join, et je sais que nous serions passés à côté de beaucoup d’excellents profils. Le manque de visibilité et l’absence de centralisation nous freinaient vraiment. » — Fanny Pineau, responsable du recrutement chez Holland Bikes

Holland Bikes a donc évalué les solutions selon deux critères : réunir tout le recrutement au même endroit et conserver un prix adapté à une entreprise de 11 à 50 personnes. Join permet d’ajouter les responsables concernés sans facturer chaque compte en supplément. Le choix a été simple.

Le modèle comptait autant que les fonctionnalités. Fanny pouvait faire participer les bonnes personnes à chaque décision, sans devoir limiter le nombre de comptes pour maîtriser le budget.

« Join est vraiment conçu pour permettre à l’entreprise de grandir, de centraliser et de collaborer sans faire exploser le budget. On peut impliquer tous ses responsables sans payer des milliers d’euros rien que pour ajouter des collègues. » — Fanny Pineau, responsable du recrutement chez Holland Bikes

Deux semaines pour recruter, trois heures gagnées par jour

Avec la gestion du pipeline, chaque candidature arrive dans une vue structurée. Fanny et les responsables du recrutement voient les mêmes informations : qui avance, à quelle étape et quelle action reste à mener.

Les confirmations, les refus et les rappels d’entretien passent désormais par la communication avec les candidat·e·s. La planification des entretiens permet aux candidat·e·s de réserver directement un créneau avec la personne concernée. Fanny estime que cette automatisation lui fait gagner trois heures par jour.

Le multi-posting a également élargi la portée des offres dès le départ. La première offre publiée avec Join a reçu dix fois plus de candidatures que d’habitude, selon Holland Bikes.

Les résultats rapportés par l’équipe sont concrets :

• Dix fois plus de candidatures dès la première offre.
• Environ trois heures de gestion administrative gagnées chaque jour, selon Fanny.
• Un délai d’embauche estimé à deux semaines, contre environ deux mois auparavant.
• Tous les responsables participent aux décisions sans surcoût par utilisateur.
• Une note de recommandation de 10 sur 10 dans l’enquête NPS de Join.

« Si Join disparaissait demain, nous devrions immédiatement trouver une solution comparable. Il est tout simplement impossible de revenir à notre ancienne façon de travailler. » — Fanny Pineau, responsable du recrutement chez Holland Bikes

Les candidatures spontanées alimentent un vivier de talents entre deux campagnes. Les modèles de messages et les fils de discussion gardent les échanges cohérents, même lorsque plusieurs responsables interviennent. Join reste aujourd’hui le principal canal de recrutement de Holland Bikes et sert à gérer près de 25 embauches par an en France et à New York.

Holland Bikes a remplacé les e-mails dispersés par un pipeline partagé entre quatre villes. Fanny résume l’enjeu sans détour :

« À toute entreprise qui recrute encore uniquement par e-mail : vous perdez de l’argent, du temps et d’excellents talents. » — Fanny Pineau, responsable du recrutement chez Holland Bikes

Pour voir comment une autre petite équipe réduit son travail administratif, découvrez comment Taikonauten a diminué de 98 % le temps consacré à la gestion du recrutement.