Comment Taikonauten mène un recrutement allégé avec 98 % d'administratif en moins

Taikonauten est un studio de produits numériques basé à Berlin, spécialisé en design UX/UI, en recherche utilisateur et en développement de produits centrés sur l’IA. L’équipe compte une trentaine de personnes, et une seule porte l’ensemble du volet ressources humaines. Recruter un profil dédié n’a jamais été prévu : le recrutement devait donc tourner sans ajouter d’administratif à un poste déjà bien rempli. Après le passage de l’e-mail et de Jira à Join, Nancy Tobler a ramené son administratif hebdomadaire de trois jours à trente minutes, pendant que le volume annuel de candidatures était multiplié par cinq.

Le défi : un outil de tickets emprunté, jamais conçu pour recruter

Quand Nancy Tobler est arrivée chez Taikonauten il y a six ans, le studio recevait environ 160 candidatures par an. Juste assez peu pour tout traiter par e-mail.

Au moment où Taikonauten a commencé à travailler avec Join, ce chiffre était devenu ingérable. Non pas parce que l’équipe avait beaucoup grandi, mais parce que l’ancien fonctionnement n’avait jamais été pensé pour tenir la charge. Chaque candidature arrivait par e-mail. Chacune devait être saisie à la main dans Jira sous forme de ticket. Chaque personne attendait une réponse, un changement de statut, une invitation. Tout individuellement, et tout obligeait Nancy à passer sans arrêt d’un outil à l’autre, sans qu’ils communiquent entre eux.

Trois problèmes précis rendaient l’ancien fonctionnement intenable.

La gestion manuelle des tickets absorbait des semaines entières en pic d’activité. Dans les périodes chargées, en général quatre fois par an quand des postes étaient ouverts, Nancy passait près de trois jours par semaine à tenir à jour les dossiers des candidat·e·s. Saisir chaque candidature dans Jira, ajouter des commentaires, suivre qui avait été contacté : trois minutes par ticket, et rien d’automatisé. Sans outil pour gérer la réception, chaque candidature était un travail administratif avant d’être une décision de recrutement.

Publier une seule offre d’emploi prenait une demi-journée. Chaque offre devait être saisie séparément sur chaque plateforme. La structure de chaque portail était différente. Les champs aussi. Copier et reformater le même contenu d’un site à l’autre pouvait occuper la moitié d’une matinée. « Avec Join, ça prend deux minutes », note Nancy. Une tâche d’une demi-journée, aujourd’hui bouclée avant la première pause café.

Planifier les entretiens obligeait à courir après les candidat·e·s pendant des jours. Inviter cinq personnes à un entretien demandait cinq appels distincts. Les gens étaient indisponibles. Il fallait rappeler. Les agendas se croisaient à la main. Et même quand un appel aboutissait, chaque invitation nécessitait encore une entrée d’agenda, une adresse et un e-mail de confirmation. Cela fait vingt minutes de coordination par personne, au minimum. « Vous courez après cinq personnes pendant au moins deux jours », dit Nancy.

« Je passais trois jours par semaine juste à faire tourner le processus. Il ne restait rien pour le vrai travail : la dimension humaine du poste. »

La solution : un système qui a grandi avec le studio

Join n’est pas le résultat d’une longue évaluation logicielle. Nancy est tombée dessus, a vu qu’il existait un essai gratuit, et a tenté le coup.

Dès les premiers mois, l’outil avait réglé le problème qui pesait le plus. Tout arrivait automatiquement au même endroit. Plus de fouille dans la boîte de réception, plus de création de tickets, plus de recoupement de fils d’e-mails. « On avait quelque chose comme un système de tickets avant », dit Nancy, « mais Join a tout rassemblé automatiquement, et il grandit avec nous depuis. »

La gestion automatisée des candidatures a remplacé trois jours d’administratif

Le pipeline de recrutement de Join donne à Taikonauten une vue unique sur chaque candidature, dès sa réception. Les changements d’étape automatiques ont remplacé les mises à jour manuelles. Plus de copier-coller d’e-mails dans des commentaires Jira, plus de doute sur qui a été contacté et quand. Tout l’historique, y compris les échanges, est visible directement dans la candidature.

L’effet a été immédiat et purement arithmétique : l’administratif hebdomadaire de Nancy est passé d’environ trois jours en pic à trente minutes. Pas par délégation, pas en recrutant du renfort, mais en supprimant des étapes qui n’auraient jamais dû être manuelles.

Le multi-posting en un clic a supprimé le travail répétitif de publication

Avant Join, publier un poste sur les plateformes retenues par Taikonauten occupait une demi-journée. Avec le multi-posting vers les plateformes organiques, la même offre part en une seule action vers LinkedIn, Stepstone et d’autres. Taikonauten n’a jamais utilisé de diffusion payante. Les 2 479 candidatures reçues en cinq ans sont toutes venues de canaux organiques, et le volume annuel est passé d’environ 160 à l’arrivée de Nancy à plus de 800 aujourd’hui.

« Join a contribué à cette croissance », dit Nancy. « La portée est venue du multi-posting, et comme tout était centralisé, nous pouvions vraiment absorber le volume. »

Les invitations automatiques avec créneau à choisir ont mis fin à la course aux rendez-vous

Le parcours de l’appel téléphonique à l’invitation d’agenda a entièrement disparu. Quand une personne atteint l’étape entretien, Join envoie automatiquement une invitation avec un lien de réservation. Les candidat·e·s choisissent leur créneau directement, sans aller-retour. L’entrée d’agenda, l’adresse et la confirmation sont gérées automatiquement.

« Inviter quelqu’un me coûtait au moins vingt minutes de coordination, juste pour joindre la personne et convenir d’un horaire », explique Nancy. « Maintenant elles réservent elles-mêmes, et c’est réglé. » Pour une équipe qui évalue souvent cinq personnes en parallèle sur un poste spécialisé, l’économie monte vite.

Un pipeline configurable a donné de la visibilité aux managers sans friction

Quand les responsables de pôle participent au recrutement chez Taikonauten, elles et ils travaillent directement dans Join. Nancy les accompagne sur le pipeline, sur les droits adaptés à leur rôle et sur les conventions de l’équipe : ce que signifie chaque étape, comment déposer un retour, quand la mentionner plutôt que de faire avancer un dossier soi-même. Comme les étapes peuvent être ajoutées ou renommées, chaque processus s’adapte sans être reconstruit.

« Le pipeline est assez souple pour qu’on l’adapte à ce que le poste demande », dit Nancy. « Ça a rendu beaucoup plus simple d’impliquer d’autres personnes sans perdre le contrôle du processus. »

« Join est exactement l’outil de transparence dont le recrutement a besoin. Le voir gagner en fonctionnalités et en qualité au fil des années rend le travail avec lui vraiment agréable. »

Les résultats : cinq ans plus tard, un seul outil et une semaine récupérée

Cinq ans après le passage de l’e-mail et de Jira à Join, tout le recrutement de Taikonauten tourne sur une seule plateforme. Nancy porte toujours seule les ressources humaines, mais le recrutement ne dicte plus sa semaine.

L’administratif de recrutement est passé de trois jours par semaine à trente minutes. Tout le pipeline, de la réception des candidatures à la communication, tourne avec un minimum d’intervention manuelle. Ce qui occupait presque tout son temps en période de pointe tient aujourd’hui dans un seul créneau de matinée.

Le temps de publication d’une offre est passé d’une demi-journée à deux minutes. Le multi-posting vers les plateformes organiques en une action a supprimé la partie la plus répétitive de l’ouverture d’un poste. Le temps récupéré part dans de meilleures offres d’emploi et dans l’accompagnement des nouveaux managers.

Le volume de candidatures est passé d’environ 160 à plus de 800 par an, entièrement en organique. Taikonauten n’a jamais fait de diffusion payante. La portée est venue du multi-posting organique, associé à des offres qui montrent comment l’entreprise travaille vraiment. Nancy met en avant les deux : la diffusion de l’outil et la qualité de l’expérience candidat, qui ont rendu cette croissance gérable plutôt qu’écrasante.

Les postes spécialisés qui bloquaient des semaines avancent plus vite. Les recrutements les plus difficiles chez Taikonauten, dont des postes seniors en UX, en recherche utilisateur et en ingénierie, progressent plus rapidement parce que les responsables de pôle peuvent commenter et décider en temps réel. Un recrutement senior récent est arrivé à l’offre en quelques jours dès que la bonne personne s’est présentée, parce que l’équipe pouvait évaluer et s’aligner sans coordination supplémentaire.

Taikonauten a examiné si un outil de recrutement intégré à une suite pourrait remplacer Join. Ce n’était pas le cas, ni au même niveau de qualité, ni à un meilleur prix. Cinq ans après, la décision se reconfirme d’elle-même.

« Pour moi, changer n’est même plus une question. Je demanderais plutôt si Join peut se connecter à un nouvel outil. »

Taikonauten compte garder Join comme outil de recrutement principal à mesure que le studio évolue. Nancy explore le journal d’activité pour retracer d’un coup d’œil l’historique des échanges avec une candidature, et prévoit de le partager avec les responsables de pôle au fur et à mesure qu’elles et ils prennent leurs pipelines en main.