Cómo Holland Bikes redujo el tiempo de contratación de dos meses a dos semanas

Holland Bikes alquila, repara y vende bicicletas en París, Burdeos, Lyon y Nueva York. Fanny Pineau dirige la contratación del grupo junto con las personas responsables de cada sede. Mecánica, venta o gestión de parques en temporada alta: hoy todas las candidaturas pasan por Join.

La decisión: un solo sistema sin pagar por cada responsable

Antes de que Fanny se hiciera cargo de la contratación, Holland Bikes trabajaba con el correo electrónico y las bandejas de entrada de cada portal de empleo. Las ofertas se publicaban a mano, las candidaturas se enviaban una por una a cada responsable y las entrevistas se coordinaban mensaje a mensaje. No había una visión común del proceso.

Con cuatro ciudades y puestos muy distintos, esa forma de trabajar había llegado a su límite. Algunos seguimientos se quedaban pendientes porque no existía un sistema compartido. Cada oferta llegaba solo a una parte del mercado y sumar responsables al proceso podía disparar el coste de las herramientas que cobran por usuario.

«Me contaron cómo era todo antes de Join y sé que habríamos dejado escapar a muchas personas con mucho talento. La falta de alcance y de centralización eran realmente las dos cosas que nos frenaban». Fanny Pineau, responsable de contratación en Holland Bikes

Holland Bikes valoró las alternativas con dos criterios: reunir toda la contratación en un solo lugar y mantener un precio adecuado para una empresa de entre 11 y 50 personas. Join permite incorporar a quienes participan en cada decisión sin cobrar por cada acceso. Eso simplificó la elección.

«Join está planteado de forma que permite crecer, centralizar y colaborar sin disparar el presupuesto. Podemos incluir a todas las personas responsables sin pagar miles de euros solo por añadir a gente de nuestra propia empresa». Fanny Pineau, responsable de contratación en Holland Bikes

Más candidaturas y tres horas menos de gestión

Con el pipeline de reclutamiento, cada candidatura llega a una vista estructurada. Fanny y el resto del equipo ven la misma información: quién sigue en el proceso, en qué fase se encuentra y cuál es el siguiente paso.

Las confirmaciones, los rechazos y los recordatorios de entrevistas se gestionan ahora mediante la comunicación con candidatos. Con la programación de entrevistas, cada persona puede reservar directamente una hora con quien corresponda. Fanny calcula que estas automatizaciones le ahorran tres horas de gestión al día.

El multiposting también amplió el alcance desde la primera oferta. Según Holland Bikes, la primera vacante publicada con Join recibió diez veces más candidaturas de lo habitual.

El equipo destaca estos resultados:

• Diez veces más candidaturas con la primera oferta.
• Tres horas menos de gestión al día, según la estimación de Fanny.
• Un tiempo de contratación estimado de unas dos semanas, frente a unos dos meses.
• Todas las personas responsables participan sin costes adicionales por usuario.
• Una puntuación de recomendación de 10 sobre 10 en la encuesta NPS de Join.

«Si Join desapareciera mañana, tendríamos que encontrar de inmediato una solución comparable. Sencillamente, no podemos volver a trabajar como antes». Fanny Pineau, responsable de contratación en Holland Bikes

Las candidaturas espontáneas mantienen activa una cantera de talento entre campañas. Las plantillas y los hilos de mensajes ayudan a que la comunicación sea coherente, aunque participen varias personas. Join sigue siendo hoy el principal canal de contratación de Holland Bikes y ayuda al equipo a cubrir cerca de 25 puestos al año en Francia y Nueva York.

Holland Bikes sustituyó los correos dispersos por un pipeline compartido entre cuatro ciudades. Fanny lo resume así:

«A cualquier empresa que siga contratando solo por correo electrónico: está perdiendo dinero, tiempo y grandes profesionales». Fanny Pineau, responsable de contratación en Holland Bikes

Otro equipo pequeño consiguió reducir de forma drástica sus tareas manuales: Taikonauten recortó un 98 % el tiempo dedicado a la gestión del reclutamiento.