Cómo Taikonauten lleva una contratación ligera con un 98 % menos de gestión

Taikonauten es un estudio de producto digital con sede en Berlín, especializado en diseño UX/UI, investigación de usuarios y desarrollo de producto centrado en la IA. El equipo ronda las 30 personas, y una sola lleva todo el área de personas y cultura. Contratar a alguien dedicado nunca estuvo en los planes, así que la contratación tenía que funcionar sin añadir más gestión a un puesto ya lleno. Tras cambiar del correo y Jira a Join, Nancy Tobler redujo su gestión semanal de tres días a 30 minutos, mientras el volumen anual de candidaturas se multiplicaba por cinco.

El reto: un gestor de tickets prestado que nunca se pensó para contratar

Cuando Nancy Tobler llegó a Taikonauten hace seis años, el estudio recibía unas 160 candidaturas al año. Las justas para gestionarlo todo por correo.

Cuando Taikonauten empezó a trabajar con Join, esa cifra ya era inmanejable. No porque el equipo hubiera crecido mucho, sino porque el sistema anterior nunca se diseñó para aguantar. Cada candidatura llegaba por correo. Cada una había que darla de alta a mano como ticket en Jira. Cada persona necesitaba una respuesta, un cambio de estado, una invitación. Todo por separado, y todo obligaba a Nancy a saltar sin parar entre herramientas que no se hablaban entre sí.

Tres problemas concretos hacían insostenible el sistema anterior.

La gestión manual de tickets se comía semanas enteras en los picos. En las épocas de más carga, normalmente cuatro veces al año con puestos abiertos, Nancy dedicaba casi tres días a la semana solo a mantener los expedientes al día. Meter cada candidatura en Jira, añadir comentarios, seguir a quién se había contactado: tres minutos por ticket, y nada automatizado. Sin una herramienta para gestionar la recepción, cada candidatura era trabajo administrativo antes que una decisión de contratación.

Publicar una sola oferta de empleo costaba media jornada. Cada oferta había que introducirla por separado en cada portal. La estructura de cada uno era distinta. Los campos también. Copiar y dar formato al mismo contenido en varias plataformas podía ocupar buena parte de una mañana. «Con Join tarda dos minutos», señala Nancy. Una tarea de media jornada, hoy resuelta antes del primer café.

Organizar entrevistas significaba perseguir a la gente durante días. Invitar a cinco personas a una entrevista requería cinco llamadas distintas. La gente no estaba disponible. Había que devolver llamadas. Los calendarios se cuadraban a mano. Y aun cuando una llamada salía bien, cada invitación necesitaba todavía una entrada de calendario, una dirección y un correo de confirmación. Eso son veinte minutos de coordinación por persona, como mínimo. «Persigues a cinco personas durante al menos dos días», dice Nancy.

«Dedicaba tres días a la semana solo a mantener el proceso en marcha. No quedaba nada para el trabajo de verdad: la parte humana del puesto.»

La solución: un sistema que ha crecido con el estudio

Join no fue el resultado de una evaluación larga de software. Nancy se topó con él, vio que había una prueba gratuita y lo probó.

En los primeros meses la herramienta ya había resuelto el problema que más pesaba. Todo llegaba automáticamente al mismo sitio. Se acabó rebuscar en la bandeja de entrada, crear tickets y cruzar hilos de correo. «Antes teníamos algo parecido a un sistema de tickets», dice Nancy, «pero Join lo unió todo automáticamente, y desde entonces crece con nosotros.»

La gestión automatizada de candidaturas sustituyó tres días de administración

El pipeline de reclutamiento de Join da a Taikonauten una vista única de cada candidatura desde que entra. Los cambios de etapa automáticos sustituyeron las actualizaciones manuales. Se acabó copiar correos en comentarios de Jira y adivinar a quién se contactó y cuándo. Todo el historial, incluidas las comunicaciones, se ve dentro de la propia candidatura.

El efecto fue inmediato y puramente aritmético: la gestión semanal de Nancy bajó de unos tres días en pico a 30 minutos. No por delegar ni por contratar apoyo, sino por eliminar pasos que nunca debieron ser manuales.

El multiposting en un clic acabó con el trabajo repetitivo de publicar

Antes de Join, publicar un puesto en los portales que usa Taikonauten ocupaba media jornada. Con el multiposting a portales orgánicos, la misma oferta sale en una sola acción a LinkedIn, Stepstone y otros. Taikonauten nunca ha usado promoción de pago. Las 2.479 candidaturas recibidas en cinco años llegaron por canales orgánicos, y el volumen anual pasó de unas 160 cuando entró Nancy a más de 800 hoy.

«Join ha contribuido a ese crecimiento», dice Nancy. «El alcance vino del multiposting, y como todo estaba centralizado, sí podíamos absorber el volumen.»

Las invitaciones automáticas con reserva propia acabaron con la persecución de citas

El camino de la llamada a la invitación de calendario ha desaparecido por completo. Cuando alguien llega a la fase de entrevista, Join envía automáticamente una invitación con un enlace de reserva. Las personas eligen su hueco directamente, sin ida y vuelta. La entrada de calendario, la dirección y la confirmación se gestionan solas.

«Invitar a alguien me costaba al menos veinte minutos de coordinación, solo para localizarle y acordar una hora», explica Nancy. «Ahora reservan ellas mismas y listo.» Para un equipo que a menudo valora cinco personas a la vez en un puesto especializado, el ahorro se acumula rápido.

Un pipeline configurable dio visibilidad al equipo sin fricción

Cuando las personas que dirigen cada área participan en la contratación, trabajan directamente en Join. Nancy les explica el pipeline, los permisos que corresponden a su papel y las convenciones del equipo: qué significa cada etapa, cómo dejar una valoración, cuándo mencionarla en lugar de mover un expediente por su cuenta. Como las etapas se pueden añadir o renombrar, cada proceso se adapta sin rehacerlo.

«El pipeline es lo bastante flexible para adaptarlo a lo que pide el puesto», dice Nancy. «Eso ha hecho mucho más fácil sumar a otras personas sin perder el control del proceso.»

«Join es justo la herramienta de transparencia que necesita la contratación. Verlo ganar funciones y calidad con los años hace que trabajar con él sea un gusto.»

Los resultados: cinco años después, una herramienta y una semana recuperada

Cinco años después de cambiar del correo y Jira a Join, toda la contratación de Taikonauten funciona en una sola plataforma. Nancy sigue llevando personas y cultura sola, pero la contratación ya no marca su semana.

La gestión de contratación bajó de tres días a la semana a 30 minutos. Todo el pipeline, desde la recepción hasta la comunicación, funciona con mínima intervención manual. Lo que ocupaba casi toda su jornada en los picos cabe hoy en un solo hueco de mañana.

El tiempo para publicar una oferta pasó de media jornada a dos minutos. El multiposting a portales orgánicos en una acción eliminó la parte más repetitiva de abrir un puesto. El tiempo recuperado va a escribir mejores ofertas y a acompañar a quienes se suman a la contratación.

El volumen de candidaturas creció de unas 160 a más de 800 al año, todo orgánico. Taikonauten nunca ha hecho promoción de pago. El alcance vino del multiposting orgánico, combinado con ofertas que reflejan cómo trabaja la empresa de verdad. Nancy destaca las dos cosas: la distribución de la herramienta y la calidad de la experiencia de las personas candidatas, que hicieron ese crecimiento manejable en lugar de abrumador.

Los puestos especializados que antes se atascaban semanas avanzan más rápido. Las contrataciones más difíciles de Taikonauten, entre ellas puestos sénior en UX, investigación de usuarios e ingeniería, avanzan más rápido porque quienes dirigen cada área pueden comentar y decidir en tiempo real. Una incorporación sénior reciente llegó a la oferta en pocos días en cuanto apareció la persona adecuada, porque el equipo pudo valorar y alinearse sin coordinación extra.

Taikonauten ha estudiado si una herramienta de contratación incluida en una suite podría sustituir a Join. No podía, ni con la misma calidad ni a mejor precio. Cinco años después, la decisión se reconfirma sola.

«Para mí cambiar ya no es ni una pregunta. Preguntaría antes si Join se puede conectar con algo nuevo.»

Taikonauten quiere seguir con Join como herramienta principal de contratación mientras el estudio evoluciona. Nancy está explorando el registro de actividad para repasar de un vistazo el historial de comunicación de una candidatura, y piensa compartirlo con los responsables de área a medida que asuman sus propios pipelines.