Cómo AQUALEX unificó la gestión de sus ofertas y recuperó el control de la calidad

AQUALEX fabrica y distribuye sistemas de agua potable y grifería. Con la expansión de la empresa belga a Alemania, hacía falta una organización de contratación que respondiera a los requisitos lingüísticos y operativos del mercado. Gestionar la promoción de ofertas en plataformas separadas generaba tareas administrativas innecesarias y trabajo duplicado. Tras cambiar a Join, AQUALEX unificó la gestión de sus ofertas en una sola plataforma, consiguió más de 1.700 candidaturas en total e introdujo preguntas de cualificación que mejoraron notablemente el ajuste de los perfiles.

El reto: demasiadas plataformas, poco control

Cuando AQUALEX arrancó en Alemania, el equipo se encontró con un problema conocido y una urgencia nueva. La organización de contratación existente se había construido para el mercado belga. Era rígida, difícil de adaptar al idioma y a los procesos de un país nuevo, y el soporte ayudaba poco cuando algo se atascaba. Montar ofertas para Alemania significaba sortear una herramienta que nunca se pensó para eso.

Pero el problema operativo de fondo apareció en cuanto la contratación se intensificó. Promocionar ofertas obligaba a entrar en cada plataforma por separado, mantener cuentas individuales, cuadrar facturas distintas y hacer juegos malabares con ciclos de facturación diferentes. La Marketeer de AQUALEX, responsable además de toda la actividad de anuncios, llevaba en la práctica campañas paralelas en sistemas que no se comunicaban.

«Si no hubiéramos cambiado, estaría gestionando el contenido de las ofertas en la web, montándolo otra vez en cada portal, llevando todas esas cuentas por separado y tratando la facturación con cada uno. Solo la carga de coordinación ya sería considerable», explica.

Tres dificultades estaban en el centro del problema.

La herramienta anterior no estaba hecha para varios mercados. Cuando AQUALEX arrancó en Alemania, la organización existente no estaba preparada. Los flujos de candidatura y las comunicaciones eran difíciles de adaptar a un público germanoparlante, y los intentos de encontrar una vía alternativa no llevaron a ningún sitio.

Promocionar en portales separados suponía el doble de trabajo. Cada portal funcionaba por su cuenta: su propio acceso, su propia facturación, su propia gestión. Cuando AQUALEX promocionaba en Indeed, LinkedIn y otros canales a la vez, no existía una vista central de qué estaba activo, qué consumía presupuesto y qué funcionaba. «Plataformas separadas significan gestión separada. Acabas con la facturación repartida entre cuentas, sin una vista única de lo que está en marcha, y con mucho tiempo dedicado solo a mantener el orden», dice.

Un volumen alto tapaba un problema de calidad. Cuando la contratación cogió ritmo, las candidaturas llegaron en cantidad. El equipo usaba la función Easy Apply de Indeed, que permitía presentarse con un gesto usando un perfil ya rellenado, sin leer la oferta ni confirmar los requisitos básicos. El volumen estaba. La calidad no.

La solución: una plataforma, todas las promociones, un filtrado real

La Marketeer de AQUALEX ya conocía Join de puestos anteriores y lo había recomendado a otras empresas. Cuando Alemania necesitó una organización de contratación, Join era el punto de partida evidente. La baja barrera de entrada contó: el equipo podía probar la plataforma con ofertas orgánicas antes de comprometerse con promociones de pago o un plan anual. Los resultados de las primeras ofertas gratuitas bastaron para convencer internamente.

«No costó venderlo dentro en cuanto pudimos mostrar que funcionaba. La barrera de entrada es realmente baja, y los primeros resultados hablaron por sí solos», dice.

Toda la gestión de ofertas en el mismo sitio

La mejora más inmediata fue unificarlo todo en un solo flujo. Con el multiposting, AQUALEX publica una oferta una vez y se distribuye automáticamente a más de 15 portales orgánicos, mientras las promociones de pago, incluidas LinkedIn e Indeed, se reservan desde la misma interfaz. Hay una factura. Una plataforma en la que entrar. Un sitio para seguir qué está publicado y qué funciona.

Para un equipo pequeño que lleva las ofertas junto a otras tareas de marketing, eso cuenta. Lo que antes exigía mantener relación con cada portal, gestionar cuentas separadas y cuadrar varias facturas ocurre hoy desde un solo panel. El equipo ha lanzado 80 promociones en Join desde que empezó, todas gestionadas de forma centralizada.

Las preguntas de criba sustituyeron a Easy Apply y mejoraron el ajuste

El problema de volumen tenía una causa concreta: Easy Apply en Indeed permitía enviar una candidatura en segundos sin fijarse en el puesto. El equipo trabajó con su gestor de cuenta para desactivar Easy Apply y redirigir a las personas directamente al flujo de candidatura de Join. El cambio les obligaba a completar una candidatura real, con una serie de preguntas de criba adaptadas a cada puesto.

AQUALEX usa hoy hasta seis preguntas de cualificación por puesto, sobre experiencia, ubicación y requisitos propios del rol. Esas preguntas cumplen dos funciones: apartan los perfiles que no encajan antes de que entren en el pipeline, y dan a quienes sí están interesados más contexto sobre el trabajo. El volumen se ajustó, y también la pertinencia.

«El objetivo no es el mayor número de candidaturas. Es que las personas adecuadas lleguen lo bastante lejos para tener una conversación de verdad», explica Sophie Van Slambrouck, responsable de Selección Internacional en AQUALEX.

Colaboración estructurada en un equipo repartido

Como se contrata en Alemania, Francia y Bélgica, y las personas implicadas varían según el puesto, el equipo necesitaba una forma de orientar a todo el mundo sin acompañar constantemente. Los permisos por papel de Join dieron a AQUALEX una estructura nítida: la administración se encarga de la configuración, la facturación y las promociones, RR. HH. lleva la primera criba, y quienes lideran una contratación solo acceden a los puestos que les afectan.

El pipeline y las notas evitan que el equipo intercambie CV por correo o persiga actualizaciones en mensajes aparte. El contexto viaja con el expediente. Los responsables dejan sus observaciones y RR. HH. responde. «Hacer circular CV por correo, llevar tus propias notas y esperar que nada se pierda crea un riesgo de cumplimiento y de datos mucho mayor de lo que la gente cree. Que todo esté centralizado importa», señala.

Los correos de confirmación automáticos salen hacia cada persona en cuanto se presenta, configurados por tipo de puesto, para que la experiencia sea coherente sin seguimiento manual del equipo.

Los resultados: más candidaturas, mejor ajustadas, menos dispersión

Seis meses dentro de su plan anual con Join, AQUALEX tiene una organización de contratación que acompaña de verdad cómo funciona el negocio. El equipo lo gestiona todo desde una plataforma, de las promociones al pipeline y la facturación.

Más de 800 candidaturas en un año desde una sola organización. En puestos que van del centro de llamadas y la venta interna a perfiles sénior de desarrollo de negocio, AQUALEX recibió más de 800 candidaturas a través de Join en un año. Para un equipo pequeño que gestiona el montaje de anuncios y el reparto de presupuesto junto a otras tareas de marketing, es un volumen considerable.

80 promociones gestionadas sin abrir una sola cuenta externa. Cada promoción de pago, sea un anuncio en Indeed, una campaña en LinkedIn o un paquete multiportal, se ha llevado dentro de Join. Sin accesos separados. Sin cuadrar facturación entre cuentas. Sin perseguir facturas de proveedores distintos.

Mejor ajuste tras introducir preguntas por puesto. Desde que se desactivó Easy Apply y se añadieron preguntas de cualificación, las candidaturas que llegan al equipo de RR. HH. encajan mucho mejor con los puestos reales. El número de perfiles claramente inadecuados, que sumaban carga de revisión sin llevar a una contratación, ha bajado.

«Lo que implicaba varias plataformas, varias cuentas y varias facturas ahora ocurre simplemente en el mismo sitio. Eso vale mucho cuando trabajas con un equipo pequeño.» — Sophie Van Slambrouck, responsable de Selección Internacional en AQUALEX

El equipo también ha construido una estructura que varía según el tipo de puesto. Las posiciones de más volumen, como la venta en contacto con clientes, se promocionan en canales distintos a los puestos sénior con proyección externa, con el presupuesto repartido en consecuencia. Una sola plataforma con opciones de reserva flexibles hace posible ese reparto fino sin sobrecarga.

AQUALEX sigue ampliando su presencia en Alemania y Francia, con nuevas regiones y puestos entrando de forma regular. A medida que crecen las necesidades de plantilla, el plan es mantener Join como sistema central de toda la actividad de contratación en el mercado alemán, apoyándose en los procesos de promoción y pipeline ya establecidos.

«Está todo en el mismo sitio, todo el mundo puede trabajar ahí y vemos qué está en marcha. Eso es exactamente lo que necesitábamos.» — Sophie Van Slambrouck, responsable de Selección Internacional en AQUALEX