Taikonauten bracht drie dagen recruitmentadministratie terug tot 30 minuten

Taikonauten is een Berlijnse productstudio voor UX/UI-design, gebruikersonderzoek en AI-productontwikkeling. Nancy Tobler verzorgt People and Culture voor ongeveer dertig medewerkers en is ook als enige verantwoordelijk voor recruitment. Toen het jaarlijkse aantal sollicitaties boven de capaciteit van e-mail en Jira uitgroeide, wilde het bedrijf geen aparte recruiter aannemen om een administratief probleem op te lossen.

Eerst proberen, pas daarna over uitbreiding praten

Toen Nancy zes jaar geleden begon, ontving Taikonauten ongeveer 160 sollicitaties per jaar. Later moest zij iedere nieuwe sollicitatie als ticket in Jira invoeren, opmerkingen kopiëren en zelf bijhouden wie al een reactie had gekregen. Tijdens vier drukke periodes per jaar kostte dat bijna drie werkdagen per week. Ook ieder sollicitatiegesprek begon met losse telefoontjes om agenda’s op elkaar af te stemmen.

Nancy kwam Join tegen, zag dat zij het gratis kon proberen en besloot het bestaande proces eerst daarmee te vervangen. Sollicitaties kwamen voortaan automatisch in één recruitmentpipeline terecht. Daarmee testte Taikonauten of het terugkerende handwerk kon verdwijnen zonder de People and Culture-functie uit te breiden.

Vijf jaar later

Vier uur publiceren werd twee minuten

Voorheen voerde Nancy dezelfde vacature handmatig in op iedere vacaturesite. Met multiposting publiceert zij die nu in ongeveer twee minuten op organische kanalen, waaronder LinkedIn en Stepstone. Taikonauten gebruikte geen betaalde promoties en ontving in vijf jaar 2.479 sollicitaties. Het jaarlijkse volume groeide in die periode van ongeveer 160 naar meer dan 800.

Kandidaten kiezen zelf een gesprekstijd

Een uitnodiging kostte vroeger minimaal twintig minuten per kandidaat en kon door gemiste telefoontjes over twee dagen uitlopen. Nu verstuurt Join vanuit de pipeline een boekingslink. De kandidaat kiest een beschikbaar moment; agenda-item, locatie en bevestiging volgen vanuit hetzelfde proces.

Hiringmanagers werken bij hun vacatures rechtstreeks in Join en laten daar feedback achter. Nancy beheert de rechten en legt uit welke fase en afspraak het team gebruikt, maar hoeft geen kandidaatupdates meer tussen inbox, Jira en agenda door te geven. Vijf jaar na de proef past de wekelijkse recruitmentadministratie in ongeveer dertig minuten, terwijl zij de enige People and Culture-specialist blijft.