Wie dsb in einem der am schnellsten wachsenden Märkte Deutschlands ein Recruiting-System aufbaute

Die dsb Deutsche Sanierungsberatung GmbH hatte kein System für Bewerbungen, als Dana Morouj als HR Lead anfing. Kandidat:innen wurden in Pipedrive erfasst, einem Vertriebs-CRM, und Lebensläufe per E-Mail und MS Teams verschickt. Innerhalb eines Jahres nach dem Wechsel zu Join hat dsb die Karriereseite neu gebaut, binnen zwei Tagen nach Anmeldung bezahlte Multiposting-Kampagnen gestartet und 16 Personen, darunter Gründer und Hiring Manager:innen, in eine einzige rechtebasierte Recruiting-Pipeline geholt.

Die Herausforderung: Keine Recruiting-Struktur in einem Markt ohne Pause

Der deutsche Markt für energetische Sanierung bewegt sich schnell. Die Renovierungswelle-Strategie der EU sieht vor, die jährliche Sanierungsrate bis 2030 zu verdoppeln, und Unternehmen, die Eigentümer:innen durch diesen Wandel begleiten, gehören zu den klarsten Gewinnern. Stellenanzeigen im Umfeld der Energiewende haben sich seit 2019 mehr als verdoppelt und machen inzwischen fast 4 % aller Ausschreibungen in Deutschland aus. Für ein Unternehmen in diesem Umfeld ist der Druck, schnell und gut einzustellen, dauerhaft.

Als Dana Morouj als alleinige HR-Verantwortliche anfing, musste dsb über ein ungewöhnlich breites Profilspektrum hinweg einstellen, ohne jede Recruiting-Struktur. dsb berät Eigentümer:innen bei energetischen Sanierungen und übernimmt alles von der Planung bis zum Förderantrag. Dafür sucht das Unternehmen Architekt:innen, Bauingenieur:innen, Energieberater:innen, Telesales-Teams, Projektleitungen, Key-Account-Verantwortliche, Kundenservice und Venture-Development-Fachleute. Diese Breite machte das Fehlen eines echten Systems noch schwerer zu umgehen.

Bewerbungen in einem Tool erfasst, das nicht dafür gebaut ist. Vor Join nutzte dsb Pipedrive, das Kunden-CRM, als improvisiertes Bewerbermanagementsystem. Bewerbungen kamen über die Website, und Dana lud jede einzelne von Hand in Pipedrive. Es gab keine Anbindung, keine Automatisierung, keine für Recruiting gedachte Logik. „Alles war komplett ineffizient”, erinnert sich Dana. „Es hat meine Arbeit enorm ausgebremst, und manchmal wurden Bewerbungen einfach nicht richtig erfasst, weil ich die Zeit nicht hatte.” dsb brauchte außerdem klarere Kontrolle darüber, wer welche Bewerbungsdaten sehen darf.

Eine Person koordinierte mehrere Stellen ohne gemeinsames System. Dana betreute alle offenen Stellen gleichzeitig, ohne System, ohne Einblick, wer in welcher Phase war, und ohne Möglichkeit, Hiring Manager:innen einzubinden, ohne Unterlagen von Hand weiterzugeben. Feedback abstimmen, Gespräche planen und Fortschritt nachhalten lief vollständig manuell. „Ich hatte keinen klaren Überblick über die Kandidat:innen und ihren Stand. Ich musste mir alles selbst merken.”

Fachkräfte über mehrere Plattformen erreichen. Der Bedarf bei dsb ist komplex. Technische Rollen, etwa Architekt:innen in der Vorgangsbearbeitung und Energieberater:innen mit Planungserfahrung, liegen zwischen Nachhaltigkeit und Verwaltung und sprechen nicht die offensichtlichen Zielgruppen an. Gleichzeitig wurden die Konten bei Stepstone und Indeed getrennt geführt, sodass Dana sich zum Veröffentlichen, Beobachten und Antworten in mehreren Plattformen an- und abmelden musste. Ein gemeinsamer Blick darauf, welche Kanäle liefen und welche nicht, fehlte.

„Ich konnte nicht mit Tools weitermachen, die nicht für Recruiting gebaut sind. Ich brauchte etwas, das Bewerbungen wirklich verwaltet, von der ersten Eingang bis zur letzten Entscheidung.”

Die Lösung: Ein System für Recruiting, in zwei Tagen live

Dana entdeckte, dass bei dsb früher schon ein Join-Konto angelegt, aber nie richtig genutzt worden war. Sie meldete sich an, sah sich das Produkt an, und die Entscheidung fiel schnell. Die Oberfläche war eingängig, die Einrichtung ging zügig, und es war offensichtlich für genau das gebaut, was sie brauchte. „Ich habe gesehen, dass es tatsächlich gut funktioniert, und gesagt: Nehmen wir Join. Das ist einfach sinnvoller.” Sie hatte das Vertrauen der Gründer und den Spielraum zu handeln, also handelte sie.

Ein richtiges System für Bewerbungen

Danas erster Schritt war eine Pipeline, die mit dem Tempo bei dsb mithält. Mit dem Job-Widget auf der Unternehmenswebsite landen Bewerbungen direkt an einem Ort, ohne Lebensläufe von Hand hochzuladen oder Informationen über E-Mail und Teams zusammenzusuchen. Seit der Einführung hat dsb alle 5.700 Bewerbungen in einem System verwaltet.

Diese Struktur machte es auch leichter, das erweiterte Team einzubinden, ohne den Datenschutz zu schwächen. Dana hat 16 Personen aufgenommen und Zugriffe nach Rolle gesetzt: Hiring Manager:innen sehen nur die Stellen, an denen sie beteiligt sind, Gründer haben für Auswertungen breitere Sicht, und Venture-Development-Analyst:innen haben Admin-Zugriff, um Conversion-Raten und das Verhältnis von Gespräch zu Einstellung zu verfolgen. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Pipeline mit klaren Rechten und DSGVO-konformen Bewerbungsdaten über Bereiche hinweg.

Effizientes Screening mit Filterfragen und E-Mail-Vorlagen

Bei bis zu zehn offenen Stellen gleichzeitig und fünf bis zehn Einstellungen pro Monat musste Dana schnell arbeiten, ohne Qualität einzubüßen. Filterfragen in den Anzeigen, die vor der Prüfphase sortieren, wurden zu einem festen Teil ihres Vorgehens. Wer Grundvoraussetzungen nicht erfüllt, wird automatisch aussortiert, sodass Dana ihre Zeit auf passende Kandidat:innen konzentriert.

E-Mail-Vorlagen für Absagen, Einladungen und Statusmeldungen ersparen es Dana, jede Woche dieselben Nachrichten dutzendfach neu zu schreiben. Der Prozess läuft schneller, ohne an Qualität zu verlieren. „Früher habe ich mehr Zeit in Bewerbungen gesteckt als heute. Diese Zeit verbringe ich jetzt dort, wo sie wirklich zählt.”

Multiposting über Jobbörsen, ohne Mehraufwand

Vor Join wurde die Jobbörsen-Aktivität bei dsb Plattform für Plattform gesteuert. Mit Multiposting veröffentlicht Dana eine Stelle einmal und verteilt sie in einem Schritt auf eine ausgewählte Gruppe von Börsen. Das Team testete es mit einer Pilotkampagne über 500 €, sah schnell Ergebnisse und investierte weiter. Heute laufen bezahlte Promotions regelmäßig, und Bewerbungen kommen über Indeed, LinkedIn, XING, Stepstone und weitere Kanäle, die dsb vorher nicht aktiv betreut hat. „Manchmal sehe ich eine Plattform, die ich gar nicht kenne, und jemand hat sich darüber beworben, weil unsere Stellen organisch verteilt werden. Genau darum geht es. Mit Join erreichen Sie organisch Menschen, die Sie sonst nicht gefunden hätten.”

Der Zugang zu Quelldaten hat auch verändert, wie dsb Leistung bewertet. Dana sieht genau, woher jede Bewerbung kam, und entscheidet damit, wohin das nächste Kampagnenbudget geht. Die Gründer nutzen dieselben Daten, um Conversion-Raten zu verfolgen und Budgets festzulegen.

Terminplanung von zehn Klicks auf einen

Am stärksten beeindruckt hat die Terminplanung in Join. Vorher stimmte Dana Gespräche über einzelne E-Mails mit Kalenderlinks ab. Heute bucht sie direkt im System und sieht alle anstehenden Termine gebündelt im Dashboard.

„Mit der Terminplanung in Join fühlt sich das, was vorher zehn Klicks waren, eher wie einer an. Und weil Kalender in Echtzeit synchron sind, sparen wir uns fast eine Woche Hin und Her.”

Die Ergebnisse: Ein Recruiting, das mit dem Unternehmen skaliert

Nur ein Jahr nach dem Wechsel zu Join ist dsb von rund 100 auf 145 Mitarbeitende gewachsen und arbeitet aktiv auf 200 zu. Die Struktur, die dieses Wachstum trägt, ist heute abgestimmt, transparent und auf Skalierung ausgelegt, was vor zwölf Monaten nicht zutraf.

16 Personen arbeiten aus einer gemeinsamen Pipeline. Gründer, Analyst:innen und Hiring Manager:innen aller Bereiche nutzen Join mit passenden Zugriffsrechten. Feedback-Runden, die vorher E-Mails und Teams-Nachrichten brauchten, laufen jetzt direkt in den Kandidatenprofilen. „Wir haben Lebensläufe per E-Mail geteilt, was weder effizient noch DSGVO-freundlich ist. Jetzt hat jede Person genau das, was sie braucht, an der richtigen Stelle.” Auch die Einführung ging schnell. Dana hat jede Hiring Manager:in in einem zehnminütigen Durchgang eingeführt, und die meisten konnten sofort loslegen. „Es ist so selbsterklärend, dass mich überrascht hat, wie wenig Einarbeitung es gebraucht hat.”

Eine bis zwei Stunden pro Woche gespart, weil manuelle Verwaltung wegfällt. Vor Join musste Dana Bewerbungen manuell in Pipedrive laden, Lebensläufe über E-Mail und Teams teilen, Feedback der Hiring Manager:innen einholen und Gespräche über getrennte Tools abstimmen. Heute liegen Bewerbungen, Profile, Feedback, Vorlagen und Terminplanung in einem Ablauf, was ihr geschätzt eine bis zwei Stunden pro Woche spart und dem Team einen deutlich klareren Blick darauf gibt, was Aufmerksamkeit braucht.

Mehr Reichweite durch organisches Multiposting, ohne mehr Plattformaufwand. Mit organischem Multiposting veröffentlicht dsb eine Stelle und verteilt sie auf 15 organische Plattformen, ohne eigene Konten anzulegen oder zwischen Websites zu wechseln. Das gibt jeder Stelle mehr Reichweite bei weniger Handarbeit, inklusive Sichtbarkeit auf einzelnen Nischenbörsen. dsb erreicht dadurch einen größeren und vielfältigeren Kreis, was nach Danas Einschätzung die Qualität der Bewerbungen verbessert hat. „Früher mussten Menschen uns direkt finden. Jetzt sind wir dort, wo sie schon sind.”

Eine Candidate Experience, die zum Anspruch des Unternehmens passt. Für Dana ist ein strukturierter Prozess Teil dessen, wie Bewerbende das Unternehmen beurteilen. In Join zeigen die Phasen genau, wer wo steht, wer noch eine Antwort braucht und wo Feedback aussteht. Mit automatischen E-Mails und klaren nächsten Schritten hält das Team Bewerbungen in Bewegung. „Wenn jemand drei Wochen nichts hört, sagt das etwas über das Unternehmen. Die Menschen, die zu Ihnen kommen, sind Ihr wichtigstes Kapital.”

„Join macht wirklich Freude in der Nutzung, und das zählt, wenn man täglich damit arbeitet. Jede neue Funktion passt genau in die Art, wie wir ohnehin arbeiten.”

Als nächsten Schritt baut dsb den Einsatz von Scorecards aus, um die Bewertung über alle laufenden Stellen zu vereinheitlichen. Mit Join hat Dana einen Prozess, der die nächste Wachstumsphase mitträgt: mehr Stellen, mehr Beteiligte und womöglich neue Märkte, ohne Überblick oder Kontrolle zu verlieren.