Wie Taikonauten Recruiting mit 98 % weniger Verwaltungsaufwand betreibt

Taikonauten ist ein Berliner Digital-Studio für UX/UI-Design, User Research und KI-getriebene Produktentwicklung. Rund 30 Mitarbeitende arbeiten dort, und eine einzige Person verantwortet den gesamten Bereich People and Culture. Eine eigene Recruiter:innen-Stelle war nie geplant, also musste das Recruiting laufen, ohne einer schon vollen Rolle weiteren Verwaltungsaufwand aufzuladen. Nach dem Wechsel von E-Mail und Jira zu Join hat Nancy Tobler den wöchentlichen Recruiting-Aufwand von drei Tagen auf 30 Minuten gesenkt, während sich die Zahl der Bewerbungen pro Jahr verfünffachte.

Die Herausforderung: Ein geliehenes Ticketsystem, das nie für Recruiting gedacht war

Als Nancy Tobler vor sechs Jahren zu Taikonauten kam, erreichten das Studio rund 160 Bewerbungen im Jahr. Knapp wenig genug, um alles per E-Mail zu bearbeiten.

Bis zum Start mit Join war diese Zahl nicht mehr zu bewältigen. Nicht, weil das Team stark gewachsen wäre, sondern weil das alte Vorgehen nie für Wachstum ausgelegt war. Jede Bewerbung kam per E-Mail. Jede musste von Hand als Ticket in Jira angelegt werden. Jede Person brauchte eine Antwort, ein Status-Update, eine Termineinladung. Alles einzeln, und alles zwang Nancy dazu, ständig zwischen Tools zu wechseln, die nicht miteinander sprachen.

Drei konkrete Probleme machten das alte Vorgehen unhaltbar.

Die Ticketpflege verschlang ganze Wochen in Spitzenzeiten. In den intensiven Phasen, typischerweise vier Mal im Jahr bei offenen Stellen, verbrachte Nancy knapp drei Tage pro Woche allein mit der Pflege von Kandidat:innen-Daten. Jede Bewerbung in Jira eintragen, Kommentare ergänzen, nachhalten, wer schon kontaktiert war: drei Minuten pro Ticket, und nichts davon automatisiert. Ohne ein System für den Bewerbungseingang war jede Bewerbung erst Verwaltungsarbeit und dann eine Personalentscheidung.

Eine einzelne Stellenanzeige zu veröffentlichen kostete einen halben Arbeitstag. Jede Anzeige musste in jede Jobbörse einzeln eingetragen werden. Jedes Portal war anders aufgebaut. Die Felder unterschieden sich. Denselben Text über mehrere Plattformen zu kopieren und neu zu formatieren konnte einen ganzen Vormittag kosten. „Mit Join dauert es zwei Minuten”, sagt Nancy. Eine Aufgabe von einem halben Tag, heute erledigt vor der ersten Kaffeepause.

Terminabstimmung bedeutete, Kandidat:innen tagelang nachzutelefonieren. Fünf Personen zum Gespräch einzuladen hieß fünf einzelne Telefonate. Leute waren nicht erreichbar. Rückrufe mussten koordiniert werden. Kalender wurden von Hand abgeglichen. Und selbst wenn ein Gespräch zustande kam, brauchte jede Einladung noch einen Kalendereintrag, eine Ortsangabe und eine Bestätigungsmail. Das sind mindestens 20 Minuten Koordination pro Person. „Man läuft fünf Leuten mindestens zwei Tage hinterher”, sagt Nancy.

„Ich habe drei Tage pro Woche damit verbracht, den Prozess überhaupt am Laufen zu halten. Für die eigentliche Arbeit, die Menschen, blieb nichts übrig.”

Die Lösung: Ein System, das mit dem Studio gewachsen ist

Join war nicht das Ergebnis einer langen Software-Evaluation. Nancy stieß darauf, sah den kostenlosen Test und probierte es aus.

Schon in den ersten Monaten war das Problem gelöst, das am schwersten wog. Alles landete automatisch an einem Ort. Keine Suche mehr im Postfach, keine Jira-Tickets, kein Abgleich von E-Mail-Verläufen. „Wir hatten vorher so etwas wie ein Ticketsystem”, sagt Nancy, „aber Join hat alles automatisch zusammengeführt, und es wächst seither mit uns.”

Automatisiertes Kandidat:innen-Management ersetzt drei Tage Verwaltung

Die Recruiting-Pipeline von Join gibt Taikonauten einen einzigen Überblick über jede Bewerbung, vom Moment des Eingangs an. Automatische Statuswechsel ersetzen manuelle Updates. Kein Kopieren von E-Mails in Jira-Kommentare mehr, kein Rätselraten, wer wann kontaktiert wurde. Der gesamte Verlauf, inklusive aller Kommunikation, ist direkt in der Bewerbung sichtbar.

Die Wirkung war unmittelbar und rein rechnerisch: Nancys wöchentlicher Recruiting-Aufwand sank von rund drei Tagen in Spitzenzeiten auf 30 Minuten. Nicht durch Delegation, nicht durch zusätzliches Personal, sondern weil Schritte wegfielen, die nie manuell hätten sein müssen.

Multiposting mit einem Klick beendet die Fleißarbeit beim Veröffentlichen

Vor Join war es ein halber Tagesjob, eine Stelle auf allen relevanten Jobbörsen zu veröffentlichen. Mit Multiposting auf organische Jobbörsen geht dieselbe Anzeige in einem Schritt an LinkedIn, Stepstone und weitere Portale. Taikonauten hat nie bezahlte Promotions genutzt. Alle 2.479 Bewerbungen der letzten fünf Jahre kamen über organische Kanäle, und die Zahl pro Jahr wuchs von rund 160 zu Nancys Anfangszeit auf heute über 800.

„Join hat zu diesem Wachstum beigetragen”, sagt Nancy. „Die Reichweite kam über das Multiposting, und weil alles zentral lag, konnten wir das Volumen tatsächlich bewältigen.”

Automatische Einladungen mit Selbstbuchung beenden die Terminjagd

Der Weg vom Telefonat zur Kalendereinladung ist komplett entfallen. Erreicht eine Person die Gesprächsphase, verschickt Join automatisch eine Einladung mit einem Buchungslink. Kandidat:innen wählen ihren Termin direkt selbst, ohne Hin und Her. Kalendereintrag, Ortsangabe und Bestätigung laufen automatisch.

„Eine Einladung hat mich früher mindestens 20 Minuten Koordination gekostet, nur um jemanden zu erreichen und einen Termin zu vereinbaren”, erklärt Nancy. „Jetzt buchen sie selbst, und die Sache ist erledigt.” Für ein Team, das für eine Fachstelle oft fünf Personen parallel bewertet, summiert sich das schnell.

Eine anpassbare Pipeline gibt Hiring Manager:innen Einblick ohne Reibung

Wenn Bereichsleitungen bei Taikonauten ins Recruiting einsteigen, arbeiten sie direkt in Join. Nancy führt sie durch die Pipeline, die für ihre Rolle passenden Rechte und die Konventionen des Teams: welche Phase was bedeutet, wie Feedback hinterlegt wird, wann sie Nancy markieren und wann sie selbst weiterschieben. Weil Phasen frei ergänzt und umbenannt werden können, lässt sich jeder Prozess anpassen, ohne ihn neu zu bauen.

„Die Pipeline ist flexibel genug, dass wir sie an jede Stelle anpassen können”, sagt Nancy. „Dadurch ist es viel leichter geworden, andere einzubinden, ohne die Kontrolle über den Prozess zu verlieren.”

„Join ist genau das Transparenz-Werkzeug, das Recruiting braucht. Zu sehen, wie es über die Jahre an Funktionen und Qualität gewonnen hat, macht die Arbeit damit wirklich angenehm.”

Die Ergebnisse: Fünf Jahre später ein System und eine zurückgewonnene Woche

Fünf Jahre nach dem Wechsel von E-Mail und Jira zu Join läuft das gesamte Recruiting bei Taikonauten über eine Plattform. Nancy verantwortet People and Culture weiterhin allein, aber Recruiting bestimmt ihre Woche nicht mehr.

Der Recruiting-Aufwand sank von drei Tagen pro Woche auf 30 Minuten. Die komplette Pipeline, vom Bewerbungseingang bis zur Kommunikation, läuft mit minimalem manuellem Eingriff. Was in Spitzenzeiten fast die ganze Arbeitszeit gefüllt hat, passt heute in einen einzigen Vormittagstermin.

Die Zeit für eine Stellenanzeige fiel von einem halben Tag auf zwei Minuten. Multiposting auf organische Jobbörsen in einem Schritt hat den repetitivsten Teil einer neuen Stelle beseitigt. Die gewonnene Zeit fließt in bessere Stellenanzeigen und in die Einführung neuer Hiring Manager:innen.

Die Bewerbungszahl wuchs von rund 160 auf über 800 pro Jahr, vollständig organisch. Taikonauten hat nie bezahlte Promotions eingesetzt. Die Reichweite kam über organisches Multiposting, kombiniert mit Stellenanzeigen, die zeigen, wie das Unternehmen wirklich arbeitet. Nancy führt beides an: die Verteilung über das Tool und die Qualität der Candidate Experience, die dieses Wachstum handhabbar statt überwältigend gemacht hat.

Fachstellen, die früher wochenlang stockten, laufen heute schneller. Die schwierigsten Besetzungen bei Taikonauten, darunter Senior-Positionen in UX, User Research und Engineering, kommen schneller voran, weil Hiring Manager:innen in Echtzeit kommentieren und entscheiden können. Eine kürzliche Senior-Einstellung war innerhalb weniger Tage beim Angebot, sobald die passende Person da war, weil das Team ohne Koordinationsaufwand bewerten und sich abstimmen konnte.

Taikonauten hat geprüft, ob ein gebündeltes Recruiting-Tool Join ersetzen könnte. Es konnte nicht, weder in derselben Qualität noch zu einem besseren Preis. Nach fünf Jahren fällt die Entscheidung immer wieder von selbst.

„Für mich steht ein Wechsel gar nicht zur Debatte. Ich würde eher fragen, ob Join sich mit etwas Neuem verbinden lässt.”

Taikonauten will Join auch künftig als zentrales Recruiting-Tool nutzen, während sich das Studio weiterentwickelt. Nancy erschließt sich gerade das Aktivitätsprotokoll, um den Kommunikationsverlauf einer Bewerbung auf einen Blick nachzuvollziehen, und will die Funktion an die Bereichsleitungen weitergeben, sobald diese ihre Pipelines eigenständiger führen.