Comment Pflegia fait passer son propre recrutement à l'échelle

Pflegia est une plateforme de recrutement basée à Berlin qui met en relation les professionnel·le·s du soin avec des établissements de santé partout en Allemagne. Le secteur du soin est l’un des plus touchés par le manque de personnel en Allemagne, donc la demande pour les services de Pflegia augmente, et avec elle la pression pour continuer d’étoffer son équipe interne. Ingo Hüttinger, chargé de recrutement chez Pflegia, pilote cette activité dans Join, garde des centaines de candidatures organisées sur tous les postes ouverts et fait avancer les échanges sans rien perdre de vue.

Le défi : un entonnoir large qui avait besoin d’un système

Le secteur allemand du soin se caractérise par une rotation permanente : une jeune infirmière sur trois environ quitte la profession en moins de cinq ans, et les postes de soin restent ouverts plus de 200 jours en moyenne. Plus la pénurie s’aggrave, plus les établissements se tournent vers Pflegia. Et plus Pflegia grandit, plus elle doit recruter en interne pour suivre. Cette charge repose largement sur Ingo Hüttinger et une petite équipe. En pointe, ils gèrent jusqu’à 36 postes ouverts en même temps.

Leur approche reflète la philosophie que Pflegia applique chez ses clients : parler à plus de monde, donner une vraie chance aux personnes motivées quels que soient les trous dans leur CV, et chercher dans un large vivier celles qui valent un recrutement. Ingo les appelle les « Golden Nuggets ».

Trouver ces personnes demande un entonnoir large, mais crée un nouveau problème : dès que des centaines de candidatures arrivent, l’équipe a besoin d’un moyen fiable de repérer vite les meilleures et de garder chaque échange prometteur en mouvement.

Aucun endroit unique pour suivre les candidatures sur plusieurs postes. Avant de tout regrouper dans Join, l’équipe était éparpillée entre systèmes déconnectés et tableurs. Sans vue centrale, savoir où en était chaque personne sur chaque poste était une source d’erreur permanente. Les profils à poursuivre se perdaient dans le bruit. « Quand tout n’est pas organisé au même endroit, l’équipe de recrutement se décourage. Avec des dizaines de tableurs, ça déraille en permanence. On perd très vite la vue d’ensemble », dit Ingo.

Coordonner plusieurs échanges chaque jour. En pointe, Pflegia mène plus de 28 échanges par jour, répartis sur trois à cinq personnes en parallèle. Sans système de communication centralisé, chaque invitation, chaque prise de rendez-vous et chaque mise à jour devait se faire à la main. À ce volume, la coordination manuelle ne tient pas.

Une publication lente et manuelle sur les canaux clés. Les bonnes candidatures ne restent pas disponibles longtemps. Pflegia devait rendre chaque poste visible rapidement sur LinkedIn, Indeed et Stepstone, mais publier et gérer les annonces canal par canal ralentissait tout inutilement.

Aucune donnée sur les canaux qui apportent des profils pertinents. Pflegia publie sur plusieurs canaux à la fois. Mais sans données sur les plateformes qui produisaient des profils qualifiés plutôt que du volume, chaque décision de budget de diffusion relevait de la devinette. Et deviner avec un budget limité, c’est de la dépense perdue et des recrutements manqués.

« Si vous voulez une forte croissance, Join vous apporte quelque chose. Il donne une vue analytique des candidatures par canal, pour voir d’où viennent les personnes, comparer ce qui marche et prendre de meilleures décisions à mesure que vous grandissez. »

La solution : un système pour un recrutement à forte intensité

Pflegia a commencé avec Join début 2021, et c’est vite devenu le système sur lequel l’équipe s’appuie au quotidien. Le démarrage a été simple : la première offre était en ligne en quelques heures, sans longue mise en place ni rupture de rythme. Pour Ingo, la valeur était évidente. Join a donné à l’équipe un seul endroit pour travailler, donc moins de temps passé à changer d’outil et plus de temps à chercher les bonnes personnes.

Un pipeline qui donne à chaque candidature une vraie chance

Avec le pipeline de recrutement, chaque poste ouvert a un processus clair et une vue structurée de l’avancement de chaque personne. L’équipe voit d’un coup d’œil qui attend une réponse et qui peut avancer, sans fouiller des boîtes de réception ou des tableurs. C’est cette vue centrale qui fait tenir l’approche de Pflegia à l’échelle. « Quand vous examinez des centaines de candidatures sur plusieurs postes en même temps, il vous faut un système qui donne une vue claire. Sur chaque poste, je sais toujours exactement où en est chaque personne : qui est à quelle étape, à tout moment. »

Une communication automatisée qui garde les échanges en mouvement

Avec jusqu’à 28 échanges par jour, la communication devait tourner sans relance manuelle constante. La messagerie intégrée et la planification des entretiens permettent à l’équipe de gérer la communication depuis un seul endroit, avec des modèles d’e-mails par poste et des liens d’agenda qui laissent les candidat·e·s réserver directement avec la bonne personne. Même avec trois à cinq personnes menant des entretiens en parallèle, la planification reste simple et l’équipe fait avancer les dossiers sans les allers-retours habituels.

« Créer et publier une offre est très rapide, et le plus gros gain de temps vient de l’automatisation de la communication, de la planification des invitations et de l’envoi d’e-mails standardisés. C’est extrêmement précieux quand on gère de gros volumes », dit Ingo.

Multi-posting et analyse des canaux pour pourvoir plus vite

Pour Pflegia, portée et vitesse vont ensemble. L’équipe doit rendre les postes visibles vite, mais aussi comprendre quels canaux apportent les bons profils. Avec le multi-posting, Pflegia publie ses postes sur des canaux comme LinkedIn, Indeed et Stepstone depuis un seul endroit, au lieu de créer et gérer chaque annonce séparément.

Quand un poste a besoin de plus de visibilité, l’équipe ajoute aussi de la diffusion payante directement dans Join. Cela donne à Pflegia un moyen plus rapide de pousser les postes difficiles ou urgents, tout en gardant candidatures organiques et payantes dans le même système.

L’analyse des canaux dans Join montre ensuite comment chaque poste performe selon les sources : d’où viennent les candidatures, quels canaux produisent des profils qualifiés, et comment les postes se comparent. Les décisions de diffusion ne reposent donc plus sur l’intuition seule. Pflegia voit ce qui marche, investit là où c’est pertinent, et améliore sa stratégie dans le temps.

« Nos données dans Join nous disent quelles plateformes marchent pour nous. On voit combien de personnes sont venues par chaque canal, si elles étaient qualifiées ou non, et on compare entre postes. On a trouvé notre rythme », dit Ingo.

Les résultats : du volume, sous contrôle

410 candidatures par poste en moyenne. Sur 167 postes créés depuis 2021, Pflegia a reçu plus de 68 000 candidatures via Join. Plutôt que de subir ce volume, Pflegia le traite poste par poste, avec chaque personne organisée dans un pipeline et chaque étape suivante visible.

Moins de travail manuel dans chaque échange. Avec les modèles d’e-mails, les liens d’agenda et la coordination des entretiens gérés dans Join, l’équipe n’a plus à traiter chaque invitation, relance et prise de rendez-vous à la main. Cela donne à trois à cinq personnes un moyen simple de garder jusqu’à 28 échanges en mouvement chaque jour.

Des postes opérationnels pourvus en moins d’une semaine. Pour des rôles comme gestion de comptes ou développement commercial, Pflegia passe du premier échange au contrat signé en moins d’une semaine quand l’adéquation est claire. « On essaie de laisser le moins de temps possible entre les tours », dit Ingo. « On sait qu’il faut être rapide pour les bonnes candidatures, et on s’y tient. »

« Si Join disparaissait demain, notre gestion des candidatures exploserait complètement. Nous n’aurions plus de pipeline ni de flux de candidatures. Il faudrait tout reprendre de zéro. »

C’est là le vrai résultat : Join est devenu le système auquel Pflegia fait confiance pour garder sous contrôle un recrutement à fort volume. Les candidatures arrivent de plusieurs canaux, les échanges continuent d’avancer, et l’équipe peut rester concentrée sur les personnes les plus susceptibles de devenir les prochains « Golden Nuggets ».

Pflegia est une entreprise de recrutement qui prend son propre recrutement aussi au sérieux que celui de ses clients. Avec une seule personne pilotant tous les postes de l’entreprise dans un système unique, c’est la preuve qu’un recrutement à fort volume ne demande ni grande équipe ni pile d’outils complexe. Il demande le bon système. Pflegia a trouvé le sien.