Cómo Pflegia escala su propia contratación mientras transforma el sector del cuidado

Pflegia es una plataforma de reclutamiento con sede en Berlín que conecta a profesionales del cuidado con centros sanitarios de toda Alemania. El sector del cuidado es uno de los que más falta de personal sufre en Alemania, así que la demanda de los servicios de Pflegia crece, y con ella la presión por seguir ampliando su propio equipo. Ingo Hüttinger, responsable de contratación en Pflegia, lleva esa operación en Join: mantiene cientos de candidaturas ordenadas en todos los puestos abiertos y hace avanzar las conversaciones sin perder el hilo.

El reto: un embudo ancho al que le faltaba un sistema

El sector alemán del cuidado se define por una rotación constante: alrededor de una de cada tres personas jóvenes de enfermería deja la profesión en menos de cinco años, y las vacantes del sector siguen abiertas más de 200 días de media. Cuanto peor es la escasez, más centros acuden a Pflegia. Y cuanto más crece Pflegia, más necesita contratar internamente para seguir el ritmo. Esa carga recae en buena parte sobre Ingo Hüttinger y un equipo pequeño. En los picos, gestionan hasta 36 puestos abiertos a la vez.

Su enfoque refleja la filosofía que Pflegia aplica con sus clientes: hablar con más gente, dar una oportunidad real a quien tiene motivación por mucho que su CV tenga huecos, y buscar dentro de un grupo amplio a las personas que merecen una contratación. Ingo las llama «Golden Nuggets».

Encontrarlas exige un embudo ancho, pero eso crea otro problema: en cuanto entran cientos de candidaturas, el equipo necesita una forma fiable de detectar rápido las más fuertes y mantener en marcha cada conversación prometedora.

Ningún sitio único para seguir candidaturas en varios puestos. Antes de unificarlo todo en Join, el equipo estaba repartido entre sistemas desconectados y hojas de cálculo. Sin una vista central, saber en qué punto estaba cada persona en cada puesto era una fuente constante de error. Los perfiles que valía la pena seguir se perdían en el ruido. «Cuando no está todo organizado en un mismo sitio, el equipo de contratación se frustra. Con docenas de hojas de cálculo, algo falla constantemente. Es muy fácil perder la visión por completo», dice Ingo.

Coordinar varias conversaciones cada día. En los picos, Pflegia mantiene más de 28 conversaciones al día, repartidas entre tres y cinco personas a la vez. Sin un sistema central de comunicación, cada invitación, cada cita y cada cambio de estado había que gestionarlos a mano. A ese volumen, la coordinación manual no aguanta.

Publicación lenta y manual en los canales clave. Las buenas candidaturas no siguen disponibles mucho tiempo. Pflegia tenía que hacer visible cada puesto rápido en LinkedIn, Indeed y Stepstone, pero publicar y mantener los anuncios canal por canal ralentizaba el proceso más de lo necesario.

Ningún dato sobre qué canales traen perfiles pertinentes. Pflegia publica en varios canales a la vez. Pero sin datos sobre qué portales producían perfiles cualificados y cuáles solo inflaban las cifras, cada decisión de presupuesto de difusión era una apuesta. Y apostar con un presupuesto limitado significa gasto perdido y contrataciones que no llegan.

«Si quieres crecer con fuerza, Join te aporta. Da una vista analítica de las candidaturas por canal, así que puedes ver de dónde viene la gente, comparar qué funciona y tomar mejores decisiones a medida que creces.»

La solución: un sistema para una contratación de alta intensidad

Pflegia empezó con Join a principios de 2021, y pronto se convirtió en el sistema en el que el equipo se apoya a diario. Arrancar fue sencillo: la primera oferta estuvo publicada en cuestión de horas, sin una puesta en marcha larga ni pérdida de ritmo. Para Ingo, el valor era simple. Join dio al equipo un solo sitio para trabajar, así que dedica menos tiempo a saltar entre herramientas y más a encontrar a las personas adecuadas.

Un pipeline que da a cada candidatura una oportunidad real

Con el pipeline de reclutamiento, cada puesto abierto tiene un proceso claro y una vista estructurada de en qué punto está cada persona. El equipo ve de un vistazo quién necesita atención y quién puede avanzar, sin rebuscar en bandejas de entrada u hojas de cálculo. Esa vista central es lo que hace que el enfoque de Pflegia funcione a escala. «Cuando revisas cientos de candidaturas en varios puestos a la vez, necesitas un sistema que te dé una vista clara. En cada puesto sé siempre exactamente en qué punto está cada persona: quién está en qué paso, en todo momento.»

Comunicación automatizada que mantiene las conversaciones en marcha

Con hasta 28 conversaciones al día, la comunicación tenía que funcionar sin seguimiento manual constante. La mensajería integrada y la programación de entrevistas permiten al equipo gestionar la comunicación desde un solo sitio, con plantillas de correo por puesto y enlaces de calendario para que las personas reserven directamente con quien corresponde. Aun con tres a cinco personas entrevistando en paralelo, la programación sigue siendo sencilla y el equipo mantiene los expedientes en marcha sin las idas y venidas de siempre.

«Crear y publicar una oferta es muy rápido, y el mayor ahorro de tiempo viene de automatizar la comunicación, programar las invitaciones y enviar correos estandarizados. Eso vale muchísimo cuando manejas volúmenes altos», dice Ingo.

Multiposting y analítica de canales para cubrir puestos antes

Para Pflegia, alcance y velocidad van juntos. El equipo necesita hacer visibles los puestos rápido, pero también entender qué canales traen los perfiles adecuados. Con el multiposting, Pflegia publica sus puestos en canales como LinkedIn, Indeed y Stepstone desde un solo sitio, en lugar de crear y mantener cada anuncio por separado.

Cuando un puesto necesita más visibilidad, el equipo añade promoción de pago directamente en Join. Eso le da una vía más rápida para impulsar puestos difíciles o urgentes, manteniendo las candidaturas orgánicas y de pago en el mismo sistema.

La analítica de canales en Join muestra después cómo rinde cada puesto según la fuente: de dónde llegan las candidaturas, qué canales producen perfiles cualificados y cómo se comparan los puestos entre sí. Así las decisiones de difusión ya no dependen solo de la intuición. Pflegia ve qué funciona, invierte donde tiene sentido y va mejorando su estrategia con el tiempo.

«Por nuestros datos en Join sabemos qué portales nos funcionan. Vemos cuánta gente llegó por cada canal, si estaba cualificada o no, y comparamos entre puestos. Le hemos cogido el ritmo», dice Ingo.

Los resultados: mucho volumen, bajo control

410 candidaturas por puesto de media. En 167 puestos creados desde 2021, Pflegia ha recibido más de 68.000 candidaturas a través de Join. En lugar de sufrir ese volumen, Pflegia lo trabaja puesto a puesto, con cada persona ordenada en un pipeline y cada siguiente paso visible.

Menos trabajo manual en cada conversación. Con plantillas de correo, enlaces de calendario y la coordinación de entrevistas gestionados en Join, el equipo ya no tiene que llevar a mano cada invitación, seguimiento y cita. Eso da a tres o cinco personas una forma sencilla de mantener hasta 28 conversaciones en marcha cada día.

Puestos operativos cerrados en menos de una semana. En perfiles como gestión de cuentas o desarrollo de negocio, Pflegia pasa de la primera conversación al contrato firmado en menos de una semana cuando el encaje está claro. «Intentamos dejar el menor tiempo posible entre rondas», dice Ingo. «Sabemos que hay que ser rápidos con las buenas candidaturas, y lo cumplimos.»

«Si Join desapareciera mañana, nuestra gestión de candidaturas se vendría abajo por completo. No tendríamos pipeline ni flujo de candidaturas. Habría que empezar de cero.»

Ese es el resultado de verdad: Join se ha convertido en el sistema en el que Pflegia confía para mantener bajo control una contratación de alto volumen. Las candidaturas llegan de varios canales, las conversaciones siguen avanzando y el equipo puede centrarse en las personas con más probabilidades de ser los próximos «Golden Nuggets».

Pflegia es una empresa de reclutamiento que se toma su propia contratación tan en serio como la de sus clientes. Con una sola persona llevando todos los puestos de la empresa desde un único sistema, es la prueba de que contratar a gran volumen no exige un equipo grande ni una pila de herramientas compleja. Exige el sistema adecuado. Pflegia encontró el suyo.