Ein Tool, 85 Stellen, kein verlorener Kandidat: Wie MARTENS & PRAHL das Recruiting mit Join neu aufbaute

1898 in Lübeck gegründet, ist MARTENS & PRAHL eine der fünf größten Versicherungsmaklergruppen Deutschlands. Sie wurde von der WirtschaftsWoche acht Jahre in Folge als „Bester Mittelstandsdienstleister” in der Kategorie Versicherungsmakler ausgezeichnet. Die Gruppe fungiert als Markendach für mehr als 90 unabhängige Makler und erzielt einen Jahresumsatz von rund 100 Millionen Euro — bei gleichzeitig hanseatischem Familienunternehmens-Charakter.

Diese Struktur macht das Recruiting wirklich kompliziert. Über 1.000 Mitarbeiter in mehr als 90 Partnerbüros in ganz Deutschland, alle zentral aus der Lübecker Holding rekrutiert. Jeder Makler behält seine eigene Identität, seine eigenen Hiring Manager und seine eigenen zu besetzenden Stellen. Jedem Partnerunternehmen Einblick in seine Stellen zu geben — ohne die anderen offenzulegen — ist sowohl ein operatives als auch ein Compliance-Problem in einer Branche, in der Vertrauen und Diskretion das Produkt sind.

Die Herausforderung: Die Recruiting-Tools arbeiteten gegen das Team

Als Josephine Stresius vor zwei Jahren zu MARTENS & PRAHL kam, agierte die Recruiting-Funktion als interner HR-Businesspartner — sie steuerte jeden Schritt zentral, während die Interviews persönlich in den Partnerunternehmen in ganz Deutschland stattfanden. Bei 85 offenen Stellen pro Jahr und Hiring Managern, die von Familienunternehmensführern in dritter Generation bis zu spezialisierten Fachexperten reichten, war die Abstimmung schon schwierig genug. Die bestehende Toolausstattung machte es schlimmer.

Das Teilen von Kandidaten per E-Mail erschwerte den Datenschutz. Jede Bewerbung landete in einem Postfach und wurde an den zuständigen Hiring Manager weitergeleitet. Konsistente Zugriffskontrollen, Nachvollziehbarkeit und Übersicht über personenbezogene Daten aufrechtzuerhalten, wurde extrem schwierig — besonders unter der DSGVO.

Ein externer Dienstleister bedeutete: Jede Stelle brauchte eine Woche bis zur Veröffentlichung. Eine Rolle zu veröffentlichen, erforderte das Briefen eines externen Dienstleisters, das Warten auf Bestätigung und Nachfassen, wenn etwas ins Stocken geriet. Ein Prozess, der Minuten dauern sollte, zog sich über den Großteil einer Woche. Jeder Tag Verzögerung bedeutete einen weiteren potenziellen Kandidaten, der absprang.

Sobald ein Profil weitergeleitet war, hatte das zentrale Team keine Ahnung, was als Nächstes geschah. Nach dem Versenden der Kandidatenprofile an die Hiring Manager endete die Sichtbarkeit. Es gab keine Möglichkeit zu wissen, ob Profile geprüft worden waren, ob Feedback kommen würde oder wie lange Kandidaten bereits warteten.

„Wir hatten die E-Mail verschickt, und das war’s.”

Ohne Zugriffskontrollen konnten Hiring Manager Kandidaten anderer Unternehmen sehen. Ohne rollenbasierte Berechtigungen konnte ein Hiring Manager in München theoretisch auf Bewerbungen zugreifen, die für eine Lübecker Stelle gedacht waren. Für eine Gruppe unabhängiger Unternehmen, die sich eine Recruiting-Funktion teilen, war das ein echtes Vertrauensproblem und ein Compliance-Risiko.

Kandidaten in Excel zu verfolgen, hieß: Eine übersprungene Zeile konnte eine verlorene Einstellung bedeuten. Ohne ein richtiges ATS lebte das Kandidatenmanagement in Tabellen. Tabellen versenden keine Erinnerungen und markieren nicht, wenn ein Kandidat zu lange gewartet hat.

„Das größte Problem mit Excel ist die Angst, jemanden zu vergessen, indem man eine Zeile überspringt, und so einen Kandidaten zu verlieren. Mit Join kann das eigentlich nicht passieren.”

Die Lösung: Ein Tool, jeder Schritt des Recruitings, endlich verbunden

Josephines Vorgesetzter entdeckte Join auf einer Messe und übergab ihr die Evaluierung. Sie legte ein Konto an, veröffentlichte einige offene Stellen und führte einen vollständigen Einstellungsprozess von Anfang bis Ende durch.

„Join ist ziemlich selbsterklärend. Also habe ich es einfach ausprobiert. Und es hat funktioniert.”

Nach einem einjährigen Pilotbetrieb auf Holdingebene war der Rollout unkompliziert: ein Handbuch für Hiring Manager, eine gruppenweite Ankündigung und eine kurze Abstimmung, gesteuert vom Marketingteam. Wer mehr Hilfe brauchte, dem bot Josephine Walkthroughs per Bildschirmfreigabe an.

Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass die Kandidaten jedes Unternehmens privat und konform bleiben. Jede Bewerbung landet nun in einer zentralen Ansicht, und Hiring Manager sehen nur die Stellen, die zu ihnen gehören. Der rollenbasierte Zugriff über die Hiring-Teams-Funktion von Join machte die E-Mail-Kette vollständig überflüssig — und beseitigte zugleich Datenrisiken und unternehmensübergreifende Datenschutzrisiken.

Selbstständige Stellenveröffentlichung verkürzte die Veröffentlichungszeit von einer Woche auf fünf Minuten. Was zuvor einen externen Dienstleister erforderte, dauert nun etwa fünf Minuten. Josephine veröffentlicht Stellen direkt in Join; die Anzeige synchronisiert sich automatisch mit den Unternehmenswebsites und geht gleichzeitig auf den angebundenen Jobbörsen live. Erste Bewerbungen treffen jetzt am selben oder nächsten Tag ein — verglichen mit der früheren Verzögerung von einer Woche.

Echtzeit-Einblick in die Pipeline machte ein Fünf-Tage-SLA für Kandidatenrückmeldungen durchsetzbar. Jeder Beteiligte mit Rollenzugriff sieht nun, in welcher Phase sich jeder Kandidat befindet, welche Notizen hinzugefügt wurden und ob Feedback überfällig ist. Zum ersten Mal konnte das Team Hiring Manager an eine Reaktionszusage von fünf Arbeitstagen halten.

„Wenn ein Hiring Manager nicht reagiert hat, rufe ich ihn direkt an. Das verkürzt den gesamten Prozess enorm — auch für die Kandidaten.”

Scorecards geben jedem Hiring Manager einen klaren Auftrag und nehmen das Rätselraten heraus. Für Josephine persönlich machen Scorecards den größten Unterschied im Alltag.

„Scorecards geben mir Struktur. Ich weiß, welche Informationen mir noch fehlen, und kann sie für den Hiring Manager klar aufschreiben. Er liest sie und hat alles, was er braucht.”

In einer Gruppe, in der Interviews bei Partnerunternehmen stattfinden, die Josephine nie besucht, sorgen standardisierte Bewertungsrahmen dafür, dass Entscheidungen auf vergleichbaren Belegen beruhen — und nicht darauf, wer im Raum die selbstbewussteste Empfehlung abgegeben hat.

Screening-Fragen halten Stellen mit hohem Bewerbungsvolumen handhabbar. Als das interne Buchhaltungsteam dringend drei Buchhalter einstellen musste, hielten Screening-Fragen in Kombination mit dem visuellen Pipeline-Management den Prozess strukturiert. Alle drei Stellen wurden besetzt.

„Als unsere erfahrenste Recruiterin — jemand mit Headhunting-Erfahrung — Join sah und sagte: ‚Wow, das können wir alles in einem Tool machen?’ — da wusste ich, dass wir auf dem richtigen Weg sind.”

Die Ergebnisse: Ein Jahr später — 25 Einstellungen, volle Compliance, kein verlorener Kandidat

Das Compliance-Risiko ist beseitigt. Der externe Dienstleister ist Geschichte. Das Rätsel darum, was nach der Bewerbung mit Kandidaten passiert, ist gelöst. An ihre Stelle traten: eine einzige Plattform, 77 aktive Nutzer und ein Team, das genau weiß, wo jede Einstellung steht.

Stellenanzeigen gehen in Minuten live, nicht in Tagen. Was früher den Großteil einer Woche dauerte, dauert nun etwa fünf Minuten — inklusive automatischer Synchronisierung mit Unternehmenswebsites und Jobbörsen.

Erste Bewerbungen treffen am selben oder nächsten Tag ein. Eine schnellere Veröffentlichungszeit bedeutet, dass der Einstellungszyklus früher beginnt und sich qualifizierte Kandidaten bewerben, bevor sie andere Angebote verfolgen.

25 Einstellungen über Join im ersten vollen Jahr abgeschlossen. Rund jede dritte Einstellung über 85 offene Stellen kam in einem Jahr über Join — in dem das Team noch dabei war, Partnerunternehmen anzubinden.

Volle DSGVO-Konformität über eine Gruppe mit 1.000 Personen. Rollenbasierte Zugriffskontrollen ersetzten die E-Mail-Weiterleitung und lösten ein Compliance-Risiko, das sich stillschweigend aufgebaut hatte.

Fünf-Arbeitstage-SLA für Kandidatenrückmeldungen erstmals durchgesetzt.

„Kandidaten erhalten viel mehr Informationen darüber, wo sie stehen. Es verschwindet nicht einfach im Nichts.”

Über die messbaren Kennzahlen hinaus hat sich etwas Subtileres verschoben. Hiring Manager, die sich anfangs gegen die Veränderung sträubten, nutzen Join nun, weil es auch ihre Arbeit erleichtert.

„Wenn es ihnen das Leben wirklich leichter macht, gibt es kaum einen Grund, es nicht zu nutzen.”

Und zur Partnerschaft:

„Das Team bei Join hört wirklich zu. Man kann sagen ‚diese Funktion wäre großartig’, und jemand arbeitet tatsächlich daran. Das ist uns wichtig.”

Wenn Josephine in vier Worten zusammenfasst, was Join ist: zentralisiert, benutzerfreundlich, übersichtlich und zeitsparend.