Un seul outil, 85 postes, zéro candidat·e perdu·e : comment MARTENS & PRAHL a refondu son recrutement avec Join

Fondé à Lübeck en 1898, MARTENS & PRAHL est l’un des cinq plus grands groupes de courtage en assurance d’Allemagne. WirtschaftsWoche l’a désigné « Meilleur prestataire de services aux PME » dans la catégorie courtage d’assurance huit années consécutives. Le groupe sert de marque ombrelle à plus de 90 courtiers indépendants et réalise un chiffre d’affaires d’environ 100 millions d’euros par an — tout en conservant l’esprit d’une entreprise familiale hanséatique.

Cette structure rend le recrutement réellement complexe. Plus de 1 000 employés répartis sur plus de 90 cabinets partenaires à travers l’Allemagne, tous recrutés de façon centralisée depuis la holding de Lübeck. Chaque courtier garde sa propre identité, ses propres managers recruteurs et ses propres postes à pourvoir. Donner à chaque entreprise partenaire de la visibilité sur ses postes — sans exposer ceux des autres — est à la fois un problème opérationnel et de conformité, dans un secteur où la confiance et la discrétion sont le produit même.

Le défi : les outils de recrutement jouaient contre eux

Quand Josephine Stresius a rejoint MARTENS & PRAHL il y a deux ans, le recrutement fonctionnait comme un partenaire RH interne — pilotant chaque étape de façon centralisée, tandis que les entretiens se tenaient en présentiel dans les cabinets partenaires partout en Allemagne. Avec 85 postes ouverts par an et des managers recruteurs allant des dirigeants d’entreprises familiales de troisième génération aux expert·es métiers, l’alignement était déjà difficile. Les outils en place aggravaient les choses.

Le partage des candidat·es par e-mail compliquait la protection des données. Chaque candidature arrivait dans une boîte mail et était transférée au manager recruteur concerné. Maintenir des contrôles d’accès cohérents, une traçabilité et une supervision des données personnelles devenait extrêmement difficile, surtout sous le RGPD.

Un prestataire externe faisait que chaque annonce mettait une semaine à être en ligne. Publier un poste exigeait de briefer un prestataire externe, d’attendre sa confirmation et de relancer en cas de blocage. Un processus qui devrait prendre quelques minutes prenait quasiment une semaine. Chaque jour de retard signifiait un·e candidat·e potentiel·le de plus passé·e à autre chose.

Une fois un profil transféré, l’équipe centrale ne savait plus ce qu’il advenait. Après l’envoi des profils aux managers recruteurs, la visibilité s’arrêtait. Impossible de savoir si les profils avaient été examinés, si un retour allait venir, ou depuis combien de temps les candidat·es attendaient.

« On avait envoyé l’e-mail, et c’était tout. »

Sans contrôles d’accès, les managers recruteurs pouvaient voir les candidat·es d’autres entreprises. Sans permissions basées sur les rôles, un manager recruteur à Munich pouvait en théorie accéder à des candidatures destinées à un poste de Lübeck. Pour un groupe d’entreprises indépendantes partageant une seule fonction recrutement, c’était un vrai problème de confiance et un risque de conformité.

Le suivi des candidat·es dans Excel faisait qu’une ligne sautée pouvait signifier un·e candidat·e perdu·e. Sans ATS digne de ce nom, la gestion des candidatures vivait dans des tableurs. Les tableurs n’envoient pas de rappels et ne signalent pas qu’un·e candidat·e attend depuis trop longtemps.

« Le plus gros problème avec Excel, c’est la peur d’oublier quelqu’un en sautant une ligne, de perdre un·e candidat·e. Ça ne peut pas vraiment arriver avec Join. »

La solution : un seul outil, chaque étape du recrutement, enfin reliée

Le supérieur de Josephine a découvert Join sur un salon professionnel et lui a confié l’évaluation. Elle a créé un compte, publié quelques postes ouverts et mené un processus de recrutement complet de bout en bout.

« Join est assez intuitif. Alors je l’ai simplement essayé. Et ça a marché. »

Après un pilote d’un an au niveau de la holding, le déploiement a été simple : un guide pour les managers recruteurs, une annonce à l’échelle du groupe et une mise au point rapide gérée par l’équipe marketing. Pour celles et ceux qui avaient besoin de plus d’aide, Josephine proposait des démonstrations en partage d’écran.

L’accès basé sur les rôles garantit que les candidat·es de chaque entreprise restent confidentiel·les et conformes. Chaque candidature arrive désormais dans une vue centralisée, et les managers recruteurs ne voient que les postes qui leur appartiennent. L’accès basé sur les rôles, via la fonctionnalité d’équipes de recrutement de Join, a éliminé entièrement la chaîne d’e-mails — supprimant du même coup l’exposition des données et les risques de confidentialité entre entreprises.

La publication en autonomie a fait passer le délai d’une semaine à cinq minutes. Ce qui exigeait auparavant un prestataire externe prend désormais environ cinq minutes. Josephine publie les postes directement dans Join ; l’annonce se synchronise automatiquement avec les sites des entreprises et part en ligne sur les sites d’emploi connectés en même temps. Les premières candidatures arrivent maintenant le jour même ou le lendemain — contre le délai d’une semaine d’avant.

La visibilité en temps réel sur le pipeline a rendu applicable un SLA de réponse de cinq jours. Chaque partie prenante avec un accès par rôle peut désormais voir à quelle étape se trouve chaque candidat·e, quelles notes ont été ajoutées et si un retour est en retard. Pour la première fois, l’équipe pouvait tenir les managers recruteurs responsables d’un engagement de réponse sous cinq jours ouvrés.

« Si un manager recruteur n’a pas répondu, je l’appelle directement. Ça raccourcit énormément tout le processus — pour les candidat·es aussi. »

Les grilles d’évaluation donnent à chaque manager recruteur un brief clair et lèvent les doutes. Pour Josephine personnellement, ce sont les grilles d’évaluation qui font la plus grande différence au quotidien.

« Les grilles d’évaluation me donnent une structure. Je sais quelles informations il me manque encore, et je peux les rédiger clairement pour le manager recruteur. Il les lit et a tout ce qu’il lui faut. »

Dans un groupe où les entretiens se tiennent dans des cabinets partenaires que Josephine ne visite jamais, des cadres d’évaluation standardisés garantissent que les décisions reposent sur des éléments comparables — et non sur qui a livré la recommandation la plus assurée dans la salle.

Les questions de présélection gardent les postes à fort volume gérables. Quand l’équipe comptabilité interne a dû recruter trois comptables en urgence, les questions de présélection combinées à la gestion visuelle du pipeline ont maintenu le processus structuré. Les trois postes ont été pourvus.

« Quand notre recruteuse la plus expérimentée — qui a fait de la chasse de têtes — a vu Join et a dit « Waouh, on peut tout faire dans un seul outil ? », j’ai su qu’on était sur la bonne voie. »

Les résultats : un an plus tard — 25 recrutements, conformité totale, zéro candidat·e perdu·e

Le risque de conformité est éliminé. Le prestataire externe a disparu. Le mystère de ce qu’il advenait des candidat·es après leur candidature est résolu. À la place : une seule plateforme, 77 utilisateurs actifs et une équipe qui sait exactement où en est chaque recrutement.

Les annonces partent en ligne en minutes, pas en jours. Ce qui prenait quasiment une semaine prend désormais environ cinq minutes, avec la synchronisation automatique vers les sites des entreprises et les sites d’emploi.

Les premières candidatures arrivent le jour même ou le lendemain. Une publication plus rapide signifie que le cycle de recrutement démarre plus tôt, et que les candidat·es qualifié·es postulent avant de poursuivre d’autres opportunités.

25 recrutements réalisés via Join lors de la première année complète. Environ un recrutement sur trois sur 85 postes ouverts est passé par Join, lors d’une année où l’équipe accueillait encore les entreprises partenaires.

Conformité RGPD totale sur un groupe de 1 000 personnes. Les contrôles d’accès basés sur les rôles ont remplacé le transfert par e-mail, réglant un risque de conformité qui montait discrètement.

Un SLA de réponse aux candidat·es de cinq jours ouvrés appliqué pour la première fois.

« Les candidat·es reçoivent beaucoup plus d’informations sur où ils en sont. Ça ne disparaît pas dans le vide. »

Au-delà des indicateurs chiffrables, quelque chose de plus subtil a changé. Les managers recruteurs qui résistaient au départ utilisent désormais Join parce qu’il leur facilite aussi le travail.

« Quand ça leur facilite vraiment la vie, il n’y a pas beaucoup de raisons de ne pas l’utiliser. »

Et sur le partenariat :

« L’équipe de Join écoute vraiment. On peut dire « cette fonctionnalité serait géniale » et quelqu’un travaille réellement dessus. Ça compte pour nous. »

Quand Josephine résume ce qu’est Join, en quatre mots : centralisé, simple d’usage, clair et gain de temps.