Una herramienta, 85 puestos, cero candidatos perdidos: cómo MARTENS & PRAHL rehízo su contratación con Join

Fundada en Lübeck en 1898, MARTENS & PRAHL es uno de los cinco mayores grupos de correduría de seguros de Alemania. WirtschaftsWoche lo ha reconocido como “Mejor proveedor de servicios para pymes” en la categoría de correduría de seguros durante ocho años consecutivos. El grupo actúa como marca paraguas de más de 90 corredores independientes y factura unos 100 millones de euros al año, sin perder el carácter de empresa familiar hanseática.

Esa estructura hace que contratar sea genuinamente complicado. Más de 1.000 empleados repartidos en más de 90 oficinas asociadas por toda Alemania, todos seleccionados de forma centralizada desde la holding de Lübeck. Cada corredor conserva su propia identidad, sus propios responsables de contratación y sus propios puestos que cubrir. Dar a cada empresa asociada visibilidad sobre sus puestos, sin exponer los de los demás, es a la vez un problema operativo y de cumplimiento en un sector donde la confianza y la discreción son el producto.

El reto: las herramientas de contratación jugaban en su contra

Cuando Josephine Stresius entró en MARTENS & PRAHL hace dos años, la función de selección actuaba como un HR business partner interno: gestionaba cada paso de forma centralizada mientras las entrevistas se hacían en persona en las empresas asociadas por toda Alemania. Con 85 puestos abiertos al año y responsables de contratación que iban desde líderes de empresas familiares de tercera generación hasta expertos muy especializados, alinear ya era difícil. Las herramientas existentes lo empeoraban.

Compartir candidatos por correo dificultaba la protección de datos. Cada candidatura llegaba a una bandeja de entrada y se reenviaba al responsable de contratación correspondiente. Mantener controles de acceso, trazabilidad y supervisión coherentes sobre los datos personales se volvió extremadamente difícil, sobre todo bajo el RGPD.

Con un proveedor externo, cada puesto tardaba una semana en publicarse. Publicar un puesto exigía dar instrucciones a un proveedor externo, esperar la confirmación y hacer seguimiento si algo se atascaba. Un proceso que debería durar minutos se llevaba casi una semana. Cada día de retraso significaba otro candidato potencial que seguía su camino.

Una vez reenviado un perfil, el equipo central no sabía qué pasaba después. Tras enviar los perfiles de candidatos a los responsables de contratación, la visibilidad se acababa. No había forma de saber si los perfiles se habían revisado, si llegaría feedback o cuánto tiempo llevaban esperando los candidatos.

“Habíamos enviado el correo y ahí se quedaba todo.”

Sin controles de acceso, los responsables de contratación podían ver candidatos de otras empresas. Sin permisos basados en roles, un responsable en Múnich podía, en teoría, acceder a candidaturas dirigidas a un puesto de Lübeck. Para un grupo de empresas independientes que comparten una sola función de selección, eso era un verdadero problema de confianza y un riesgo de cumplimiento.

Hacer el seguimiento de candidatos en Excel significaba que una fila saltada podía costar una contratación. Sin un ATS de verdad, la gestión de candidatos vivía en hojas de cálculo. Las hojas de cálculo no envían recordatorios ni avisan cuando un candidato lleva demasiado tiempo esperando.

“El mayor problema con Excel es el miedo a olvidarse de alguien por saltarse una fila y perder a un candidato. Con Join eso no puede pasar.”

La solución: una herramienta, cada paso de la contratación, por fin conectados

El responsable de Josephine descubrió Join en una feria y le pasó la evaluación. Ella creó una cuenta, publicó unos cuantos puestos abiertos y llevó un proceso de contratación completo de principio a fin.

“Join se explica solo. Así que simplemente lo probé. Y funcionó.”

Tras un piloto de un año a nivel de la holding, el despliegue fue sencillo: un manual para los responsables de contratación, un anuncio para todo el grupo y una sincronización rápida gestionada por el equipo de marketing. A quien necesitaba más ayuda, Josephine le ofrecía sesiones guiadas por videollamada con pantalla compartida.

El acceso basado en roles mantiene los candidatos de cada empresa privados y conformes. Ahora cada candidatura llega a una única vista centralizada y los responsables de contratación solo ven los puestos que les pertenecen. El acceso basado en roles, mediante la función de equipos de selección de Join, eliminó por completo la cadena de correos, suprimiendo a la vez la exposición de datos y los riesgos de privacidad entre empresas.

La publicación autoservicio de puestos redujo el tiempo de una semana a cinco minutos. Lo que antes requería un proveedor externo ahora lleva unos cinco minutos. Josephine publica los puestos directamente en Join; el anuncio se sincroniza automáticamente con las webs de las empresas y se publica a la vez en los portales de empleo conectados. Las primeras candidaturas llegan ahora el mismo día o al siguiente, frente al desfase de una semana de antes.

La visibilidad del pipeline en tiempo real hizo exigible un SLA de respuesta de cinco días. Ahora cada persona con acceso por rol puede ver en qué fase está cada candidato, qué notas se han añadido y si el feedback está pendiente. Por primera vez, el equipo pudo exigir a los responsables de contratación el compromiso de responder en cinco días laborables.

“Si un responsable de contratación no ha respondido, le llamo directamente. Eso acorta enormemente todo el proceso, también para los candidatos.”

Los scorecards dan a cada responsable de contratación un brief claro y eliminan las conjeturas. Para Josephine, en lo personal, los scorecards son lo que más diferencia marca en el día a día.

“Los scorecards me dan estructura. Sé qué información me falta todavía y puedo redactarla con claridad para el responsable de contratación. La lee y tiene todo lo que necesita.”

En un grupo donde las entrevistas ocurren en empresas asociadas que Josephine nunca visita, los marcos de evaluación estandarizados garantizan que las decisiones reflejen evidencias comparables, no a quien dio la recomendación más segura de sí misma en la sala.

Las preguntas de cribado mantienen manejables los puestos de gran volumen. Cuando el equipo de contabilidad interno necesitó contratar a tres contables con urgencia, las preguntas de cribado combinadas con la gestión visual del pipeline mantuvieron el proceso estructurado. Los tres puestos se cubrieron.

“Cuando nuestra reclutadora con más experiencia, alguien que ha hecho headhunting, vio Join y dijo ‘¿Podemos hacer todo esto en una sola herramienta?’, ahí supe que íbamos por buen camino.”

Los resultados: un año después: 25 contrataciones, cumplimiento total, cero candidatos perdidos

El riesgo de cumplimiento está eliminado. El proveedor externo ha desaparecido. El misterio sobre qué pasa con los candidatos después de inscribirse está resuelto. En su lugar: una sola plataforma, 77 usuarios activos y un equipo que sabe exactamente en qué punto está cada contratación.

Los puestos se publican en minutos, no en días. Lo que antes llevaba casi una semana ahora lleva unos cinco minutos, con sincronización automática a las webs de las empresas y a los portales de empleo incluida.

Las primeras candidaturas llegan el mismo día o al siguiente. Un tiempo de publicación más rápido hace que el ciclo de contratación empiece antes y que los candidatos cualificados se inscriban antes de buscar otras oportunidades.

25 contrataciones completadas vía Join en el primer año completo. Aproximadamente una de cada tres contrataciones de los 85 puestos abiertos llegó a través de Join durante un año en el que el equipo aún estaba incorporando empresas asociadas.

Cumplimiento total del RGPD en un grupo de 1.000 personas. Los controles de acceso basados en roles sustituyeron al reenvío por correo y resolvieron un riesgo de cumplimiento que se había ido gestando en silencio.

SLA de respuesta de cinco días laborables exigido por primera vez.

“Los candidatos reciben mucha más información sobre en qué punto están. No desaparece sin más en la nada.”

Más allá de las métricas cuantificables, algo más sutil ha cambiado. Los responsables de contratación que al principio se resistían al cambio ahora usan Join porque también les facilita su trabajo.

“Cuando algo les facilita la vida de verdad, no hay muchos motivos para no usarlo.”

Y sobre la relación:

“El equipo de Join escucha de verdad. Puedes decir ‘esta funcionalidad estaría genial’ y alguien se pone a trabajar en ella. Eso para nosotros importa.”

Cuando Josephine resume qué es Join en cuatro palabras: centralizado, fácil de usar, claro y ahorra tiempo.